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  • 這樣開會,每月至少可以替公司節省100個小時——讓會議更有效率的5個方法


    13 八月 2015 知識家編輯

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    編輯/黃家佳

    會議很重要。因為只有大家聚在一起時才能解決問題。

    會議不重要。因為一個5人的一小時會議,就等於讓公司損失5小時的生產力。

    到底重不重要,取決於你聰不聰明,會不會「聰明開會」。

    BiggerPockets.com的企劃部副部長、房地產投資人Brandon Turner說,他們公司制訂了「開會5原則」,非常管用;他把它發佈在《Entrepreneur》上,供大家參考。

    1、有明確的議程嗎?

    如果沒有明確的會議,開會就沒有意義,變成坐下來閒聊喝茶泡咖啡的場所。所以,在每次開會之前,主辦人應該清楚地知道:

    1)誰主持會議?

    2)會議的目的是什麼?要達成什麼目標?

    3)與會人如何得知會議是否結束?

    而這些議程,應該在開會之前就E-mail給所有與會人。

    2、會議可以用電子郵件的形式代替嗎?

    很多會議其實沒有必要把大家都召集起來現場開會,用E-mail能解決的事,就用E-mail解決。比方說報告工作進度啦,佈置下一階段任務啦,其實真的沒必要叫大家在百忙之中抽空坐下來聽。用郵件寫,反而更清楚。

    或者,也可以試試通訊軟體。Turner表示,他們公司通過用HipChat開會,一個月就剩下了100個小時的冗長會議時間。

    如果真的得召集起來一起現場開會,那就請大家都站著。對,站著,沒有椅子,不准做。你就試試看,站著開會跟坐著開會效率差多少吧。

    3、每個人真的都需要去開會嗎?

    很多公司喜歡把每個人都叫去開會,殊不知,這是扼殺效率的最大方式。因為越多人與會,就表示七嘴八舌的狀況越多,最後很可能什麼都決定不了。

    所以,找真的很相關的人來開會就好,其餘人,郵件通知會議結果。

    4、開完會,大家都清楚自己該幹嘛嗎?

    Turner說,開會的最終目的,當然是讓大家都清楚下一階段的工作目標。如果開完會還不知道自己到底要幹嘛,還不如不要開會。

    可惜的是,Turner說,他根據自己的經驗,已經不知道聽過多少次會議的結語是「嗯,很好!那不然這樣好了,我們下週同一時間接著開會!」——真是讓人崩潰。所以前面是在浪費時間的意思嗎?

    大家好不容易聚在一起,就不要浪費時間,這次該討論出來的問題,也不要留到下次,否則只會越來越拖,越來越沒效率。

    5、與會人如何知道會議是否結束?

    Turner說的「結束」,不是說「幾點」,而是該討論的到底有沒有討論完。討論完了,就散了,別這邊拖一下,那邊聊一聊,快回去工作吧!比起會議,你的公司更需要的,正是「真實的工作」,不是嗎?

     

    延伸閱讀/原來會議可以這樣開——超有創意的方法,和低效會議說拜拜!

     

    原文出處:Entrepreneur

     

    圖片來源:stocksnap

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