開會還是不開會？這問題糾纏每個發自內心討厭開會的人，我們眼看開會成效不彰，也許─只是也許─根本沒必要開什麼會。綜觀許多文化，許多世紀，人們會團聚圍坐在火邊，現在沒理由認為我們已然進化到超越這個需求，但會議確實氾濫成災，遠遠超乎合適的程度。
平均來說，上班族每個月要開六十二場會，而且認為半數以上是浪費時間。在美國，不必要的會議導致三百七十億美元的薪資損失。企業不只會議太多，根本會議成癮，行事曆上不見天日，放眼盡是一場接一場會議。彷彿無論是需要資訊、決策或意見回饋，反正開會就對了。
大家討厭開會，卻戒不掉，因為沒有別種方法能做事。軟體服務供應商Salesforce主管阿夫沙（Vala Afshar）的推特發文巧妙點出開會文化的諷刺之處：「你可能必須請上級同意一筆五百美元的開支……找來二十個人，開了一小時的會，卻沒人注意這件事。」
另一方面，新科技興起，熟悉的人能善用科技從不同時空溝通協調。有些團隊採用 Slack 等通訊應用程式，減少二四％的開會時間。有些公司更猛，實在受不了開會，索性完全禁掉，認為浪費時間且毫無必要。
會議的實行
1.協調人和記錄員。
增加開會效率的絕佳方法是：每次開會都確實有人負責會議的架構、流程和成果。我們發現協調人和記錄員格外有幫助。協調人負責確保會議的進行，落實眾人同意的會議形式和會議規則，在對話離題時打斷，留意是否有誰需發言或讓步，甚至在主管違反規則時出聲提醒。
記錄員負責從頭到尾記下整場會議的動議和討論結果，可以用數位看板、實時文件或工作管理員程式等。首先，你要替每場定期會議選出協調人和記錄員，讓他們有揮灑的空間。隔九十天之類，選出下一任協調人和記錄員。一次次進行，直到每個人輪過一遍。
2.會議暫停。
有時釐清混亂的唯一之道是暫停。與其想照現有節奏把所有未完成的會議塞進時間表，不如看看能否取消下兩週的所有會議。這乍看不可能，甚至不負責任，但確實做得到。
我們公司指導的某個領導團隊每週平均開會四十五小時，行事曆長得像是快輸掉的俄羅斯方塊，於是我們設法暫停所有定期會議，希望他們回答幾個問題：我們錯失了什麼？我們需要什麼是從非正式互動裡得不到的？根據他們的回答，我們逐一修改會議的節奏，確保每場會議有清楚的目標與相稱的架構。
我們根據意見回饋，反覆微調會議形式，讓會議能行得通，刪掉不需要的檢討部分，廢除跨功能的一對一來回協商管道，至於沒人記得最初召開原因的長年定期會議也省下了。每週平均的開會時間原本是四十五小時，現在降為十八小時。如果你被會議壓得喘不過氣來，不妨先把會議停掉，檢視現有會議和所需會議的差別。
3.回顧會議。
若論哪種會議最寶貴卻少見，大概是回顧會議。回顧是讓團隊得以暫停、留意和學習。回顧會議可以是在工作有大幅進展之後，或最好是定期舉行，團隊花一或兩小時齊聚一堂，分享各自對這段期間的心得與感想。
目標很簡單：下次要做得更好。回顧會議有各種形式，簡單也好（按專案的時間列出高點和低點），複雜也行（喜歡之處、學習之處、缺乏之處和期盼之處）。哪種回顧會議最好？答案是，有落實最好。通常，多數團隊留不出什麼時間給回顧會議，急著想做下一件事，所以你需要確保團隊定期好好回顧與學習。
此外，重點是大家要能暢所欲言，否則如果有話卻不敢講，回顧會議的價值就大打折扣。
4.開會措施。
雖然大多數公司少開點會比較好，但許多公司也從擴充會議架構的類型得益。多數會議亂七八糟，東跳西跳，一下子是有人講得落落長，一下子要做決定，一下子提出點子，一下子開起玩笑，簡直聽任興之所至。
不過你可以花些時間加進經過驗證的開會措施，結合會議架構，以利流程順暢、決策制定、意見提出，還有腦力激盪等等。下面是幾個讓我們公司獲益匪淺的開會措施：
由大家發言開場。以一個提問展開會議，讓大家彼此熱絡，人人開口發言。常見的問題如：大家在想什麼？大家有什麼期待？大家承擔過最大的風險是什麼？
輪流發言和參與。當要務是速度和參與，我們讓每個人輪流有一次機會提問、回饋意見、同意別人或說明新狀況，依會議類別而定。其他人洗耳恭聽，靜候輪到自己。
當場設定議程。我們不會先預測明天或下週最重要的事情，而是等會議實際召開後，再選出重要的主題。如果哪個主題沒談到，不必保留，要是下次開會時有人仍覺得重要就再提出來。
會議的提問
下列問題可以拿來問整個組織，也可以拿來問個別團隊，激起大家討論當前現狀與可行進展。
◦ 為了促進最佳工作表現，我們需要開什麼會？
◦ 每場會議是否有清楚的目標與架構？
◦ 會議如何協調與記錄？
◦ 大家如何分享會議的成果？
◦ 哪些會議定期舉辦，原因為何？
◦ 會議節奏如何有助（或有損）工作？
◦ 我們的會議是否需要特殊工具或材料？
◦ 針對不再合適的會議，我們如何改進或廢除？
＊正向待人如何落實在這個主題上？
體認到人類渴望交流與連結，每隔段時間齊聚一堂很重要，但不是把每場會議當成同樂會，而是依會議目標決定架構，有些需順應人性，有些需予以超越。
＊錯綜意識如何落實在這個主題上？
明白如果想在錯綜系統中達成協調和想法共享，我們需要高頻寬的場合，包括會議。要記得，會議也涉及不確定。過度準備與過度主導有其後果，唯恐導致看不清現在什麼才是對團隊重要的事情。
本文摘錄自《組織再進化》，時報出版。
