• 你老闆「會議成癮」了嗎?專家建議4個更好的會議流程

    20 10 月 2020 時報出版

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    開會還是不開會?這問題糾纏每個發自內心討厭開會的人,我們眼看開會成效不彰,也許─只是也許─根本沒必要開什麼會。綜觀許多文化,許多世紀,人們會團聚圍坐在火邊,現在沒理由認為我們已然進化到超越這個需求,但會議確實氾濫成災,遠遠超乎合適的程度。

    平均來說,上班族每個月要開六十二場會,而且認為半數以上是浪費時間。在美國,不必要的會議導致三百七十億美元的薪資損失。企業不只會議太多,根本會議成癮,行事曆上不見天日,放眼盡是一場接一場會議。彷彿無論是需要資訊、決策或意見回饋,反正開會就對了。

    大家討厭開會,卻戒不掉,因為沒有別種方法能做事。軟體服務供應商Salesforce主管阿夫沙(Vala Afshar)的推特發文巧妙點出開會文化的諷刺之處:「你可能必須請上級同意一筆五百美元的開支……找來二十個人,開了一小時的會,卻沒人注意這件事。」

    另一方面,新科技興起,熟悉的人能善用科技從不同時空溝通協調。有些團隊採用 Slack 等通訊應用程式,減少二四%的開會時間。有些公司更猛,實在受不了開會,索性完全禁掉,認為浪費時間且毫無必要。

    會議的實行

    1.協調人和記錄員。

    增加開會效率的絕佳方法是:每次開會都確實有人負責會議的架構、流程和成果。我們發現協調人和記錄員格外有幫助。協調人負責確保會議的進行,落實眾人同意的會議形式和會議規則,在對話離題時打斷,留意是否有誰需發言或讓步,甚至在主管違反規則時出聲提醒。

    記錄員負責從頭到尾記下整場會議的動議和討論結果,可以用數位看板、實時文件或工作管理員程式等。首先,你要替每場定期會議選出協調人和記錄員,讓他們有揮灑的空間。隔九十天之類,選出下一任協調人和記錄員。一次次進行,直到每個人輪過一遍。

    2.會議暫停。

    有時釐清混亂的唯一之道是暫停。與其想照現有節奏把所有未完成的會議塞進時間表,不如看看能否取消下兩週的所有會議。這乍看不可能,甚至不負責任,但確實做得到。

    我們公司指導的某個領導團隊每週平均開會四十五小時,行事曆長得像是快輸掉的俄羅斯方塊,於是我們設法暫停所有定期會議,希望他們回答幾個問題:我們錯失了什麼?我們需要什麼是從非正式互動裡得不到的?根據他們的回答,我們逐一修改會議的節奏,確保每場會議有清楚的目標與相稱的架構。

    我們根據意見回饋,反覆微調會議形式,讓會議能行得通,刪掉不需要的檢討部分,廢除跨功能的一對一來回協商管道,至於沒人記得最初召開原因的長年定期會議也省下了。每週平均的開會時間原本是四十五小時,現在降為十八小時。如果你被會議壓得喘不過氣來,不妨先把會議停掉,檢視現有會議和所需會議的差別。

    3.回顧會議。

    若論哪種會議最寶貴卻少見,大概是回顧會議。回顧是讓團隊得以暫停、留意和學習。回顧會議可以是在工作有大幅進展之後,或最好是定期舉行,團隊花一或兩小時齊聚一堂,分享各自對這段期間的心得與感想。

    目標很簡單:下次要做得更好。回顧會議有各種形式,簡單也好(按專案的時間列出高點和低點),複雜也行(喜歡之處、學習之處、缺乏之處和期盼之處)。哪種回顧會議最好?答案是,有落實最好。通常,多數團隊留不出什麼時間給回顧會議,急著想做下一件事,所以你需要確保團隊定期好好回顧與學習。

    此外,重點是大家要能暢所欲言,否則如果有話卻不敢講,回顧會議的價值就大打折扣。

    4.開會措施。

    雖然大多數公司少開點會比較好,但許多公司也從擴充會議架構的類型得益。多數會議亂七八糟,東跳西跳,一下子是有人講得落落長,一下子要做決定,一下子提出點子,一下子開起玩笑,簡直聽任興之所至。

    不過你可以花些時間加進經過驗證的開會措施,結合會議架構,以利流程順暢、決策制定、意見提出,還有腦力激盪等等。下面是幾個讓我們公司獲益匪淺的開會措施:

    由大家發言開場。以一個提問展開會議,讓大家彼此熱絡,人人開口發言。常見的問題如:大家在想什麼?大家有什麼期待?大家承擔過最大的風險是什麼?

    輪流發言和參與。當要務是速度和參與,我們讓每個人輪流有一次機會提問、回饋意見、同意別人或說明新狀況,依會議類別而定。其他人洗耳恭聽,靜候輪到自己。

    當場設定議程。我們不會先預測明天或下週最重要的事情,而是等會議實際召開後,再選出重要的主題。如果哪個主題沒談到,不必保留,要是下次開會時有人仍覺得重要就再提出來。

    會議的提問

    下列問題可以拿來問整個組織,也可以拿來問個別團隊,激起大家討論當前現狀與可行進展。

    ◦ 為了促進最佳工作表現,我們需要開什麼會?

    ◦ 每場會議是否有清楚的目標與架構?

    ◦ 會議如何協調與記錄?

    ◦ 大家如何分享會議的成果?

    ◦ 哪些會議定期舉辦,原因為何?

    ◦ 會議節奏如何有助(或有損)工作?

    ◦ 我們的會議是否需要特殊工具或材料?

    ◦ 針對不再合適的會議,我們如何改進或廢除?

    *正向待人如何落實在這個主題上?
    體認到人類渴望交流與連結,每隔段時間齊聚一堂很重要,但不是把每場會議當成同樂會,而是依會議目標決定架構,有些需順應人性,有些需予以超越。

    *錯綜意識如何落實在這個主題上?
    明白如果想在錯綜系統中達成協調和想法共享,我們需要高頻寬的場合,包括會議。要記得,會議也涉及不確定。過度準備與過度主導有其後果,唯恐導致看不清現在什麼才是對團隊重要的事情。

    本文摘錄自《組織再進化》,時報出版。

    標籤:

    分類: 職場工作

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