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  • 原來會議可以這樣開!邊開會邊畫畫、遲到了就要唱歌、超過時間就要站著開會……超有創意的方法,和低效會議說拜拜!


    4 八月 2015 知識家編輯

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    編輯/黃家佳

    研究顯示,有37%的上班族說他們把一天的大多數時間都花在開會上,47%的人認為開會是最浪費時間的事。

    但不開會是不可能的。或許你也在煩惱,要怎麼做,才能讓會議更有效率,更討人喜歡一些?

    Stephanie Vozza在《Fast Company》上發表一篇文章,整理了12家公司整改會議效率的有趣方式,或許能給你一些靈感!

    1、他們讓會議不會被忘記掉

    TINYpulse公司就把每次開會的時間規定在一個很奇怪的點上——8點48分。更奇怪的是,沒有人會忘記8:48分開會。「好像時間一到,大家就自動從位置上站起來,往會議室的方向移動。或許是這個時間真的太奇怪了,所以反倒讓人印象深刻。」經理Neal McNamara說。

    嬰兒食品製造商Plum Organics則是在每週四開會時,都給員工發一本上色的填塗本,讓員工邊開會,邊給可愛的圖案上色。「這樣做不會讓員工分心,反而有利於效率,因為科學研究已經表明,在頭腦記憶重要內容時,如果手上隨意塗鴉,可以加重對這個信息的印象,提升記憶力。」創意指導Jen Brush說。另外,塗鴉上色也是讓員工舒壓的一個好方式。

    LivePerson的主管通常把會議當做是讓大家聯絡感情的好機會。在會議開始之前,他一定會讓大家討論一個問題,但這個問題,一定是有價值的。比如,「在工作過程中,有沒有遇到什麼障礙?」大家就會很認真想,甚至回去跟他的客戶討論。

    電子商務公司Etaliz的創辦人暨首席執行長Josh Neblett也很喜歡問問題,可是是用不同的方式——在每次開會的最後10分鐘,他會開放Q&A環節,讓大家提問。如果沒人發問,他就會讓大家留在那裡大眼瞪小眼。「很多公司都會說,我們也有Q&A啊,我們的反映渠道是暢通、透明的。只是,員工不一定真的敢暢所欲言。有時候你不逼他們一下,他們是不會說的。就像每次這10分鐘,會議室裡如果沒人發問,我就會盯著每個人看,一直來回盯著,直到有人受不了,開始說話。這招很管用,而且很有必要,因為這些問題不現在反映,什麼時候說?但有時候打破沉默,需要幾分鐘時間。」

    手機遊戲公司Genera Games則是把開會地點挪到籃球場上,在開會之前,投籃和快速比賽一定是少不了的。經理Daniel Entreneas說:「邊開會,還能邊玩,大家都很開心。在運動時候,頭腦也會更清晰,時常會冒出平常意想不到的idea。」

    2、他們讓會議更有效率

    Brivo公司有一個「不許重複」機制。每當有人在開會時要討論上次已經討論過的話題,大家就會拿起手中的「講過了」的板子,這樣,他就不能繼續再講。「我發現我們很多時候都把時間浪費在做重複的事情上。」主席、首席執行Steve Van Till說,「我發明了這個辦法,給每個人都發一塊「講過了」的板子,讓他們不僅是監督會議,更把這樣的心帶到日常工作中,監督公司的大小事。只要是「講過了」的事情,就不要再重複,浪費時間。這樣,整個公司的效率,都會提高。」

    Inquisium公司的員工開會則從不遲到,因為遲到了要受懲罰。「我發現公司有一個不成文的規定——每個人都喜歡在會議開始後的10分鐘才陸陸續續趕來。這樣不僅拖累效率,還會形成不良風氣。所以,我就規定,每個遲到的人,到會議室第一件事,就是唱首歌給大家聽,什麼歌都好,兒歌啊什麼都可以。很奇怪,大家為了避免唱歌,居然都會提前報到!我們好像還沒聽過幾個員工唱歌哩!」副主席Darrll Gehrt說。

    在Keller-Williams Realty公司,如果有人的手機在開會時響起,那他就要捐錢給公司的慈善基金會KW Cares。這招非常奏效,手機鈴聲的干擾大大減少了。「反正,他捐錢,我們大家都開心。這是一種雙贏。」發言人Darryl Frost表示。

    3、他們讓會議保持簡短

    數位設計公司O3 World則是開發了一個叫Roombot的app,專門用來監管會議時間。每當設定時間快到時,Roombot就會自動調暗燈光。「這項措施,不僅讓人覺得有趣,還非常管用,不會讓下一批人在會議室外苦苦等候。」首席執行官Keith Scandone說。

    旅館搜索網站Tripping.com規定,每次開會不得超過30分鐘;若超過了,召集人就要為這個團隊貢獻5美元。

    商業發展顧問公司Just Fearless則更狠:他們一樣規定會議時間為30分鐘,一旦超過,每個人就必須把椅子移開,站著開會。這點的厲害之處就在於,首先,沒有人喜歡一直站著;再來,有時候不是在會議室開會,而是在公共場合開會,這樣站著,會很尷尬,因為旁邊的人都會看。所以,基本上到他們站著的時候,會也不會再開多久。

    Buddytruk公司則規定,每次超時,最後一個發言人要做50個伏地挺身。

     

    原文出處:Fast Company

     

    圖片來源:126581283@N08

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