時效管理:做時間和效率的智者

時效管理:做時間和效率的智者
時效管理:做時間和效率的智者

比如法爾札內會心安理得說「不」、老劉的時間統計大法、史蒂夫給自己設置的「死亡倒計時時鐘」,這些更偏方法和技術,是時間管理「術」。

  另一類時間管理更偏「道」,我把它們稱之為效果管理。比如,布倫特不「盲目」追求忙碌,在忙碌到失控時懂得喊停,思考自己在哪裡出了問題、對自己最重要的事情究竟是什麼;史蒂夫不受誘惑、不接受泛泛之名,潛心追求自己的目標。

  時間管理的「道」不是技術方法,而是觀念、原則、終極目標。這離不開那些讓我們頭疼卻又重要的問題:你想成為什麼樣的人?過什麼樣的生活?我認為,每個珍惜時間、熱愛生命的人,要做的不是時間管理,而是時效管理。

  單純追求時間管理,很有可能讓我們陷入兩個困境:第一,為了快而快,追求速度;第二,為了做更多而快,追求數量。當你完成待辦清單上的十件事,那種充實感和成就感會比你只完成五件事要多。但是你要知道,那種充實感和成就感可能是虛假的,那不是真正的時間管理,只是我們浪費生命的另一種形式。除非你所完成的都是你願意做的,並且忠誠地服務於你制訂的目標。但我們很多人,根本沒有「人生目標」。

  忠誠於自己並能夠實現的人生目標,是我們過好這一生的祕訣,是我們體現「這輩子值得」的最大效果。當然,能夠做好第一層的時間管理,完成自己的生活和工作任務,已經很了不起了。但我們不該止步於此,在做好時間管理的基礎上,還要去做效果管理,檢驗我們所走的每一步是不是在為自己的目標服務。「時間管理+效果管理=時效管理」,這才是我們應該追求的生命管理。所以,我們還是分步驟來討論如何實現時效管理吧。

  第一步,先從時間管理入手。市面上關於時間管理的書籍和課程數不勝數,我曾經撰文做過總結,市面上提供了那麼多工具和方法,其實可以總結成四種方法。所有的時間管理方法幾乎都是從這四種延伸而出。這裡先做個簡單的回顧。GTD時間管理法這個概念源於大衛.艾倫(David Allen)的《搞定》(Getting Things Done)這本經典書。

  根據書中概括,GTD(Getting Things Done)的主要原則是:「把所有事情都從你的腦袋裡弄出來。在事情出現而不是在事情爆發的時候,就做好相關行動的一系列決定。以合適的類別組織好專案的各種提醒,以及下一步的行動。保持你的系統更新和完整,充分地檢查,使你在任何時候都能信任你對你正在做(或者不做)的事情的直覺選擇。」

  和其他時間管理專家不同的是,艾倫並不把重點放在設置任務的優先順序。他提出制定出在各種環境下的任務列表,例如,制定一個需要打電話的清單,或者在市區才能完成的事情的列表。而不需要建立任務清單的事情,比如兩分鐘內能夠完成的,他建議應該馬上做。

時間管理 GTD

具體來說,GTD這套方法執行起來有五個步驟。

步驟一:收集。

把任何你需要追蹤、記住,或者要做的事情全部記錄到「收集箱」中:比如電子郵件、筆記等。把你腦中所有東西都清理出來,放入你的收集設備中,準備進行下一步的處理。每天抽幾十分鐘收集一下腦中的資訊,記錄到你的收集設備中。

步驟二:處理。

將你收集到的任何資訊進行處理。每個星期至少處理清空一次你的「收集箱」。處理你的「收集箱」要遵循五五項工作流程:

 一、從第一條資訊開始處理;

 二、每次只處理一條資訊;

 三、不把任何資訊放回收集箱;

 四、如果有任何一項需要做,馬上執行(如果花的時間少於兩分鐘);

 五、委託別人完成或者將它延期(兩分鐘內無法完成的),否則將它存檔以便查詢,或者為它定義合適的目標與情境,以便下一步執行。

步驟三:組織。

GTD描述了一個建議的清單集合,你可以用來追蹤需要關注的事件,具體來說「清單集合」可分為四類:

一、下一步行動:對於每個需要你關注的事項,明確你可以實際採取的下一步行動。

二、項目:每個需要多於一個實際的行動才能達到目的的事就是一個「項目」;使用追蹤以及週期性的回顧來確保每個項目都有一個下一步的行動,進行下去。

三、等待:當你已經指派了一個事項給其他人,或者在專案進行下去之前需要等待外部事件時,就應當在你的系統當中,追蹤以及定期檢查是否可以採取行動或者需要發出提醒。

四、將來/可能:這些事情你需要在某個點去做,但不是馬上,如「學習C語言」或者「準備一個假期計畫」。

五、GTD中另外一個關鍵組織模組是歸檔系統,一個簡單易用的歸檔系統。通過歸檔系統,你可以迅速歸檔和提取你所想要的資訊,我的建議是建立一個按照字母順序組織的歸檔系統。

步驟四:執行。

前面三步都是為了在你做事情的時候,讓它變得簡單、容易、有趣,這樣可以緩解你的拖延,或者不被太多的瑣事所分心。

步驟五:回顧。

如果你沒有及時整理和回顧每天的資訊和行動,那麼整個GTD系統就毫無用處。通過回顧、制訂計畫或者瞭解項目進度,從而使自己總是走在時間的前面,而不是被動地被安排。回顧至少以星期為週期。

要事優先時間管理法

要事優先時間管理法也被稱為第四代時間管理法,是由經典書籍《與成功有約》(The 7 Habits of Highly Effective People)的作者史蒂芬.柯維(Stephen R. Covey)和另外兩位作者提出的。第四代時間管理是以周為單位的,具體分為六步。

 步驟一:思考自己的構想和使命。

 可參考的清單:

 一、列出三~四項你認為是你生活中的重要事務;

 二、考慮你可能認可的長期目標;

 三、想想自己生活中最重要的人際關係;

 四、思量你想做出的貢獻。

 步驟二:確認自己的角色、個人發展。

 比如,丈夫/父親、職業等。

 步驟三:為每個角色選擇第二象限目標,即《與成功有約》中提到的「不緊急但是重要」的事,每個角色圍繞身體層面、精神層面、智力層面、和社會層面來確定目標。

可參考的清單:

 一、我能做哪些最重要的事情,以產生最大的積極效果?

 二、如果我在下一週達到了這些目標,那會怎樣?

 三、我能做哪些最重要的事情,以產生最大的積極效果?如果我只完成了其中一部分,又會怎樣?

 四、那會在我的生活中產生正面效果嗎?

 五、如果我每週都這樣,又會怎樣?

 六、那樣,我會比現在更有效嗎?

 步驟四:每週圍繞第二象限目標安排其他活動,把它們設為當日要務。

 步驟五:每天開始前,貫徹誠信原則。

 步驟六:每週進行評估。

 可參考的清單:

 一、我實現了哪些目標?

 二、什麼因素讓我得以實現目標?

 三、我遇到了什麼挑戰?

 四、我是怎樣戰勝這些挑戰的?

 五、我從本週學到了什麼經驗?

本文摘錄自《關鍵突破》,商周出版。