• 初見面的三分鐘,就要讓人喜歡你

    21 9 月 2020 時報出版

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    職場上常會遇到陌生的人與陌生的場合,好比陌生的客戶、陌生的競爭者,陌生的比稿或拜訪,這種時候能不能一說話就贏得別人的注意,讓人留下好印象,覺得跟你談話很有趣,是很關鍵的起頭。一般來說,開會時提綱挈領的破題方式會很有幫助,能讓你快速抓住大家的注意力,掌控全場。

    破冰則有幾種狀況:一種狀況是初次見面,彼此都不了解,也沒有信任基礎。二是很久不見,再見面已經生疏甚或有點尷尬,像同學會就是個典型的例子。第三種比較難處理,是已經發生過不愉快或吵架的局面。

    這些時候應該怎麼做呢?有幾個方法:第一個方法是以自然方法稱讚別人,很俗套卻很管用。比如說我去開會,碰到第一次見面的女生,打完招呼後我可能說:「哇,妳是天秤座的嗎?」對方說不是,我接著說:「喔?妳不是天秤座,可是妳今天衣服穿搭得很好看耶!」或是會議前收到第一次與會者寄來的提案報告,見面時我會說:「哇,你應該是金牛座?」對方說:「我不是金牛座欸,怎麼了嗎?」我會回答:「哇,那我猜錯了。因為你做的東西很仔細,很清楚,讓我覺得你是個做事很明確實在的人。」

    這兩個例子中,星座只是一個引信,重點是我想給對方一個溫暖的開始,讓他知道我注意到他的優點。星座是很多人常會討論的、有共通性的話題,用星座起頭可以讓談話變得圓融,避免太突兀或交淺言深。當然,能拿來做引子的不只有星座,美食、旅遊⋯⋯具有廣泛性、容易打開話匣子的題材都可以。

    第二種是自我解嘲。有一次,我跟一群年輕女孩開會。 我平常戴隱形眼鏡,但因為隱形眼鏡沒有老花的度數,所以即使戴了也有很多東西不太看得清楚。開會那天我身體很不舒服,就沒有戴隱形眼鏡,改戴一般的眼鏡。那群年輕女生看到戴著眼鏡的我很驚訝,說:「妳今天怎麼這個樣子,跟平常不一樣耶。」我開玩笑回應說:「妳們這些年輕人都不知道我們上了年紀人的辛苦,簡報資料印得那麼小,我都看不見,只好戴起眼鏡來看妳們給我的東西囉。」這群年輕女生聽到都笑開了,沒有覺得我一開始就在指責她們,也不會因為我的位階高於她們而畢恭畢敬,會議能在輕鬆的氣氛中進行。輕鬆的氣氛往往能讓年輕人放心說出真正想說的話,不會瞻前顧後,不用擔心被批評責罵。

    第三,切記,不要問及隱私。好比說看到某位女性有點年紀,就探問她先生和小孩的情況,這是很不恰當的,說不定她因為各種理由沒有結婚,或者結了婚但有不欲人知的處境,說不定正處於低潮期。又或者,看到假日加班的女性就問她是否單身,這也是很不禮貌的,甚至可能被視為歧視。總之,不要拿年紀、婚姻、孩子這類話題來破冰,那通常收不到好的成果。

    第四,要注重氛圍。有一種氛圍是空間的,比如我喜歡把首次見面的會議、不是很嚴肅的會議安排在咖啡廳。我常覺得,跟一個人喝三十分鐘咖啡,比在會議室開三十分鐘會議還可能認識一個人,或一個新客戶的陌生拜訪,咖啡的香氣和烏龍茶的香氣有助於舒緩初次見面的陌生與緊張,讓雙方感覺輕鬆,熟絡起來也比較容易。另一種氛圍是自己的穿著打扮,要給人符合身分、符合場合的第一印象。這個第一印象有時候甚至是唯一印象,因為也許之後很長一段時間不會再見到面。

    你的肢體語言也會讓人感覺出,你是期待這次會面,還是興趣缺缺。所以談話時宜身體略略前傾,但不要逼得太近。眼神要專注。我是不看著別人的眼睛就沒辦法說話的人,所以我談話時會專注地看著對方。意見相同時微微點頭,疑惑時提出問題。

    凡此種種都會釋放出你正在認真聽他說話的訊息,對方會接收到,也會比較容易卸下心防,把真正的想法或計畫告訴你。除了自己破冰,有些時候我們得幫別人破冰,例如介紹 互不相識的兩人認識,或在一群人面前破冰,例如出席一場嚴肅的會議。這都有方法。介紹新朋友時,不只是報上名字、公司和頭銜,最好能說出彼此的交集,好比兩人都是高雄人,都在練瑜伽,或都很會做菜等等。這可以拉近雙方的距離,讓他們從交集切入,輕鬆地交談。

    我常把自己當作平台,覺得幫不認識的人們破冰並串聯 是美事。我很喜歡把兩個有交集但原本不相識的朋友介紹在一起,擴大彼此的生活圈,延伸人際關係,增廣見聞,說不定還會進一步產生不同程度的合作。

    至於破題,是為了討論或做企劃時能夠盡快抓到重點、 進入主題。任何一個資深人員都要面對這項挑戰與考驗。通常我問三個問題大概就能得知對方的期待:一、為什麼你會來參加這個會議?二、你今天想從這個會議中得到什麼?雖然有點嚴肅,但這是最快能讓對方開始表達他的心聲,有助於快速達成共識,商議下一步行動的方法。

    第三個我會問的問題是:我能為你做什麼?透過這個問 題來了解對方希望我提供什麼服務或幫助。如果是有信任基礎的會議(而不是談判會議),這三個問題會讓對方快速、直接知道你的果敢、明確、注重效率,通常會帶點驚訝,但同時也開始信任你,因而能暢所欲言。

    破題之後,就進入議程討論。這時候要注意的是,不要 以「我」為主。不是我想得到什麼,而是從對方的角度去設想,他想從這場會議和談話中得到什麼。關鍵在於仔細聆聽,而不是急著搶答或裝聰明沒聽懂就回應。我常遇到的狀況是,
    代理商雖然用很有禮貌的口氣詢問客戶的需求,但大部分時間都在主觀講述自己覺得該怎麼做,而不是問對的問題後,仔細傾聽客戶的回答,從中獲得更多又有用的訊息。會議是交換意見,全盤思考,形成共識,而不是一味地說服對方、壓倒對方。最後做結論時也要記得徵詢對方,是否認同你的結論,以免事後才說出不同的意見,讓整件事得重來一次。

    破冰建立好氣氛,破題聊出好內容,互相搭配,絕無冷場。

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    ◎更多精彩內容,請見:《「懂事」總經理的30個思考

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