• 不拖延,慎對「帕金森定律」和「多米諾效應」

    24 2 月 2020 好的文化

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    對於工作,我們需要有一個積極的心態。

    能今天完成的事情絕不拖到明天。如果醫生把今天要做的手術延到明天,也許病人的生命就被耽誤了;秘書把今天的公文推到明天交,對方可能就拒絕接受了;廚師把今天的晚飯挪到明天做,大家肯定餓肚子;主管把今天的會議改到明天開,也許就失去時效和意義了。

    做事拖拖拉拉,會給人心不在焉和擺架子的印象,也會給人以自我為中心、不關注大局的感覺,還可能讓人以為是故意搞破壞。無論哪一種誤解產生,都是不應該的。

    美國著名投資家坦普爾頓說:「我想不出比﹃今日事今日畢﹄更好的工作方法。它是一種艱苦的方法,需要用毅力去支援,但也是最好的方法。」然而,拖延是許多人常犯的毛病,他們對未來有很好的目標和工作計畫,甚至有了實施的方案,但就是拖延著不去動手;他們把行動的日子放在明天或放在未來的某個日子,卻放任一個又一個的今天從眼皮底下溜過去;他們寧願憧憬著夢裡盛開的玫瑰,卻不肯抓緊今天立即著手播種。

    「今日事、今日畢」這句話,我們自小就耳熟能詳,但很多人仍然做不到,常常「該做」的事,因為「懶得做」而一直拖延下去。「拖延」是時間管理的大敵,小事一拖就成了嚴重的負擔。小事都會拖延,自然也成就不了大事。

    時間管理領域有一條「帕金森定律」。

    根據這個定律,人們的工作速度始終是根據任務的時間期限來作調整的。這也就是說,如果知道可以有一個月的時間來完成某項任務,大家一定會不知不覺就放慢工作速度,將整個月的時間都耗在這項任務上;但如果完成同樣任務的時間只有一週,人們就會調整自己的工作速度和工作狀態,以確保能在一周內交出令人滿意的成績。

    雖然大家總是傾向於拖延,但並不是說這種習慣是無法更改的。首先,我們需要給自己制訂時間限制,以防止自己拖延。如果不加限制,很多事情可能一輩子都完成不了。因此,在做任何工作時,請一定要限制時間,在合理的時間內完成任務,絕不往後拖延。

    在制訂時間限制時,要預留彈性空間,一份切實有效的計劃,應該只包括那些想做而又確實能夠完成的事。大家肯定知道「骨牌效應」吧?成百上千的骨牌緊密排成一長列,只要當中任何一塊不慎倒下,就會導致後續發生連鎖效應,一塊接一塊地相應倒下。

    同樣,如果你把一天的日程安排得太滿,每件事情之間都沒有足夠的彈性空間,它們就會變得像一整列緊密銜接的骨牌一樣危險。一旦出現任何突發事件,其後所有安排就會一件接著一件受到牽連,你的一天也就會隨之變得一團糟。同時,從以往的工作經驗中各位也不難發現,突發事件的出現概率其實是非常高的。

    為了在制訂的時間期限內完成任務,培養「今日事今日畢」的習慣,你還可以嘗試一下下述方法:

    ➀列出你立即可做的事。

    從最簡單、用很少時間就可以完成的事開始。

    ➁持續五分鐘的熱度。

    要求自己針對已經拖延的事項不間斷地做五分鐘,把鬧鐘設定每五分鐘響一次,然後好好利用這五分鐘,時間到時停下來休息一下,這時可以做個深呼吸,喝口咖啡,之後欣賞一下自己這五分鐘的成績。

    接下來不斷重複這個過程,直到不再需要鬧鐘為止。

    ➂運用切香腸的技巧。

    所謂切香腸的技巧,就是不要一次吃完整條香腸,最好是切成小片,小口小口慢慢品嚐。同樣的道理也可適用於工作上。

    先把工作分成幾個小部分,分別詳列在紙上,然後,把每一部分再細分為幾個步驟,使得每一個步驟都可在一個工作日之內完成。

    每次開始一個新的步驟時,不到完成,絕不離開工作區域,如果一定要中斷的話,最好是在工作告一個段落時,使得後續工作容易銜接。不論你是完成一個步驟,抑或暫時中斷工作,記住,都要給自己一些獎勵。

    ➃把工作的情況告訴別人。

    讓關心這份工作的人知道你的進度和預定完成的期限。注意「預定」這個詞彙,要避免用類似「打算」、「希望」或「應該」等字眼來說明自己的進度。因為這些字眼表示,就算你失敗了,也不要別人為你沮喪;而告訴別人期限的同時,除了會讓自己更能感受到壓力外,還能讓你有聽聽別人看法的機會。

    ➄在行事曆上記下所有的工作日期。

    把開始日、預定完成日期,還有期間各階段的完成期限都記下來。不要忘了切香腸的原則:分成小步驟來完成。一方面能減輕壓力,另一方面還能保留推動你前進的適當壓力。

    ➅保持清醒。

    你以為裝沒事閒晃就會很輕鬆嗎?其實,這反而是相當累人的一種折磨。不論每天多麼努力地決定要重新開始,也不管用了多少方法來逃避責任,該做的事還是得做,壓力不會無故消失。事實上,隨著完成期限的逼近,壓力反而與日俱增。所以,你千萬不要拖拉,把今天的事留給明天去做,那樣只會讓自己有更大的壓力。

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