文／Reina
有九成的人被工作追著跑！是不是心中常浮現「工作根本做不完，每天都要加班！」
「工作太忙了，沒有自己的時間。」
「我很不會運用時間，回過神來就發現自己總是被時間追著跑……」
「好想消除所有的徒勞，過著有效率的生活。」
「假如有自由的時間，真想用來學點什麼！」
在這個世上，有些人被時間追著跑，過得勞勞碌碌；但有些人卻能俐落地完成工作，私生活也過得很充實。不僅如此，前者雖然每天忙於加班，但經濟一直很拮据;後者不但有自由的時間，還在工作上不斷拿出成果，收入節節上升。
這兩者的差別到底在哪裡呢？他們的差距不在於能力，而是一個細微之處。你也能輕易實踐的「超整理術」！一天當中可以擠出的時間，至少有三個小時！上班族工作變得有效率，不用加班就能做出成果。
掌握自己的時間
透過記錄來掌握自己的時間，為了準確掌握自己的時間，要確實地把時間記錄下來。
以「分」為單位確實記錄
即使做紀錄，卻寫成「九時至十七時：工作；十九時至二十時：晚餐」，這樣一點意義也沒有。記錄時間的時候，必須寫下確的工作內容，以及在工作以外做了什麼，而且要以「分」為單位來記錄。
如下圖：
透過制式化來擠出時間
大部分的工作都能制式化
把每天的工作內容記錄下來，可知自己多半都在重複同樣的作業。諸如看信、回信、每個月遞送請款單、撰寫要給客戶的提案書、撰寫會議要用的企劃書等等。觀察那些說自己沒有時間的人，可看出他們並沒有發現，自己每次執行相似的作業時，總是從零開始作文件，或是過份仔細地逐一應對，浪費了很多時間。
像是企劃書、提案書和其他事務性的文件，大部份都有固定的格式。事先替經常製作的文件建立範本，只須填入個別的細項，一下子就能完成。至於還沒有建立的文件，同樣要思考是否可以通通套用範本。
透過整理和思考，找出可以制式化的工作
製作講座簡介的時候，講座開始的時間都不一樣，不過簡介的設計可以套用相同的格式，只要更換頁首與頁尾的圖片，並更改講座名稱，新的簡介就完成了。
分次替每一份簡介製作不同的設計，每次都要花三個小時，然後又要檢查和修正，一周的時間便就此飛逝。這些微小的累積，大幅走了你的時間，總是工作滿檔、沒有餘裕的狀態，其實是自己造成的，請你先察覺這項事實吧！以改善為前提來多花點心思，是很重要的。
用常用句回覆每天的信件
說到每天重複的工作，最常見的應該是回信吧！有些人一天當中光是回信就會用掉兩、三個小時，這是非常浪費的。在一天的信件當中，真正重要的只有一、兩封。
如果不接二連三地回信，工作進度會停滯，但對方特地寫信來諮詢，又不能隨便回覆。當加快速度一封接一封地回信時，發現自己反覆輸入了好幾個同樣的句子，便察覺這段時間是可以縮短的。
固定使用制式範本和短句登錄，回信的速度就會漸漸加快。專心工作的時段以外，利用空檔收信並依序迅速回覆，每天能省下一個小時。也許有人不經常收信就會感到不安，但要先決定大略的收信時間，時間到了再一口氣回覆，多半不會有問題。如果早晚各收信一次還是不放心，就再加上中午，一天總共三次。最好訂下利用零碎時間即時回信的規則。
開會時間最適合處理雜務
正在開會時，很多人除了聽講之外什麼都不做，但只要帶著筆電，開會途中也可以工作。如果是自己主辦的會議，那當然應該專心開會，但很多沒意義的會議都只是拖拖拉拉地重覆一樣的事情，然後一味讀著發下來的會議大剛而已。
一開始會資料發下來之後，就大致覽一下並掌握內容，然後把剩下的時間用來作為自己的工作時間吧！熟練了以後，甚至還能一邊寫會議紀綠一邊工作。抱外開會太頻繁，時間都被佔用的人，處於身體被會議綁住，而頭腦什麼都不想的狀態。即使身體被綁住，頭腦還是可以自由思考，所以要善加利用會議時間。
有效地運用通勤時間來進修和收信
花在通勤上的交通時間，是一段很長的零碎時間，卻很少人會拿來利用，這是很浪費的。走路的時候，可以用聽的來學習。假如通勤時間單趟一小時，把上下班的時間加起來，一天就浪費了兩個小時。
早上花一個小時來看信、回信，在抵達公司之前跟信件有關的工作就結束了，可以立刻著手進行主要的業務。通勤時大多數人都只是玩遊戲殺時間，或是用LINE聊天。把這些時間用來閱讀、聽教材或預先收信，工作效率會高很多。
本文摘自《就是比你早3小時下班：從「桌面淨空」開始！重整工作、情報、大腦的14天整理術》／高嶋美里
原文出處：愛在三采閱讀
