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  • 待辦事項清單如何列?十位CEO的技巧大公開!


    5 六月 2017 知識家編輯

    (圖片來源:wiredphotostream)

    編輯/蕭譯婷

    無論是在筆記本還是手機app中,你知道該如何有條有理地列出「待辦事項清單」,並有效完成嗎?雖然完成項目並在方框中打勾的當下,你會獲得一種成就感,不過清單上若有太多未完成或是無法在時間內完成的項目,卻可能會讓自己失去動力。

    新創公司Doist的CEO Amir Salihefendic認為,使用「待辦事項清單」這項工具並沒有絕對正確的方式,重要的是這項工具如何有系統地幫助你安排每件工作的優先順序。因此,《Fast Company》撰稿人Pavithra Mohan訪談了十位企業CEO,詢問他們如何使用待辦事項清單,即使每個人都有不同的工作模式,你也可以試著從中找到最適合自己的方法!

    Rockets of Awesome的CEO Rachel Blumenthal提到,她會將當天最緊急、重要的3至8件事情,寫在一張小小的便利貼上,並且盡量在當天完成。另外,她還會將當天最重要的工作寫在手掌心上,如此一來就能時時刻刻提醒她必須盡早處理這項任務。

    另外,Boll & Branch的CEO Scott Tannen則認為,他只有在必要時才會使用便利貼作為「待辦事項清單」工具。在大多數時候,他甚至不會用手機或紙筆記錄下該做的事情,只依靠自己的大腦。他說:「我通常不太容易忘記我該做的工作,而且如果我忘記了,那麼這項任務的重要性或許也不太高。」

    新創公司Managed by Q的CEO Dan Teran與金融科技公司Tala的CEO Shivani Siroya則是採取和其他人不同的特殊方法,他們會將電子信箱當作自己的「待辦事項清單」,並且使用Gmail中的標註星號功能,來作為是否完成一項工作的標記。而應用程式Hooked的CEO Prerna Gupta則將電子郵件的「已讀」與「未讀」功能作為區分工作完成與否的工具,並結合Google日曆來安排工作之間的優先順序。

    而對於許多CEO而言,待辦事項清單必須簡潔有所區分,例如Shivani Siroya就會用手機app的待辦事項清單紀錄較為簡單而能迅速完成的任務,再使用Google Docs來記錄較為複雜而長期的工作項目。

    但是她也提到,用紙筆將任務記錄下來仍然讓她覺得最踏實。就連軟體公司PGI的CEO Ted Schrafft、旅遊新創公司Tastemakers Africa的CEO Cherae Robinson也都長年維持著手寫待辦事項清單的習慣,並在筆記本當中,紀錄對於該項工作的想法或新靈感。

    不過,如果無法妥善管理自己的時間,待辦事項清單將會毫無用處。冥想App
    Simple Habit的CEO Yunha Kim會把每件工作加上截止日期,畢竟在新創公司裡永遠會有突如其來而總是做不完的工作。

    FoodTrace的CEO Riana Lynn所說的話或許能夠為這篇文章做總結:「在使用待辦事項清單時,我們都必須藉由經年累月地不斷嘗試,才能找到最適合自己的方法,也才能更有效地管理時間並完成任務。

    參考出處:Fast Company

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