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  • 老是覺得時間不夠用?他創3家公司還兼2個工作,秘訣是這個⋯⋯


    29 十二月 2016 SmartM人才培訓網

    有句話說,上帝給每個人最公平的禮物是「時間」,然而,有些人能同時掌管數家公司,有些人卻總是分身乏術。Amol Sarva是美國Virgin Mobile和Halo Neuroscience兩家公司的共同創辦人,自己也獨立擁有Knotable這家企業;同時,他還在Halo以及另一間公司Knotel工作。對大部分人來說,同時經營這麼多的企業根本是不可能的事情,他卻做到了。Amol Sarva實際分享了他運用時間的三大訣竅。

    一、區別出屬於自己的時間

    雖然這聽起來有點自私,但Sarva認為,要做好時間管理,第一件事就是劃分出屬於自己的時間。先區隔出獨立工作的時間,確保沒有其他人會來打擾,彷彿整個人消失在這個世界上一般。這段時間對Sarva來說是相當神聖的,他會用來處理最重要的工作。但接下來安排時間的方式對一般人來說可能會感到疑惑,因為Sarva接下來安排的是非正式的社交時間。這代表,除了獨立工作的時間之外,同事、夥伴隨時能與Sarva談話。Sarva也表示,不一定要讓所有人都知道你的行程表,但規劃出固定的時間讓大家知道他們找得到你是必須的。

    Sarva也建議,當你最近對於某些時事或議題感興趣,可以透過社群媒體或是其他方式,讓身邊的人知道。比起獨自困惑或是煩惱,有其他人一起加入相互激盪,更能夠產生共鳴,也更具意義。

    二、確認每場會議的必要性

    每一場面對面會議都可能耗費不少時間,因此Sarva非常重視開會的時機點與必要性,能用視訊討論的事情,便不須面對面開會,例如宣布事情、任務協調、事件分析等。Sarva也列出了三種會議情況,若符合以下情況,才會進行該場面對面的會議。

    (1)一同解決問題的會議

    大家一起坐下來交換資訊,對於解決問題很有幫助,但Sarva建議,比起人數較多的會議,小團體或者是一對一的會議在這種情況下會是最有效率。

    (2)有進度壓力的會議

    Sarva表示,當大家聚集在一起準備開始一場會議時,代表在這之前應該有人做好準備,並完成了什麼事情,所以會議的召開,對Sarva來說其實也等同於給予夥伴進度上的壓力,大家聚精會神、全力解決問題,以求如期完成任務。

    (3)社交會議

    社交會議指的是與身邊的工作夥伴輕鬆談天、了解近況與表達關心的一種會議。雖然稱之為會議,但Sarva最喜歡的形式就是與夥伴們四處走走,簡單地聊聊天,而不需要約定一個固定的時間與地點,或者是在事前先訂好談論主題。

    三、確認任務的優先順序、拆解動作

    管理時間與安排優先順序是相當重要且彼此相關,而Sarva在這方面也有自己的訣竅。首先,他會先列出一張清單,標示著哪些事必須立即處理、哪些事情的緊急程度較低,據此決定事情處理的優先順序。Sarva習慣在早晨的一開始先安排那些必須獨自完成,且重要性最高的工作,在這樣的習慣之下,最急迫的事情雖然不一定最先處理,但仍有很高的優先性。

    任務分工方面,Sarva有一個習慣,那就是將一個專案或任務,拆解成許多步驟,並將這些步驟分別整理在許多卡片上,在視覺上一清二楚,員工能夠清楚知道自己必須完成的工作有哪些。此外,Sarva也表示,若主管能清楚明確地知道一項任務中每個完成步驟的重點與內容,那麼這件事其實便能放手交給底下的員工去做,也能留給自己更多的時間去規劃或完成其他事情。

    本文出自「SmartM人才培訓網」,原文點此

    圖片來源:MichaelGaida

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      以「人」為本,提供企業「正確良善的解決方案」為核心,並致力於電子商務與社群網路深度融合商業化實踐,以「創新的網路思維」重新定義商務人士的職場歷練與學習發展。
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