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  • 拖延者與行動家,差別在這5步!


    29 十一月 2016 SmartM人才培訓網

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    對大部分的上班族來說,高效率地將待辦事項一一解決,是件十分有成就感的事。我們總希望能將待辦事項快速解決,日常中瑣碎的事情也大多在我們控制範圍之內,然而,總有那麼一、兩項令人想到就頭痛、花心力的待辦事務,被寫在待辦欄位整整一週,直到火燒眉毛才開始趕工。

    人總是下意識地將阻力最大的事情擺到最後一刻,美國職涯專欄作家Kat Boogaard分享:「每當想提前開始處理,坐在辦公桌前,面對電腦螢幕與空白的紙筆,我們總是說服自己感覺不對,現在不是做這件事最洽當的時機。」針對大多數人的這類困擾,Boogaard認為透過5步驟能有效解決。

    步驟一:接受事實

    很多時候我們只是需要說服自己踏出第一步,接受現實,認清這件事情終究該處理。可以試著待在一個固定空間,桌上只擺放與待辦事項相關的資料內容,遠離那些容易令人分心、想鬆懈的手機通知與信箱郵件。一開始可能需要投入很多心力才能做出些微的前進,但我們都知道一個道理:龜兔賽跑中,慢慢前進的烏龜總比在樹蔭下睡午覺的兔子前進更多。

    步驟二:化整為零

    待辦事項久久未被處理的最大原因,很多時候是因為他們含括範圍太廣、細部內容太過繁瑣,以至於我們不知該從何開始才好。當我們終於認命地坐在電腦桌前,試圖開始將待辦事項一一KO掉前,Boogaard建議:「先將待辦事項劃分成不同區塊,再依各區塊一一執行完成,若是一項大型的企劃,也可以用階段式的方法將企劃劃分。」這樣的方式除了讓惱人的待辦事項看起來更平易近人外,更能有效督促自己,衡量不同時間內該做到哪些階段,增加工作效率。

    步驟三:找對時機

    網路上總是不乏建議「一日之計在於晨」、「將最麻煩的事放在早上處理」這類的文章,但即使專家建議,使用上還需要因人而異,針對一大早腦袋比較不清醒的人,就別將待辦事物放在早上做,這些事務通常是在正常狀況下也令人頭痛的,更何況在神智不清時?從不對的時機著手,非但會增加執行這項艱難任務的阻力,甚至可能才做不到一點事就決定放棄,Boogaard建議尋找自己每天工作效率的高峰期來執行這項任務,讓身心都準備好再開始施行,才能事半功倍。

    步驟四:適時尋求幫助

    許多人害怕向他人尋求幫助,認為請求幫忙代表自己在逃避責任,把部分工作丟給別人處理,但事實上,請求協助並非代表能減輕責任,反而在很多時候,是幫助自己針對不確定或非專業領域的部分,請他人做二次確認或指導強化,確保心力有花在對的地方,無論是想從他人身上獲得靈感,或是請對方給予一些意見回饋,讓身邊的人啟發自己吧!尋求幫助很多時候是提升品質的關鍵。

    步驟五:專注直到完成

    在堅持的路上我們總會遇到挫折,這些時候令人失落、想放棄當初決定一次將事情解決的決心,面對待辦事項時也不例外,但此時千萬別鬆懈,如此只會讓事項繼續一拖再拖、陷入與之前相同的惡性循環,專注於事務上尋求解決方法,或在遭到耽擱時立即從另外一個階段先補上進度,持續專注在處理這件事上,直到將整個事項全部完成,確立終點後就埋頭衝刺直到抵達目的地。

    本文出自「SmartM人才培訓網」,原文點此

    圖片來源:ladydaydream

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      以「人」為本,提供企業「正確良善的解決方案」為核心,並致力於電子商務與社群網路深度融合商業化實踐,以「創新的網路思維」重新定義商務人士的職場歷練與學習發展。
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