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  • 管理好時間,跟低效率說拜拜!11招教你成為「高效職人」


    9 七月 2015 知識家編輯

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    編輯/黃家佳

    湯瑪斯·愛迪生說:「時間是人類唯一擁有的共通資本,也是唯一不能失去的東西。」

    辦公室中,總有一群人效率奇高,好像一天有48小時,他是怎麼做到的?

    TalentSmart的主席、《Emotional Intelligence 2.0》的共同作者Travis Bradberry在《Entrepreneur》網站發文指出,要做到高效率高產量,是有圖可循的。不需要加班,不需要強迫自己,只需要「用對方式」。

    以下是Bradberry的文章《成為高效職人的11個秘訣》。

    1、沒有「稍後再看」這回事

    效率高的人永遠不會把郵件或信息標記為「稍後再看」,因為這意味著要花第二次的時間來處理。這是對時間巨大的浪費。通常,他們在接到信息的當下,就會立馬選擇回復或刪除。對其他事情也是一樣。

    2、下班前就已經整理好明天的工作

    Bradberry指出,效率高的員工通常會在每天離開辦公室之前就整理好明天的工作。這樣做有兩個好處:第一是讓你自己知道你今天都做了什麼,二是確保明天仍是效率高漲的一天。其實,每天結束前整理整理,根本不會用到幾分鐘時間。

    就像班傑明·富蘭克林說的:「每花一分鐘在「整理」這件事情上,每一小時的時間就被節約下來了。」

    3、先苦後甘

    每天都把最無聊的工作擺在第一位,完成了才開始做其他的事情,這是成就高效率的不二法門,也是「拖延症」的最佳解藥。另外,這在心情上也是一種幫助,因為最無聊的已經做完了,接下來的一天,都會是充滿樂趣的。

    4、通常不理會所謂的「緊急狀況」

    工作中經常會有所謂的「緊急狀況」需要我們去處理,可是久了就會發現,這些狀況根本常常是些雞毛蒜皮的小事。不但不值得花時間,還會耽誤我們的工作進度。所以,高效率的人通常會選擇忽視,或者把這些事委託給別人。他們的目的只有一個:別妨礙我幹正事!

    5、跳出來掐時間

    眾所周知,開會是公司裡最費時的事。如果沒人催促,會議可以無止盡地一直開下去……不過,套用一句Michael Altshuler的名言:「壞消息是,時間總是過得很快;好消息是,你可以試著去掌控它。」高效率的人這時候就會選擇跳出來,提醒大家時間不多了。他會竭盡所能地督促大家更有效率,在規定的時間內完成這次會議。

    6、懂得拒絕

    每個高效職人都知道,說「不」是保證效率的基本配備。真的在忙的時候,他們絕對會毫不猶豫地說「不」,不留一點餘地。這麼做,是為了保證自己的工作進度和質量。

    美國加利福尼亞大學舊金山校區的一項調查顯示,一個人越不敢說不,壓力就越大,甚至會抑鬱。所以,一定要學會拒絕。

    7、只在指定時間查看E-mail

    Bradberry說,效率高的員工通常不會動不動就去看一下電子郵件,也不會讓E-mail一直打擾到他的工作。通常,高效職人會有一個「重要發件人名單」,只有他們的郵件需要隨時回復,其他的,一律等我有空了再說!不過,他們也不是沒有禮貌,像有些人會設置自動回復,上面寫明每天查看郵件的時間,讓對方至少心裡有個底。

    8、一次只做一件事

    斯坦福大學的研究報告表明,一心多用,真的沒有比較好。即便有些人聲稱自己真的有這種能力,結果也顯示,他們只是想太多。每當他們一次處理多件事情時,他們總是沒辦法組織他們的想法,也不能排除干擾訊息,什麼都是亂糟糟。實驗證明,一次只做一件事的動作反而更快。

    Bradberry也指出,一心多用本來就不符合我們的生理構造——人腦一次最多只能專注在一件事情上。

    9、斷開網絡

    如果真的有必要,請勇敢地斷開網絡。不過在這之前,記得找個信任的人當臨時秘書。這種做法雖然看上去有一點點極端,但真的很管用。它能幫助你切斷一切的干擾,讓你專注在自己的工作上。

    10、會把工作委派給別人

    高效職人不是不忙,而是懂得把工作委派給別人。Bradberry指出,高效職人很清楚地知道,他們不是辦公室里唯一的員工,也不是那個最聰明、最厲害的人;所以只要是他們能做的,其他人一定也做得到。所以,能派給別人的,就不要自己做。

    11、善用科技助手

    其實,現在市面上也有很多APP可以幫助我們管理辦公事務。比如有一款叫“IFTTT”的,它可以設定在某些重要事件發生的時,給你自動提示。比如股票漲到多少錢,會提示你要不要賣出,最大的客戶發來訊息的時候,問你要不要回復。這樣,你就不用常常停下來自己去看消息了。

     

    原文出處:Entrepreneur

     

    圖片來源:eneas

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