• 寫「電子郵件」的15個建議!

    22 7 月 2020 時報出版

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    在當今繁忙的商業環境裡,時間已成為一項昂貴的商品。像電子郵件和語音訊息這類有助於節省時間的工具,可以幫助我們加快溝通的速度。要知道,使用這些科技溝通,比較不那麼正式,你必須格外留意:一旦溝通變得太不正式,可能會大幅降低你的效率。此外,請切記一點,只要是在溝通,無論何時、無論用什麼方式,你都在建立印象。因此,你必須時時確保自己給人的印象是正面積極的!

    有些溝通方式比較常用,有些則不然,例如電子郵件就比傳真更為普遍。重要的是,無論透過哪一種方式,都應該要以最專業的做法來進行溝通,以維持我們的高度專業。

    如果你覺得你要留的語音訊息或是要寫的電子郵件可能會遭到誤解,請在發送前,先給別人過目或是聽聽看,讓他們給你回饋建議。

    電子郵件

    ▨ 如果你有急事要聯絡,或是有事要立即決定,最好直接跟對方見面談,或是打電話給他。

    ▨ 不要寫下任何情緒性的字眼,或是你事後可能會想撤回的文字。如果你不確定,請重讀三遍。

    ▨ 不確定的電子郵件先放到草稿匣裡,等一小時後再回來重新讀一遍;這麼做可能會讓你產生不同的觀點。

    ▨ 電子郵件無法取代親手寫的卡片。

    ▨ 每天查看你的電子郵件。

    ▨ 在發送任何郵件之前,請務必校對內容、檢查你的錯字和文法。

    ▨ 將電子郵件的目的寫在主旨欄裡,並把你想要採取的行動寫在第一行或第一段裡。

    ▨ 除非跟所有人相關,否則不要選擇「回覆所有人」。

    ▨ 你的電子郵件必須簡短扼要。

    ▨ 如果你要傳送的訊息跟前封郵件內容無關,請不要按下「回覆」的選項。換言之,要處理新主題時,請撰寫一封新的郵件。

    ▨ 在郵件中使用全部英文大寫字母時要格外小心。全部大寫字母的內容,讀起來多半會讓人覺得你在大吼大叫!

    ▨ 把郵件轉發給通訊錄裡的所有人並非明智之舉,除非你確定所有人都需要收到這則訊息。

    ▨ 傳送笑話郵件給業務往來的對象是不恰當的,而且欠缺專業性。

    ▨ 要給收件人足夠的時間回應。

    ▨ 了解或是建立你們公司/部門的電子郵件文化,亦即收到信件後要在多久時間內回覆才算是符合期望。善意提醒:身為公司/部門的領導者,你有必要建立電子郵件的文化和期望。請記住,私人時間不受公事干擾,才會讓員工在工作時更有動力。

    所有社交媒體

    以下原則可以幫助你在所有社交媒體平台上建立良好的品牌和聲譽。

    ▨ 你所張貼的照片必須是你身邊任何人看了都不會有問題的,這當中包括你的父母、孩子、老闆、同事和客戶。

    ▨ 任何在商業場合裡會被視為不當的行為舉止,千萬別做。

    ▨ 請記住,會關注你社交檔案的人不只是你的朋友。說不定未來哪一天有個大好的工作機會,卻因為你多年前的一則發文而受到影響。

    ▨ 每則留言都應該合乎情理。

    以上內容由時報出版授權刊登,未經允許請勿轉載。
    ◎更多精彩內容,請見:《16個會後悔的溝通方式

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