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  • 生氣時,要快快聽、慢慢說、慢慢動怒……——提供意見時,這樣更容易讓人接受


    12 八月 2015 知識家編輯

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    編輯/黃家佳

    每個人都告訴你,要給同事、下屬提供反饋和意見,但他們沒告訴你的是,該用什麼樣的方式。

    Suzanne Lucas指出,如果用錯方法,只會讓事情越來越糟。她建議,在提出反饋時,不要做出以下10個舉動:

    1、大喊大叫

    不管你說的有沒有理,當你是咆哮著說出來,對方只會覺得「你瘋了」、「你在無理取鬧」,根本不會聽你說的到底是什麼,而且還有可能給你貼上很負面的標籤。

    2、見到什麼說什麼,立刻批評,語帶怒氣

    可能你的員工搞砸了和客戶的見面會。可能他在PowerPoint上真的很不小心,打錯了好幾個字。可能她不知道該如何回答客戶的提問,但這都是一些很基本的問題。可能她又遲到,頭髮衣服還亂七八糟……沒錯,這些真的都是很大的問題,而且可能會讓這次交易就此泡湯,讓你所有的努力功虧一簣,都是因為她這一點點的「小錯誤」。你一定很火大,心想怎麼可以這麼白目,但——不要現在就破口大罵。的確,錯的是他/她,的確,他/她犯了很低級的錯誤,但你這樣跟對方說,也只會讓事情更糟。既然都發生了,還是靜一靜,深呼吸,平復好心情,再慢慢地、好好地跟他/她說。

    3、公開批評

    你的批評,不是要羞辱員工,對吧?你只是想讓他們改進,讓他們進步。既然如此,負面的話,就不要當眾說,不要公然批評,因為這樣員工心裡會很受傷。把他叫到辦公室,好好聊一聊,這樣也是對他的一個尊重,他也會很感激你維護他的自尊。

    4、只是糾正,不同時讚美他做得好的地方

    如果只是糾正他需要改進的地方,員工會覺得很受挫——因為他做得再好,也得不到你的肯定。事實是,他真的也有做得很好的地方,只是你可能忘了說出來。所以,不要吝嗇你的誇獎——讚美的話永遠不嫌多。總是不誇獎員工,最嚴重的結果,就是他會自動請辭,因為這種情況會讓他覺得「無法勝任目前的工作」。

    5、只在私下表揚,反而不公開讚美

    雖然需要改進的地方要私下講,但稱讚的話一定要公開說。需要注意的是,不要只稱讚某一個或某幾個表現出色的員工,除非其他人都真的很爛(如果是這樣的話,你可能要想想是不是僱錯人)。表現平平的員工,事實上可能是最希望聽到誇獎的(因為他們可能很少得到讚賞)。因此,你的一點小稱讚,都會成為他們向上的動力!

    6、有問題不當下說

    有時候你可能會覺得,這就是件小事,心裡雖然覺得很不舒服,但還是決定忍一忍就算了;殊不知,這會是某天引爆你大爆發的導火線!等到有天事情真的大條了,我們很容易就開始翻舊賬,講說「都是你!我早在……的時候,就發現你是這樣的人了!」有時候,半年前的賬也可以被翻出來;員工除了傻眼,還是傻眼,因為——你現在跟我講半年前的事,有什麼用?為什麼當時不告訴我?可能你只是出於好意,想說忍忍就算了,到最後不僅什麼都沒做好,還失了人心。所以,有問題一定要當下說,立刻解決,不然可能會引發不堪設想的後果。

    7、只在年終反饋時才說出你的想法,不管是正面的還是負面的

    有些主管,平時一聲不吭,只在年末大總結的時候說出他對每一個員工的看法。其實這意味著,你的手下、同事在過去365天都不知道你內心真正的想法,不知道你喜歡什麼不喜歡什麼——好可怕!不管是什麼,有想法就說出來,不要等到最後一天才講,這樣真的太慢了!

    8、就事論事,不要多加臆測

    同樣一個員工,同樣是沒在deadline前完成任務,明智的隊長或主管會對他說:「Steve,你這週已經有兩個任務沒在deadline前完成嘍,有什麼我能幫忙的嗎?」而表現較差的主管會說:「Steve,我知道你之前去開刀了……但這就能當不完成任務的藉口嗎?請假,就可以不工作嗎?」這時候,員工心裡一定會覺得很糟糕,因為這兩件事,可能真的沒有必然的聯繫;再者,如果真的是身體不舒服,他更需要的是你的體恤,而不是責罵。

    就是論事,不要多加臆測。員工需要的是理性和支持。

    9、光是嘴上批評,不詳細記錄員工的表現

    「嘿,你的簡報上有個字寫錯了。」這樣的小提醒沒什麼關係。

    但如果你真的被惹毛了,想要警告他:「對工作認真點,不要不檢查就把報告交上去。你看你的簡報裡有很多字都寫錯了。」在這樣告訴員工的同時,不要忘記記錄下來,把他歸類到員工表現考核裡。萬一他真的一直不改進,總是粗心大意,有一天你想要解僱他時,如果沒有證據,人力資源部的人一定會很傻眼:就因為單詞拼錯了,就要把他炒了?

    記錄下來,用事實說話,很多時候會給你減少麻煩。

    10、明確地告訴對方你的想法,而不是提供一個模糊的答案

    「Jane,別做這個。」——那你希望她做哪個?

    與其讓她一直猜,不如清楚地告訴她「Jane,別做這個,去做那件事」;不然她一直猜,你一直告訴她不對,大家都會很累。

     

    原文出處:Inc.

     

    圖片來源:stocksnap

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