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  • 你給自己寫的E-mail打幾分?5個小撇步改善你的郵件內容


    30 十二月 2016 知識家編輯

    編輯/霍楚昀

    每天寫信、收信是不可避免的例行公事。但同樣是電子郵件,些微的差異會讓人感受大不同─你或許也有這些不同的經驗,收到一封郵件,讓你覺得溫暖貼心;看完一封郵件,火氣都上來了;或者是一打開郵件,就覺得內容多到讓你看不下去。

    為自己著想,也為了讓他人留下好的印象,知名作家Nicolas Cole在《Inc.》網站上分享了5個小撇步,只要稍加注意,也能改善你撰寫的電子郵件內容,讓工作氣氛更加良好。

    1. 一切都是從「格式」開始

    人類是視覺的動物,我們所在的也是視覺的社會。尤其作為消費者,設計對我們而言更是十分的重要。

    即使我們大部分的人都相信設計就是設計,跟文辭無關,且事實也確實是如此。但許多人都沒有意識到的是,我們在閱讀的時候,通常並不會一行一行地從第一個字乖乖看到最後一個字,而是先快速地瀏覽過去─因此格式的設計也會影響我們看待這份文件,隨著格式設計的不同,我們的眼睛可能會自動判斷這段文字是次要的,因而忽略,或者是一眼就看到,並且歸類為重點。

    2. 發送前先檢查一遍

    在你寄出你的電子郵件之前,記得先校對過。如果你對你的文法沒有信心,或者是特別想讓對方留下好印象,可以請辦公室的同事幫你的忙。

    除了拼字和文法的正確性,還有非常需要注意的一點是你的語氣!我們都知道光憑文字無法判斷對方的語氣和臉上的表情,但正因為如此,我們才更需要注意文字的內容。檢查一下你即將送出的郵件,是否看起來不太高興、尖銳或者太過瘋狂了?

    3. 了解你的目標群眾

    隨著經驗的累積,你也會愈來愈有心得。比方說,一封簡短的電子郵件並不表示對方不高興或者不耐煩,許多忙碌的人對電子郵件習慣快速地回應,不會考慮太多細節。

    要寫信給這類型的人士,如果你的電子郵件打得落落長,可能就不是聰明的做法囉!再來要記住,不管你的郵件內容簡短與否,還是要盡量讓格式統一並且美觀,使他人留下好的印象。

    4. 注意你的圖檔

    很多人不會讓自己的電子郵件內容只有純文字,而是會在信末附上自己簽名的圖檔,或者是公司的Logo─這確實能夠提升你的專業度及可信度,但更要注意,如果圖片的來源已經毀損,或者是因畫素太差而變成一格一格的難看馬賽克,那不如簡單地用純文字就好了。

    5. 自動化你的個人簽名檔

    想寫出一封很棒的電子郵件,最重要的兩個關鍵就是個人化以及自動化:個人化可以提升辨識度,展現你的個人風格;自動化則可以替你節省時間。

    有許多程式可以幫我們建立簽名檔,讓我們寫電子郵件更迅速、更方便,但在建立簽名檔的同時,更要小心別流於形式─如果全都是預設的內容,被發現了可是很糗的。

    參考來源:Inc.

    圖片來源:Unsplash

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