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  • 製作會議記錄的3個撇步!開會不需要打逐字稿


    11 十一月 2016 知識家編輯

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    編輯/霍楚昀

    不管你是還在奮鬥的小資族,或者已經小有成就,一定都做過會議記錄!但,做會議記錄可不是打逐字稿就可以了喔,這樣不但累得半死,也非常沒效率,跟做白工沒兩樣。

    Do的創辦人兼CEO,Jason Shah特地將製作會議記錄的要訣整理出來。他認為這基本上可以分成三個簡單的撇步,如果你也想有效率地做會議紀錄、不想再一個字一個字地聽打逐字稿,來看看他的做法吧。

    1. 劃清責任歸屬

    在參與會議時,你必須將責任歸屬加入討論中。例如,今天有一個任務要執行,應該要將此任務標記起來,然後分配給要執行的團隊,以免在工作分配方面產生爭議。

    同樣地,如果某個項目已經完成了,也要記得移除標記,或者是寫上完成的結果,以免開會時因為混淆不清,又浪費時間,在已經沒必要討論的事情上面打轉。

    2. 制定流程

    如果你每周或是每個月會固定地參加會議,你可以做一份文件,不管是Word還是PPT檔案都可以,善用圖表與文字簡單但清楚地表達你的流程。畢竟你一直都會用到這些,做好這份文件有助於簡化你的流程。如果經常召開不同類型的會議,你也可以分別做幾個不同的檔案,這樣就可以事先準備好,不用每次開會時辛辛苦苦地打太多字。

    還有很重要的一點是保持前後的格式一致,這樣當你要回顧過去的記錄,或者是主管、同事有需要向你借閱時,也會更方便、更簡單易瞭喔。

    3. 與主持人事先交流

    可以事先準備的話將會有很大的幫助。看看是否能夠在開會前與會議發起人談話,以便了解會議的內容─來開會的有誰?為什麼要開這場會議?討論的議題是什麼?這可以幫助你更有效率、更明確地組織議程。

    參考來源:Inc.

    圖片來源:stevepb

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