一般員工會把「做完了」誤判成「做好了」
一般員工：完成一件又一件的工作，感到很充實。菁英這麼做：把時間分配給重要的工作，集中精神提高效率與效果。
員工不應該把做完許多工作當成目標，因為就算擅長製作資料，一個小時就能做出幾十頁，若這些資料都沒有派上用場，就毫無意義了。然而一般員工中，有些人誤以為做了很多事就是「有效率」。菁英理解工作的本質，知道「在短時間內完成必要的工作才是有效率」。因此他們在承接工作前會先問自己：「這個工作真的是必要的嗎？」
菁英每週都要花15分鐘檢查進度
如果以緊急度當作優先處理工作的基準，就會在不知不覺間，把緊急度低但重要性高的工作放著不管。
菁英為了完成重要的工作，會事先逆推出什麼時候必須要做什麼事，並依此決定行程，每週都設定一個檢查點，花15分鐘檢查進度，確保工作能按時完成。
菁英會根據自己設計好的檢查點，不做那些緊急性高但重要性低的工作。舉例來說，花費長時間製作太過講究的設計圖，或是為了討主管歡心而製作過於美觀的文件，都是緊急性高但重要性低的工作。
我們必須學習菁英們時時注意目的的方法，而且盡量投入最少的工作時間。定時確認目的與進度，才能避免陷入過度努力的自我滿足陷阱。菁英在工作時，每小時會安排一次以上的休息與進度確認。
在一份對兩萬兩千名商務人士發出的問卷中，有71％的人回答「心情積極樂觀時，作業效率也會變高」。想提高工作的處理速度，可以採用重新審視流程、提升技能或是運用快捷鍵技巧等方法。同時，也需要分析目前自己的時間是分配在哪些事情上，才能減少多餘及不必要的工作。
菁英在應該聯絡主管、團隊成員與客戶時，會迅速處理。就算是小事也會立刻回報，不會放在自己心裡。一般員工很容易在沒察覺的狀態下忘記回報，或是延誤了聯絡時間。
菁英不會疏於報告、聯絡與商量。他們的反應極快，且能夠多工處理，常令人懷疑他們是不是會分身術。
在智慧型手機普及後，隨時隨地都能聯絡，因此回覆的速度也越來越受重視。但如果已經是深夜，就沒有必要回應了。
在上班時間，利用通訊軟體快速回覆簡短訊息，可以提升彼此的工作效率。
菁英總在工作完成20％時就尋求建議
菁英這麼做：及早詢問他人意見，了解改善點，減少時間花費與壓力。
一般人這麼做：提出後被退件，再拚命修正。
菁英會察言觀色，在適當的時機向別人搭話。他們的發言中最常出現的句子是「可以借用一點時間嗎？」（詳細內容將在第三章說明）。而他們會搭話的對象包括主管與客戶。
另外，菁英為了在期限內提出品質比想像中更好的成果，會在過程中拚命縮小和對方之間的落差。
中途的反饋，是為了形成共同體
我們以問卷調查：「你認為造成長時間勞動的原因是什麼？」發現有81％一般員工都認為原因出在別人身上，例如公司花很多時間開朝會或定期會議，很少人會思考自己能帶頭改善哪些地方。另一方面，有69％的菁英會檢討自己的行動，例如「沒有拿到訂單」或是「花太多時間製作精美資料」，這個比例是一般員工的三倍以上。
菁英的答案中，最特殊的是「被退件」。他們認為花時間製作好資料之後，被退件而必須重做，是在浪費時間。菁英理解被退件的原因，主要是在於跟對方的認知差異。就算事前有確實開會討論，彼此有所誤解也很常見。因此在進入細節的部分之前，必須先讓對方看看目前的狀態。
菁英除了會設定自己的檢討時間，還會在計畫中安排請對方提供反饋的時機。客戶或主管給予反饋後，再根據這些反饋進行修正，讓自己的想像符合對方的想像，持續製作並完成最終成品。像這樣在途中詢問對方的意見，同時也能讓對方感覺實際參與了製作過程。
若對方覺得最終成品反映出自己的意見，就會認為「這也是我的作品」。當客戶或主管產生了這種認同感，就比較容易認可這份作品，也能建立彼此是共同體的良好關係。
重視別人給的反饋意見
提出資料或出貨後，一定要請對方提供反饋，例如感想或改善點等等。
我曾看過一位菁英的筆記，其中洋洋灑灑列著每位客戶的反饋意見。菁英們知道若能將這些反省點運用在下次行動中，就能改善結果並節省製作時間。
若想鍛鍊溝通技巧，可以請尊敬的前輩或指導者觀看自己的簡報，並請他們給予建議。你可以請讓你覺得說什麼都很安全的人，直接指出你須改善的地方。就算得到的是負面評價，也不用沮喪。只要改善後，運用在下次的行動中就好。
我每週都會進行簡報，有時也會得到嚴厲的評論，或是在問卷中得到較差的評價。這時，我會積極思考「還好有找到自己沒發現的改善點」，鼓舞自己的士氣。在我的經驗中，只得到正面的反饋其實十分危險。因為當聽眾太顧慮講者的感受，或是根本不在意簡報的內容時，講者就無法得到能用來檢討改進的反饋，也無法有好的收穫。
本文摘錄自《AI分析，前 5％菁英的做事習慣》，大是文化出版。
