工作效率愈高的人,愈懂得把工作「分出去」!

請在心裡想像一下富士山的景象。要登上山頂,得靠自己的雙腳一步一步走上去。由於愈接近山頂氣溫愈低,得準備好禦寒衣物,當然緊急糧食及飲水也不能少。

因此每個登山客都是穿著厚重的衣物,揹著巨大的背包。他們得靠自己的力量帶著這些大量的行李走上山頂。

像這樣由自己一肩扛起一切的工作方式,我稱之為「登山工作術」。採行「登山工作術」的人,大多認為如果把工作交給他人處理,不僅更花時間且成果也會變差,因此不管什麼工作都是親力親為。

例如和年資較輕的同事一同作業時,這種人必定會親自看過每個細節。說得好聽點是擁有很強的責任感,但缺點就是工作時間會愈來愈長,永遠有做不完的工作。

而且如果上司或資深職員是「登山工作術」型的人,部下或後進職員在工作上就無法掌握自主性,只能完全照著吩咐做事。部下或後進職員會因為處於被動狀態,開始產生「應付了事」的心態,當然也就難以有所成長。

相較之下,工作提早結束的人所採行的必定是「戲水工作術」。

就好像抓著游泳圈浮在海面上,只要借助波浪的力量,就可以輕輕鬆鬆往前進。也就是盡量不花自己的力氣,只靠著周遭(波浪)的幫助,就可以完成工作。這就是「戲水工作術」的精髓。

游泳的時候沒有人會穿著衣服。這會讓動作變得困難,增加危險性。因此不管是泳裝還是潛水裝,都是以輕盈為重點。

換句話說,「戲水工作術」的做法是盡量把工作交給他人處理,就好像脫掉身上的衣服一樣。把不須由自己處理的工作盡量交出去,工作的時間當然就會縮短。

話雖如此,但畢竟新進人員或助理較不具備工作技能,相信有很多人並不放心把工作交給他們處理。這時建議採用以下的技巧:

只交出一部分的工作

如果不放心交出全部工作,可以先交出一部分就好。

假設要製作的提案書只有六頁,剛開始可以先請對方製作數據圖表。

假設自己的工作有十件,可以先把較容易的三件交給對方處理。

像這樣剛開始只交付小部分的工作。確定對方可以勝任之後,再慢慢擴大範圍。

卸下不肯交出工作的心防

有些人就算只交出工作的一部分,還是會感到很不安。這表示自己的心防實在是太強了。如果你是像這樣的人,建議你可以試著回想一下,當年你第一次做這件工作時的狀況。

沒有人打從一開始就能做得完美無缺。但是當年你的上司或職場前輩還是願意把工作交給你處理,因為如果不這麼做,你就無法成長。

請你告訴自己,把工作交給新進人員,讓他們逐漸有所成長,也是你的「工作」之一。

對了,「戲水工作術」的最大重點,就在於「不要增加行李」。

如果增加了一項工作,就要設法減少一項工作。

高產出訣竅 盡量減輕負擔,借助他人的力量。

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◎更多精彩內容,請見:《最強工作習慣:高產出的人做的事跟你不一樣

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