商業簡報的五大要素

每一個簡報都應該包含幾樣東西，也就是基本元素。這五大要素缺一不可，能助你避開很多問題。

一、封面

簡報一定要有很棒的封面！封面雖然是很簡單的附加頁，卻能大大增添兩個層面的價值。

首先，封面頁可以輕鬆妝點簡報。此頁面能點出你的用心，顯示你花了時間來美化簡報。這個頁面也有畫龍點睛的效果。誠如我凱洛格管理學院的同事克雷格．渥特曼（Craig Wortmann）最近在一門課程所指出的：「奢侈品總是有精美的包裝。」

第二，從實用的角度來看，封面頁可用來知會觀眾，你要開始進行簡報了。開場往往需要一、兩分鐘的時間讓大家進入狀況，這正是封面頁上陣的時機。

封面頁應該包含以下幾個項目。

▷題目

也就是指簡報的主題。一般來講，簡報的題目應該反映內容。比方說，如果這場簡報的重點是談定價，題目就應該跟定價有關。

簡報的題目應特別注意兩件事。

第一是「中立性」。別一開始就拿你的建議打頭陣，除非你很篤定觀眾都認同這項建議才可以這麼做。像「進入巴西市場的建議報告」這樣的題目，就把你的觀點表達得太直接了。要是觀眾對這個想法沒有好感，一定會迫不及待發動攻擊。他們會深吸一口氣，接著開始提出他們的反對意見，也就是進攻巴西市場絕非好事的各種原因。把題目訂得稍微籠統一點，譬如「巴西市場的分析與建議」，就不會馬上刺激到觀眾。你會因此有充裕的時間可以鋪陳你的想法，然後再切入探討可能會有爭議的建議。

第二個考量點就是「隱私」。對於比較機密的簡報最好使用代號，別用實際名稱。商業情報對許多公司來說事關重大，所以直接把題目放在第一頁的話，其實也大大提高了簡報被競爭對手利用的機會。更重要的是，別人也很容易在儲存檔案時用清楚明確的文字來作為檔名，進而導致有心人士輕輕鬆鬆就能找到這些檔案。像「進入巴西市場的建議報告」這種檔名，基本上就已經讓內容呼之欲出。說到用代號，我在卡夫食品工作時，就將新款馬鈴薯沙拉醬上市的專案相關事務取名為「土豆專案」。

▷日期

請在首頁打上日期！

日期必不可少，因為簡報通常有很多個版本在組織內流通。眾人為了討論新產品上市案往往會開幾十次會議。比方說以巴西市場擴張專案為題的會議就不知道有幾場，標上日期可以讓人一目了然，知道這是哪一個版本或哪一次的進展報告。

▷署名

大公司員工流動頻繁，有些人升遷了，有些人調動職務，有些則離職另謀高就。所以11月做某專案的團隊，也許到了來年3月，成員就已經大換血了。誰在這個團隊裡面，往往要到做簡報的時候最明朗。不過幾個月過後，情況可能又改變了。

要是知道某個特定版本的進展報告當初是哪些人製作的，你就可以回過頭來詢問他們一些重要的假設性問題。另外，你也可以從中得到一些資訊，了解事情會如何進展。

▷地點

很多簡報都會在封面頁寫上地點。提供地點有助於提供某種背景脈絡，不過並非至關緊要的資訊。舉例來說，我在凱洛格管理學院的簡報多半不會在首頁上特別寫地點，因為絕大多數的簡報都是在埃文斯頓校區所製作的。

二、目的

務必在簡報一開始就陳述目的：大家聚在這裡做什麼？不妨把這個步驟視為「確認目的地」。這架飛機要飛往何處呢？

以下是簡報可能會有的目的：

．檢討年度行銷計畫
．討論最新的業務績效
．考量新產品的建議

簡報一定有目的！切記，首要之務就是釐清製作這場簡報的理由。倘若你不知道為什麼要開會，一開始就不應該做簡報。不如取消簡報，省下大家的時間。

三、議程

簡報應該備有議程，這是很簡單的基本原則。議程鋪設了簡報的架構，點明什麼時間點會出現什麼重點，好比簡報的地圖一樣。

議程放在簡報的開端，揭開基本流程。通常議程會重複出現幾次。如果議程有五個項目，那麼這份議程大概會重複出現六次：第一次出現是要讓觀眾看到整個流程，接下來的五次會在你每次介紹各個項目時出現。進入各個項目的講解時，你可以特別用圓圈或方塊把該項目框出來，指出現在討論的是哪一個重點。由此可見，議程也有「路標」的作用。

之所以要準備議程最主要的原因是，觀眾可以透過議程對何時會探討哪個主題有大致的概念。因此，議程也有著讓觀眾產生期待的重要功能。何時應該可以看到建議？總共會探討幾個項目？觀眾有了這些概念就會放心。演講組織TED 負責人克里斯．安德森就指出，設定演講的大方向非常重要，「觀眾知道你要前往何處的話，就會更容易跟上。」

議程對講者來說也是很好用的工具。在撰寫議程的過程中，會迫使你為簡報設定流程與架構。假如你手上有幾個必須討論的項目，那麼你一定得仔細思考什麼時機點該講解哪個項目。透過撰寫議程這道簡單的程序，可以確保簡報有邏輯又有條理。議程說穿了就是「先從哪一項談起，接著再討論哪一項？」的問題。

有時候你在寫議程的時候會發現這整份簡報恐怕不會成功，比方說項目太多了或流程看起來很奇怪等等。這番體悟幫助很大，如此一來你就不大可能再繼續沿用這個沒效果的簡報。

此外，議程還具有控管時間的功效。當你發現自己在講解第一個項目時花了太多時間，你就會對時間的掌握有所警覺。若是能在會議開始後及早發現這一點，就可以採取因應措施。

議程太長或太短皆不宜。誠如哈佛大學教授史迪芬．平克所指出的：「就跟寫作時所做的每個決定一樣，應該用到多少路標是要經過判斷和折衷的。換言之，路標太多則使讀者苦於解讀而無法前進，太少則導致讀者摸不清該通往何處。」

只有一個項目的議程是不合理的。這意義何在？兩個項目都嫌太少了。若有這種狀況，請將論點拆成幾個項目來討論。

不過也別列出太多項目。一個列有十或15個項目的議程是絕對行不通的，真的太繁雜。這樣簡報會塞太多內容，或把事項拆解得太過於瑣碎。

假如你的議程太長，最好考慮把主題分成幾次會議來探討。假設議程有15 個項目，則可以劃分成三次議程，每次討論五個事項。

四、提要報告

好的提要報告會強調簡報的要點，運用幾個簡單的句子概述整份簡報。更重要的是，提要報告能夠陳述這場會議的精華重點。別忘了史考特．伯肯的建言：「若闡明你的重點在哪裡就要花上十分鐘，那就太不對勁了。」

就多數情況來講，提要報告會把建議包含在內――也就是除了傳達你要探討的事項，也會在前頭就把建議亮出來。

有時候你會碰到可能得把建議往後挪的狀況。這時與其說「我們建議採用A計畫」，倒不如用「目前有A計畫和B計畫兩個選項可以考慮」這樣的措辭。通常如果你知道觀眾不會支持你的建議，便可採用這種說法。倘若執行長支持B計畫，但你打算推薦A計畫，那麼在討論過程中你應該多加斟酌。也許慢慢把觀眾導向結論是比較明智的做法，若是一開始就開門見山亮出結論，恐怕會激起執行長的防衛心。

從觀眾的角度來講，提要報告大有好處。他們要是認同簡報的整個大方向，就可以置身事外，把注意力放在其他事情上。倘若有疑慮，也知道該針對哪個地方著手。

提要報告通常一頁即可，上面列出題目以及五、六項左右的條列式重點。因此，你不得不盡量精簡，把簡報最精華的重點濃縮出來。三或四頁左右的提要報告太過於詳細，無法發揮效果。你若是向觀眾解說這麼長的提要報告，反而讓簡報顯得沒必要。

把提要報告放在議程之前或之後皆可。先報告提要往往有不錯的效果，也就是先亮出基本的故事和建議，再告訴大家你會如何循序漸進加以解說。

提要報告和議程應該彼此銜接。倘若提要報告的第一個重點是「我們的業務表現卓越」，那麼合理的做法就是把「業務現況」作為議程開頭的第一個項目，說明目前的業務表現。

在製作簡報的過程中，有些人喜歡一開始就寫提要報告，有些則偏好留到最後才寫。不過就大部分的情況來講，這其實比較像一種循環的過程，你可以先寫草稿，之後隨著簡報成形再回過頭來修改。