• 商業簡報的五大要素

    9 3 月 2020 寶鼎出版

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    每一個簡報都應該包含幾樣東西,也就是基本元素。這五大要素缺一不可,能助你避開很多問題。

    一、封面

    簡報一定要有很棒的封面!封面雖然是很簡單的附加頁,卻能大大增添兩個層面的價值。

    首先,封面頁可以輕鬆妝點簡報。此頁面能點出你的用心,顯示你花了時間來美化簡報。這個頁面也有畫龍點睛的效果。誠如我凱洛格管理學院的同事克雷格.渥特曼(Craig Wortmann)最近在一門課程所指出的:「奢侈品總是有精美的包裝。」

    第二,從實用的角度來看,封面頁可用來知會觀眾,你要開始進行簡報了。開場往往需要一、兩分鐘的時間讓大家進入狀況,這正是封面頁上陣的時機。

    封面頁應該包含以下幾個項目。

    ▷題目

    也就是指簡報的主題。一般來講,簡報的題目應該反映內容。比方說,如果這場簡報的重點是談定價,題目就應該跟定價有關。

    簡報的題目應特別注意兩件事。

    第一是「中立性」。別一開始就拿你的建議打頭陣,除非你很篤定觀眾都認同這項建議才可以這麼做。像「進入巴西市場的建議報告」這樣的題目,就把你的觀點表達得太直接了。要是觀眾對這個想法沒有好感,一定會迫不及待發動攻擊。他們會深吸一口氣,接著開始提出他們的反對意見,也就是進攻巴西市場絕非好事的各種原因。把題目訂得稍微籠統一點,譬如「巴西市場的分析與建議」,就不會馬上刺激到觀眾。你會因此有充裕的時間可以鋪陳你的想法,然後再切入探討可能會有爭議的建議。

    第二個考量點就是「隱私」。對於比較機密的簡報最好使用代號,別用實際名稱。商業情報對許多公司來說事關重大,所以直接把題目放在第一頁的話,其實也大大提高了簡報被競爭對手利用的機會。更重要的是,別人也很容易在儲存檔案時用清楚明確的文字來作為檔名,進而導致有心人士輕輕鬆鬆就能找到這些檔案。像「進入巴西市場的建議報告」這種檔名,基本上就已經讓內容呼之欲出。說到用代號,我在卡夫食品工作時,就將新款馬鈴薯沙拉醬上市的專案相關事務取名為「土豆專案」。

    ▷日期

    請在首頁打上日期!

    日期必不可少,因為簡報通常有很多個版本在組織內流通。眾人為了討論新產品上市案往往會開幾十次會議。比方說以巴西市場擴張專案為題的會議就不知道有幾場,標上日期可以讓人一目了然,知道這是哪一個版本或哪一次的進展報告。

    ▷署名

    大公司員工流動頻繁,有些人升遷了,有些人調動職務,有些則離職另謀高就。所以11月做某專案的團隊,也許到了來年3月,成員就已經大換血了。誰在這個團隊裡面,往往要到做簡報的時候最明朗。不過幾個月過後,情況可能又改變了。

    要是知道某個特定版本的進展報告當初是哪些人製作的,你就可以回過頭來詢問他們一些重要的假設性問題。另外,你也可以從中得到一些資訊,了解事情會如何進展。

    ▷地點

    很多簡報都會在封面頁寫上地點。提供地點有助於提供某種背景脈絡,不過並非至關緊要的資訊。舉例來說,我在凱洛格管理學院的簡報多半不會在首頁上特別寫地點,因為絕大多數的簡報都是在埃文斯頓校區所製作的。

    二、目的

    務必在簡報一開始就陳述目的:大家聚在這裡做什麼?不妨把這個步驟視為「確認目的地」。這架飛機要飛往何處呢?

    以下是簡報可能會有的目的:

    .檢討年度行銷計畫
    .討論最新的業務績效
    .考量新產品的建議

    簡報一定有目的!切記,首要之務就是釐清製作這場簡報的理由。倘若你不知道為什麼要開會,一開始就不應該做簡報。不如取消簡報,省下大家的時間。

    三、議程

    簡報應該備有議程,這是很簡單的基本原則。議程鋪設了簡報的架構,點明什麼時間點會出現什麼重點,好比簡報的地圖一樣。

    議程放在簡報的開端,揭開基本流程。通常議程會重複出現幾次。如果議程有五個項目,那麼這份議程大概會重複出現六次:第一次出現是要讓觀眾看到整個流程,接下來的五次會在你每次介紹各個項目時出現。進入各個項目的講解時,你可以特別用圓圈或方塊把該項目框出來,指出現在討論的是哪一個重點。由此可見,議程也有「路標」的作用。

    之所以要準備議程最主要的原因是,觀眾可以透過議程對何時會探討哪個主題有大致的概念。因此,議程也有著讓觀眾產生期待的重要功能。何時應該可以看到建議?總共會探討幾個項目?觀眾有了這些概念就會放心。演講組織TED 負責人克里斯.安德森就指出,設定演講的大方向非常重要,「觀眾知道你要前往何處的話,就會更容易跟上。」

    議程對講者來說也是很好用的工具。在撰寫議程的過程中,會迫使你為簡報設定流程與架構。假如你手上有幾個必須討論的項目,那麼你一定得仔細思考什麼時機點該講解哪個項目。透過撰寫議程這道簡單的程序,可以確保簡報有邏輯又有條理。議程說穿了就是「先從哪一項談起,接著再討論哪一項?」的問題。

    有時候你在寫議程的時候會發現這整份簡報恐怕不會成功,比方說項目太多了或流程看起來很奇怪等等。這番體悟幫助很大,如此一來你就不大可能再繼續沿用這個沒效果的簡報。

    此外,議程還具有控管時間的功效。當你發現自己在講解第一個項目時花了太多時間,你就會對時間的掌握有所警覺。若是能在會議開始後及早發現這一點,就可以採取因應措施。

    議程太長或太短皆不宜。誠如哈佛大學教授史迪芬.平克所指出的:「就跟寫作時所做的每個決定一樣,應該用到多少路標是要經過判斷和折衷的。換言之,路標太多則使讀者苦於解讀而無法前進,太少則導致讀者摸不清該通往何處。」

    只有一個項目的議程是不合理的。這意義何在?兩個項目都嫌太少了。若有這種狀況,請將論點拆成幾個項目來討論。

    不過也別列出太多項目。一個列有十或15個項目的議程是絕對行不通的,真的太繁雜。這樣簡報會塞太多內容,或把事項拆解得太過於瑣碎。

    假如你的議程太長,最好考慮把主題分成幾次會議來探討。假設議程有15 個項目,則可以劃分成三次議程,每次討論五個事項。

    四、提要報告

    好的提要報告會強調簡報的要點,運用幾個簡單的句子概述整份簡報。更重要的是,提要報告能夠陳述這場會議的精華重點。別忘了史考特.伯肯的建言:「若闡明你的重點在哪裡就要花上十分鐘,那就太不對勁了。」

    就多數情況來講,提要報告會把建議包含在內――也就是除了傳達你要探討的事項,也會在前頭就把建議亮出來。

    有時候你會碰到可能得把建議往後挪的狀況。這時與其說「我們建議採用A計畫」,倒不如用「目前有A計畫和B計畫兩個選項可以考慮」這樣的措辭。通常如果你知道觀眾不會支持你的建議,便可採用這種說法。倘若執行長支持B計畫,但你打算推薦A計畫,那麼在討論過程中你應該多加斟酌。也許慢慢把觀眾導向結論是比較明智的做法,若是一開始就開門見山亮出結論,恐怕會激起執行長的防衛心。

    從觀眾的角度來講,提要報告大有好處。他們要是認同簡報的整個大方向,就可以置身事外,把注意力放在其他事情上。倘若有疑慮,也知道該針對哪個地方著手。

    提要報告通常一頁即可,上面列出題目以及五、六項左右的條列式重點。因此,你不得不盡量精簡,把簡報最精華的重點濃縮出來。三或四頁左右的提要報告太過於詳細,無法發揮效果。你若是向觀眾解說這麼長的提要報告,反而讓簡報顯得沒必要。

    把提要報告放在議程之前或之後皆可。先報告提要往往有不錯的效果,也就是先亮出基本的故事和建議,再告訴大家你會如何循序漸進加以解說。

    提要報告和議程應該彼此銜接。倘若提要報告的第一個重點是「我們的業務表現卓越」,那麼合理的做法就是把「業務現況」作為議程開頭的第一個項目,說明目前的業務表現。

    在製作簡報的過程中,有些人喜歡一開始就寫提要報告,有些則偏好留到最後才寫。不過就大部分的情況來講,這其實比較像一種循環的過程,你可以先寫草稿,之後隨著簡報成形再回過頭來修改。

    五、總結

    簡報必須在堅定的氣勢中結束,最有效的做法就是用強而有力的總結頁來收尾。

    簡報結束時若少了總結這一頁,那麼講者就會杵在臺前望著鴉雀無聲的觀眾,氣氛尷尬。又或者你會用一些鼓勵性的話來表示結束,比方說「我的簡報告一段落」或「請問各位有任何問題嗎?」

    不管前面的簡報做得是好是壞,到了結尾這一頁,請務必好好把握。簡報若進行得很順利,你應該趁機得到每一位觀眾的認同。這個時候一定要直搗黃龍,搞定一切。倘若這場簡報效果不佳,總結頁則是你最後一次機會表達論點,說清楚後續的事項。

    一張有效的總結投影片僅會點出主要論點,因此這一頁應該盡量簡短,畢竟這可不是拿來深入解說資訊的時候。千萬別在總結頁上放財務資料或市場研究結果,只要列出你先前談過的主要論點即可。

    請切記,總結投影片也不是介紹新資訊的地方。最後一張投影片上可別突然冒出「因此我們提議進行220億美元的收購案」這樣的內容,這種時候觀眾都在收拾東西準備離開了。

    有些人喜歡在簡報一開始放提要報告投影片,到了簡報尾聲再放一次。這種簡便的做法效果也不錯。

    另外一種做法就是以告知下一步行動作為結尾,亦即「接下來會發生什麼事?」這可以有效地銜接簡報和行動。倘若大家在會議上都一致同意接下來會進行三個事項,那麼這三件事就一定有成真的機會。

    出處:寶鼎出版/《如何幫雞洗澡:幫商業簡報脫胎換骨,個人品牌再升級,提升職場影響力

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