• 談判專家傾囊相授,七項指南讓你成為談判達人

    15 10 月 2019 寶鼎出版

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    倘若你仔細觀察談判期間人跟人之間的互動,你或多或少會發現,同樣的困境似乎總是一再出現。這些困境隨時可見,遍布於各種文化。要是知道現在有何狀況、又有辦法加以處理的話,你就能從容以對,提高敏捷度。我會把這些困境描述得比較極端,因為有時候你碰到這些狀況時,會覺得自己好像在極端的處境之間彈來彈去。無論是你還是「他們」,都有同感。

    1 你視彼此為朋友還是敵人?

    這個困境牽涉到人跟人之間的溝通和關係動態。愛因斯坦(Einstein)曾說過:「若你將周遭的人視為敵人,你就會對彼此產生敵意。」你如果用友善的眼光看待另一方,往往更有可能以建設性的態度來對他們。一般來講,你通常不認識那些跟你有生意往來(或其他關係)的人,這時你會納悶雙方該怎麼互動才好。在這種情況下,文化差異也會發揮作用,把讓事情搞得特別複雜。究竟你該表現出一副冷淡的樣子,保持些許距離,還是應該設法盡快互相暸解呢?在團隊中或是跟你的同事、主管和客戶之間都會出現這樣的問題。

    2 你是否信任所交流的資訊?

    從第一個困境延伸而來的問題就是:你們是否信任彼此。你根據哪些資訊做決定?你是不是用過分樂觀的眼光來看事情,以為所有人都值得信賴,除非出現反證,或是你認定沒有人是可以信任的?這個困境頗為弔詭。你一定在某個時候聽過外部人員講過以下這類的話:「我們上次就是這樣處理的啊,這次一定也不會過關的啦!」、「你比你的競爭對手貴多了。」或者是「我還是要回去跟我們內部討論看看,不過你聽我的準沒錯,這樣做沒問題。」如果是組織內部,一定也會有同事跟你打包票說截止期限不會有問題,說他會準時交報告給你,或是說專案進行得非常順利等等。

    無論是內部還是外部的談判,你都會碰到一些狀況,讓你不禁納悶自己收到的究竟是不是正確資訊,狐疑是不是有人在耍手段。一旦出現疑慮:你仍然信任他們嗎?這種困境馬上就會在你心中作祟。

    3 立場不容動搖,或以開放和建設性的態度來面對?

    談判時你會採取何種態度?沒什麼好說的,喜不喜歡都要接受?還是以開放的心態來因應,看看會發生什麼狀況,然後再來決定如何繼續進行?你會不會公開自己的利益,還是把手上的牌緊握在胸前保護好?採取何種態度、採取何種立場,這是非常棘手的困境。這種困境會出現在各式各樣的決策過程當中。每一方都把自己的意見陳述得的好像不容更改的金科玉律一樣。大家把手按在槍把上,死守著立場,導致僵局發生。這時誰會先動?你的決定最後若是不得不來個大逆轉,會不會有人說你言行不一?

    4 共同努力還是獨自尋找解方?

    很多人都說,先開口的人最占優勢。真的是這樣嗎?第一個提案往往會成為談判的起點,也確實會賦予你一些影響力。但癥結點在於,這個提案啟動的是健全的對話,還是開啟另一個常見模式—你拋出一個提案,被大家否決,然後你不得不做調整,但還是不夠,最後你到極限了,喜不喜歡都只好接受了。又或者大家都準備好一起審視,看看怎麼做對雙方最有利?彼此是否有意願共同想出解方,把附加價值最大化?透過對話可以讓你暸解更多資訊,並得到更好的解決方案也說不定。

    你如何處理這種困境?這種時候一般人會謹言慎行,多半不願意跟另一方談開。有時候則是另一方不行跟你多說什麼,因為先前已經協議好的流程是各方之間不可對話。無論是何種情況,顯然都會忍不住想要提出方案,促使「對方」來談判。反之亦然;另一方也會希望他們提出來討論的方案可以成為談判的基準。只不過這是從單方面的角度讓彼此為此忙得團團轉……

    5 公平原則—或者根本沒有這種東西?

    誰得到什麼,誰要拿什麼?如何分配成本和利益?分配議題十之八九會自動引發緊張,尤其是當你面對的人想竭盡所能得到最大塊的餅,而你首當其衝就是承受後果的人時。合夥關係也會碰到同樣的狀況,有人施加壓力就是為了盡可能從談判中獲取最大利益。不少人認為談判基本上就是分配大餅的問題,因此這個過程的主要目標就是要贏,而且多半會犧牲別人的利益。所以說這種困境會讓人非常不愉快。難道分配的依據就是看誰叫得最大聲,或看誰最有氣勢、最強大或最激動嗎?或是你會從情況去分析怎麼做最公平?

    6 你是順應狀況,還是超然於狀況外?

    氣勢的平衡點在哪裡?在尊重另一方的同時,你的立場何在?誰比較強勢,你和另一方想談成交易的意願有多高?是因為你想要這筆交易,還是你「需要」這筆交易?另一方只因為仗著自己規模大就表現得比較強勢?即便你的立場絕對站得住腳,你也有可能會不自覺地以為自己很弱小。無論是何種情況下,所採取的立場和獨立性(或依賴性)都會對談判有所影響。界限在哪裡?你應該做到什麼程度,又你是否真的會這麼做?

    7 你負責主導談判流程,或是你交給對方去帶領?

    你不希望自己看起來太具操弄性,但你又想要謀求自身的利益。也許你本來指望對方來主導這場會議,但事與願違。或事情發展總是不太對勁,你發現自己的利益並沒有被列入考量。沒有人知道現在是什麼狀況。這時你可以介入嗎?你有權介入嗎?什麼時候應該讓你的談判更有條理,又該怎麼做呢?(尤其是涉及到多層級和多方的談判事宜。)

    你如何把談判轉化為一種流程,你又該採取哪些步驟?假如流程出現停滯,你會怎麼做?

    當形勢愈來愈複雜,比方說利益變得更重要、更多方的人馬涉入,或是有人代表別人來談判時(畢竟這些人也會得到自身的利益),這七種困境會顯得更加嚴重。七大指南會提供一些解方,指引你如何處理這幾種困境。

    你是否察覺到談判中的動態?

    我列出的七種困境會左右各式各樣的談判情況,不過重點在於你有沒有察覺到這些困境、對談判動態有沒有自覺。「談判」這兩個字給人的普遍觀感,不能確切增強這種自覺意識。我一直覺得談判是個麻煩的名詞,因為它總是挾帶著負面的意義。

    很多人一聽到這個詞彙,腦袋裡就會浮現空洞的承諾,和市場裡那些攤販的叫賣聲。假如我問參加訓練課程的學員對談判對象的看法,一定有不少人會說他們根本不用談判,因為談判是其他人的工作,比方說業務員、會計經理、老闆、部門主管或專案經理等等。我經常聽到有人說「我不用談判,因為我從事的不是商務工作。」可見大家多半沒有意識到,自己其實一整天都在談判這個事實。

    事事皆談判

    我所謂的談判是廣義的。人與人之間只要是為了從A點到B點而進行的對話,且其中又牽涉到任何利害關係時,就我而言都算是談判。這種對話是重要的,因為任一方都會對其他方施加影響。

    從林林總總的對話裡我們可以經歷到這樣的動態;比方說應該商量某些期望,但經常談不出個所以然。

    有時在情緒高漲的氣氛中,利益共享,或相反。

    有時有人隱瞞資訊,或有人攤牌。

    有時必須權衡各個層面孰輕孰重並做出選擇。

    有時我們言不及義,事後才領悟到我們原本想說什麼,但因為情勢變得有點緊張,以致於我們沒能說出口。有時我們被情緒沖昏頭而說錯話,為此後悔好幾年。我們有時候覺得找不到出路,有時候會施壓於對方或給自己壓力。有時我們以為會贏,結果運氣太背。有時我們沒有意識到界限在哪裡卻又不敢拒絕。
    有時我們想介入卻沒有這麼做。我們發現討論或會議的方向完全走偏,卻沒有人介入。我們找不到理想的解決方案,我們受制於意志力。

    有時我們失去了信任,但還是繼續走下去。

    從努力爭取新業務的過程中也會看到這種動態在運作:一開始先用會談來探探路,接著提出方案,最後成交。整編團隊時、工作小組裡、啟動會議期間,或者是專案會議、工作範疇變更的商討、評估會議等等,都可以見到這種動態。

    有時大家準備統合,或已經在合作中。由某人領導別人,或必須做出決定,但你納悶會不會進行得太快,是否可以取得正確資訊。有時你想挑選其他方,組成聯盟,建立合夥關係。有時你正尋求創新,推出新創公司或發動募資。有時你打算接管公司,或正在縮減公司規模。

    隨時;隨地,你都在談判。

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    ◎更多精彩內容,請見:《精通談判藝術

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