• 只靠自己一個人,做什麼事都有極限

    28 8 月 2019 寶鼎出版

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    集合眾人智慧的實踐① 請別人幫忙寫下「工作表1」

    這裡假設你是一位負責管理十人團隊的課長,要思考「如何減少加班的狀況」。然而,以課長個人的等級,就算寫出「工作表1」試著思考整理,也一時想不出好提案。像這種時候,要像第二章所說的參考書籍,還是找人商量才好呢……?

    反正都要商量了,那就試著直接問苦於加班的當事人看看吧。

    這時候,如果你腦海中馬上浮現「就算問他們也沒用」這種想法,就代表你還沒辦法專注在下屬的優點。

    所以也就沒辦法「信賴」並將事情「交付」給對方,最後只會把事情都攬在自己身上,累到虛脫。還請實踐前面所介紹過的「紙一張」,讓這個階段過關。
    然後,身為課長的你召開了會議,將全體成員十人集合到會議室。如果是平常的你,在這樣的情況下會如何進行會議呢?再繼續往下讀之前,請先試著稍微思考一下。

    (暫停一下,想想如果是自己的話會怎麼做,再繼續往下讀)

    你會怎麼做呢?

    雖然這樣的事常有,但最糟的模式就是突然這樣問:

    「那麼,有誰想到什麼的就試著說說看吧。」

    在多數會議與開會時,通常主管開頭會說這樣的話,導致現場陷入沉默。氣氛一片尷尬,連一開始本來想說些什麼的人,也會因為這樣的氣氛而很難發聲。這跟「集合眾人的智慧」是天差地遠的狀況。

    「集合眾人的智慧」的第一步,就是要打造讓全部參加者都易於發言的場合。那麼,要如何做才能打造易於發言的場合呢?有三個重點:

    ①不要突然叫人發言
    ②不要叫人單獨發言
    ③不要只讓一部分說話大聲的人發言

    以這三點為前提,接下來將介紹「紙一張」會議術的做法。首先,主管說明開會的目的,比如「為了減輕整個課的加班情形,所以將大家集合在此」。接著,花五分鐘左右的時間,

    請參加的所有成員都寫下「紙一張」

    發給大家影印紙,折成一半的A5大小。然後教大家十六格的「工作表1」寫法。

    因為你前面已經重複寫過好幾次,所以應該很知道該怎麼說明了。

    順道一提,近年來還有在紙上書寫的習慣的商業人士愈來愈少,所以不要預設大家都會自己帶著綠、藍、紅色的簽字筆。你可以用經費購買全員份數的筆, 如果很難做到的話,用黑筆取代也無妨。

    主題請設定為「要怎麼做才能減少加班?」。然後先用三分鐘的時間,請大家寫出關鍵詞。結束這個步驟後,請提出三個問題,帶領大家進行用圓圈、三角形、方形來圈選。

    問題①:(先不管做不做得到)做了之後會最有效果的是哪個?
    問題②:看起來好做到、能夠輕易實行的是哪個?
    問題③:不只是自己,也能獲得職場同仁贊同的是哪個?

    不是所有主題都要使用相同問題,所以這邊的第三個問題和第二章中出現過的不同。這次是以「有效性」、「可行性」、「應用性」這三個觀點來排出優先順序。

    其他還有「哪個比較符合職場的氛圍?」的「親和性」、「哪個比較不花錢?」 的「經濟性」等考量。

    就像這樣,可以有很多問題的切入點。多寫個幾次之後,還請試著建立起專屬自己的問題組合。總而言之,像這樣寫下去的話,一定會被問到「要如何增加切入點?」這個問題,不過答案都一樣。

    集合眾人智慧的實踐②帶著「工作表1」開會、交談

    那麼,這裡繼續進行「紙一張」會議術的說明。前面已經解決了一開始的問題點:「不要突然叫人發言」。

    為什麼這樣會無法提出意見呢?理由很簡單,就是「因為沒有事先針對主題進行思考」。

    我想應該會有很多人想說「當然要在開會前先做好這件事吧」。但是,考量到成員每天都有許多其他業務要忙,大多數人都很難找出事先思考的時間。實際的情況就是這樣沒錯。

    正因為如此,才會要你在會議一開始留出這樣的時間。即使如此,也大概只要五分鐘到十分鐘左右,我提議將此納入流程是很現實的考量。

    那麼,大家完成「工作表1」後要做什麼呢?在這個階段,或許會有人覺得應該每個人輪流進行發表,不過還早呢。

    就像第二個問題點「不要叫人單獨發言」所列舉的,日本人十分不擅長個別發表意見。因此,在這裡再多加入一個動作吧。

    請將十人分成五人一組的二個小組(分成三組也OK)。

    然後,在各組中選出一個人擔任記錄。接著,用十分鐘左右的時間,讓各組成員分別發表自己的「三大減少加班提案」。請讓擔任記錄的人,事先多準備好一張十六格的「工作表1」。這樣一來,接下來只要將各成員的發言記錄下來就好了。

    很多時候,成員的發表內容相似度會很高,因為這就是大多數成員覺得「應該執行的對策」,它的優先順序也就會提高了。

    總而言之,藉由這個流程,只要聽了五個人發表的內容後再寫下來,就能決定一個小組的「三大減少加班提案」了。這樣的案例實際上也很多。當然,如果遇到無法做出決定的情況,就請回到基本的「重複提問」步驟來縮小範圍。

    藉著這個「以小組來統整」的步驟,就沒有必要突然叫人個別發言了。如此一來,不擅長在人前說話的人會更容易發言,平常只會把意見放在心裡、不發一語的參加者,也就能夠自然提出意見。

    如果覺得五個人還是太多,就再減少每組人數也沒關係。還請根據不同狀況,有彈性地進行調整,讓此步驟更容易實行。

    集合眾人智慧的實踐③在全體發表中,自然得出「結論」

    經過前面的步驟後,終於來到全體發表的時間。

    會議時間只經過了二十分鐘左右,十分有效率。在這個階段中,我們已經在二個小組中分別得出三個,一共六個減少加班的提案。因此,在全體發表的流程中,只要由擔任記錄的人發表就可以了。

    然後,這裡的訣竅也是「寫在紙上,將它可視化」。雖說如此,只寫在A4的紙上很難讓其它成員看到。在這裡就使用其它的方法吧。那就是「活用Power Point」。

    在Power Point 中做出「工作表1」,然後寫出各組別的「三大減少加班提案」就行了。這次的提案總共有六個,所以只要有八個框格就很夠用。

    然後,接下來就是「紙一張」會議術的重頭戲了,和藉著小組進行統整時相同,在很多情況下,不同的二組會提出類似的對策。

    這樣一來,第二組在講出類似第一組對策的瞬間,場內氣氛會為之一變。「原來如此,那我們接下來就採用這個對策吧」會像這樣當場形成共識,也就是所謂的「團結意識」。

    這就是「眾人的智慧」以可見的形式迸出結晶的瞬間。

    正是因為前面採用了「個別→組別→全體」的步驟,來反映並統整全員的意見,才能夠實際醞釀出這種氛圍。

    因為很明顯地是十個成員以同等重要性思考出的對策,所以甚至不需要再多做討論,寫出來的當下就能「形成共識」,而總共也才不過花了三十分鐘左右的時間而已。

    相反地,如果不經過這樣的流程,突然就要求別人發言,通常會演變成平常說話就很大聲的人開始單方面發表起來的情況。

    身為課長的你,就只能和說話大聲的人對話,剩下的成員就只好在一邊旁觀。像這樣開會的話不但沒有意義,也會很難形成共識。不過,也有很大的可能性是變成課長擅自做出結論,最後所提出的對策也根本無法實施的情況。

    為瞭解決第三個問題點「不要只讓一部分說話大聲的人發言」,還請依照這次所介紹的流程試著做做看。

    如此一來,就不會變成「有偏頗的智慧」,而是能真正如字面上所說的集合「眾人的智慧」。

    以上內容由寶鼎出版授權刊登,未經允許請勿轉載。
    ◎更多精彩內容,請見:《成功語錄超實踐!松下幸之助的職場心法

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