集合眾人智慧的實踐① 請別人幫忙寫下「工作表1」
這裡假設你是一位負責管理十人團隊的課長，要思考「如何減少加班的狀況」。然而，以課長個人的等級，就算寫出「工作表1」試著思考整理，也一時想不出好提案。像這種時候，要像第二章所說的參考書籍，還是找人商量才好呢……？
反正都要商量了，那就試著直接問苦於加班的當事人看看吧。
這時候，如果你腦海中馬上浮現「就算問他們也沒用」這種想法，就代表你還沒辦法專注在下屬的優點。
所以也就沒辦法「信賴」並將事情「交付」給對方，最後只會把事情都攬在自己身上，累到虛脫。還請實踐前面所介紹過的「紙一張」，讓這個階段過關。
然後，身為課長的你召開了會議，將全體成員十人集合到會議室。如果是平常的你，在這樣的情況下會如何進行會議呢？再繼續往下讀之前，請先試著稍微思考一下。
（暫停一下，想想如果是自己的話會怎麼做，再繼續往下讀）
你會怎麼做呢？
雖然這樣的事常有，但最糟的模式就是突然這樣問：
「那麼，有誰想到什麼的就試著說說看吧。」
在多數會議與開會時，通常主管開頭會說這樣的話，導致現場陷入沉默。氣氛一片尷尬，連一開始本來想說些什麼的人，也會因為這樣的氣氛而很難發聲。這跟「集合眾人的智慧」是天差地遠的狀況。
「集合眾人的智慧」的第一步，就是要打造讓全部參加者都易於發言的場合。那麼，要如何做才能打造易於發言的場合呢？有三個重點：
①不要突然叫人發言
②不要叫人單獨發言
③不要只讓一部分說話大聲的人發言
以這三點為前提，接下來將介紹「紙一張」會議術的做法。首先，主管說明開會的目的，比如「為了減輕整個課的加班情形，所以將大家集合在此」。接著，花五分鐘左右的時間，
請參加的所有成員都寫下「紙一張」
發給大家影印紙，折成一半的A5大小。然後教大家十六格的「工作表1」寫法。
因為你前面已經重複寫過好幾次，所以應該很知道該怎麼說明了。
順道一提，近年來還有在紙上書寫的習慣的商業人士愈來愈少，所以不要預設大家都會自己帶著綠、藍、紅色的簽字筆。你可以用經費購買全員份數的筆， 如果很難做到的話，用黑筆取代也無妨。
主題請設定為「要怎麼做才能減少加班？」。然後先用三分鐘的時間，請大家寫出關鍵詞。結束這個步驟後，請提出三個問題，帶領大家進行用圓圈、三角形、方形來圈選。
問題①：（先不管做不做得到）做了之後會最有效果的是哪個？
問題②：看起來好做到、能夠輕易實行的是哪個？
問題③：不只是自己，也能獲得職場同仁贊同的是哪個？
不是所有主題都要使用相同問題，所以這邊的第三個問題和第二章中出現過的不同。這次是以「有效性」、「可行性」、「應用性」這三個觀點來排出優先順序。
其他還有「哪個比較符合職場的氛圍？」的「親和性」、「哪個比較不花錢？」 的「經濟性」等考量。
就像這樣，可以有很多問題的切入點。多寫個幾次之後，還請試著建立起專屬自己的問題組合。總而言之，像這樣寫下去的話，一定會被問到「要如何增加切入點？」這個問題，不過答案都一樣。
集合眾人智慧的實踐②帶著「工作表1」開會、交談
那麼，這裡繼續進行「紙一張」會議術的說明。前面已經解決了一開始的問題點：「不要突然叫人發言」。
為什麼這樣會無法提出意見呢？理由很簡單，就是「因為沒有事先針對主題進行思考」。
我想應該會有很多人想說「當然要在開會前先做好這件事吧」。但是，考量到成員每天都有許多其他業務要忙，大多數人都很難找出事先思考的時間。實際的情況就是這樣沒錯。
正因為如此，才會要你在會議一開始留出這樣的時間。即使如此，也大概只要五分鐘到十分鐘左右，我提議將此納入流程是很現實的考量。
那麼，大家完成「工作表1」後要做什麼呢？在這個階段，或許會有人覺得應該每個人輪流進行發表，不過還早呢。
就像第二個問題點「不要叫人單獨發言」所列舉的，日本人十分不擅長個別發表意見。因此，在這裡再多加入一個動作吧。
請將十人分成五人一組的二個小組（分成三組也OK）。
然後，在各組中選出一個人擔任記錄。接著，用十分鐘左右的時間，讓各組成員分別發表自己的「三大減少加班提案」。請讓擔任記錄的人，事先多準備好一張十六格的「工作表1」。這樣一來，接下來只要將各成員的發言記錄下來就好了。
很多時候，成員的發表內容相似度會很高，因為這就是大多數成員覺得「應該執行的對策」，它的優先順序也就會提高了。
總而言之，藉由這個流程，只要聽了五個人發表的內容後再寫下來，就能決定一個小組的「三大減少加班提案」了。這樣的案例實際上也很多。當然，如果遇到無法做出決定的情況，就請回到基本的「重複提問」步驟來縮小範圍。
藉著這個「以小組來統整」的步驟，就沒有必要突然叫人個別發言了。如此一來，不擅長在人前說話的人會更容易發言，平常只會把意見放在心裡、不發一語的參加者，也就能夠自然提出意見。
如果覺得五個人還是太多，就再減少每組人數也沒關係。還請根據不同狀況，有彈性地進行調整，讓此步驟更容易實行。
集合眾人智慧的實踐③在全體發表中，自然得出「結論」
經過前面的步驟後，終於來到全體發表的時間。
會議時間只經過了二十分鐘左右，十分有效率。在這個階段中，我們已經在二個小組中分別得出三個，一共六個減少加班的提案。因此，在全體發表的流程中，只要由擔任記錄的人發表就可以了。
然後，這裡的訣竅也是「寫在紙上，將它可視化」。雖說如此，只寫在A4的紙上很難讓其它成員看到。在這裡就使用其它的方法吧。那就是「活用Power Point」。
在Power Point 中做出「工作表1」，然後寫出各組別的「三大減少加班提案」就行了。這次的提案總共有六個，所以只要有八個框格就很夠用。
然後，接下來就是「紙一張」會議術的重頭戲了，和藉著小組進行統整時相同，在很多情況下，不同的二組會提出類似的對策。
這樣一來，第二組在講出類似第一組對策的瞬間，場內氣氛會為之一變。「原來如此，那我們接下來就採用這個對策吧」會像這樣當場形成共識，也就是所謂的「團結意識」。
這就是「眾人的智慧」以可見的形式迸出結晶的瞬間。
正是因為前面採用了「個別→組別→全體」的步驟，來反映並統整全員的意見，才能夠實際醞釀出這種氛圍。
因為很明顯地是十個成員以同等重要性思考出的對策，所以甚至不需要再多做討論，寫出來的當下就能「形成共識」，而總共也才不過花了三十分鐘左右的時間而已。
相反地，如果不經過這樣的流程，突然就要求別人發言，通常會演變成平常說話就很大聲的人開始單方面發表起來的情況。
身為課長的你，就只能和說話大聲的人對話，剩下的成員就只好在一邊旁觀。像這樣開會的話不但沒有意義，也會很難形成共識。不過，也有很大的可能性是變成課長擅自做出結論，最後所提出的對策也根本無法實施的情況。
為瞭解決第三個問題點「不要只讓一部分說話大聲的人發言」，還請依照這次所介紹的流程試著做做看。
如此一來，就不會變成「有偏頗的智慧」，而是能真正如字面上所說的集合「眾人的智慧」。
以上內容由寶鼎出版授權刊登，未經允許請勿轉載。
◎更多精彩內容，請見：《成功語錄超實踐！松下幸之助的職場心法》
