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  • 簡報好,職場進階三級跳


    9 三月 2017 商周出版

    對的時間,講對的事,給對的人聽

    董事長親臨的商務場合

    以往遇到重要客戶,T公司的業務經理都會請董事長一起面見客戶,而公司的商務簡報也由董事長親自出馬。無論董事長講得好不好,客戶常會因為公司的誠意而下單,就這樣洪董擔任了許多年的業務簡報主講人。

    洪董心想,這樣下去不是辦法,自己也已經六十多歲,總不能每回商務簡報都親自上陣,於是開始計劃交棒。

    洪董對鄭經理說:「鄭經理,下次這種場合你找人上陣,不要再找我了,我在旁邊看就好。」

    「好的,謝謝董事長。」鄭經理準備自己上場。

    一次PCB(印刷電路板)的大客戶來廠訪問,對方的採購高階主管都到了,加上研發、製造、品保主管,好大的陣仗,未演先轟動,把公司的會議室擠得水洩不通,洪董坐在主位。

    鄭經理上台簡報,開場還可以,感覺游刃有餘,但講到第一段公司沿革時,竟然連產品的研發時期、公司營業額破紀錄的年分、哪一年在大陸設哪一個廠、產品特色等,都發生張冠李戴的情況。最令洪董不能接受的是,鄭經理將所有文字都放在投影片上照稿念,眼睛完全沒有看著客戶。

    洪董內心十分火大,忍住情緒不發作,他絕對不會在客戶面前罵自己員工。終於,二十分鐘無聊的簡報過去了,客戶哈欠連連,老闆臉色鐵青。

    洪董:「鄭經理,你聽我簡報應該有十五次了吧?怎麼還學不會,你到底有沒有準備啊?」鄭經理沉默不語。

    此後雖然鄭經理職位沒有被調整,但在業務部幾乎被冷凍,不僅升不上去,客戶也沒有任何調動。公司內部盛傳,在洪董面前黑掉,很難白回來。

    開一帖簡報課的解藥

    T公司為了提升同仁的簡報能力,人資部門聯絡上我,告訴我上述故事。我的簡報課程宛如救命仙丹,讓我好生緊張。我坦誠回答:「簡報課程不是解藥,但我會全力以赴。」

    隨後一星期,管顧與客戶提供詳細資料,讓我了解業務部門學員的狀況,以及他們的簡報實力。

    課程第一天,我認為情況並不理想。場地就在公司辦公室樓上的會議室,空間小,不容易進行小組討論。而且學員都十分忙碌,難以靜下心來上課。教室裡的投影機是臨時架上的,投影與螢幕距離短,講師走動時勢必會影響投影。整體而言,學員的程度普通,但是學習意願還算高。

    講師的工作就是如此,不管現場情況如何,都要努力完成所賦予的任務。就在第一天課程結束前,我發現了克莉絲汀。

    克莉絲汀是業務部的資深專員,擔任業務協理所有對外的聯繫窗口,大學畢業後在公司服務七年,由於沒有扛業績,很難往上晉升。她各方面條件都不錯,尤其是口條,但從來沒在正式場合簡報,業務協理沒聽過,老闆更不知道她的實力。

    也是因緣巧合,由於當天某業務不能來上課,她臨時候補進來,是全班最認真上課的學員。

    第一天下課前我公布說:「第二天的演練課,黃協理會全程參加,大家好好加油,千萬不要漏氣。」上次漏氣的鄭經理,剛好離職半個月了。

    演練那天,不僅黃協理在場,連洪董也現身教室,山雨欲來,學員們都好緊張。

    學員逐一上台演練,洪董並未露出笑容。雖然黃協理表示大家進步許多,但這句話沒從洪董口中說出,我也有些心神不寧。

    小專員的大簡報

    輪到克莉絲汀上場,她的投影片算普通,但其他強項全都顯露無遺,尤其是對數字的精準掌握。

    她用客戶聽得懂的語言侃侃而談,輕鬆說出公司近十年的進程、產品特色,包括哪一年有什麼重大突破、哪一年有什麼創新產品,全部如數家珍。

    最令人激賞的是,公司二○○八至二○○九年的業績成長率三十八%,在這個數字的詮釋上,她花了許多工夫研究,並嘗試在簡報中說明。

    她說:「請大家看一下公司的業績成長圖,或許會感到很意外,為何二○○八至二○○九年的成長率僅有三十八%,而其他年分都有五十%的成長?」此時,投影片將這個段落放大,隨後她接著說。

    「那一年我們的競爭者紛紛遇到衰退,A公司衰退××%,B公司衰退××%,全球PCB產業大廠,只有我們逆勢成長,而那一年發生了全球金融風暴。」我瞄了一下洪董,他終於笑了。

    克莉絲汀的簡報有幾個特色:

    誠懇自然的表達,看不出背稿的痕跡,雖然她的確準備了很久。

    對於數據的呈現,不是花時間製作精美投影片,而是強化論述能力。

    對於洪董想要聽什麼,她瞭若指掌。

    課程結束後,她分享了自己的手寫筆記本,裡面滿滿都是公司簡介的重點,她也把以前業務簡報的優缺點,全部記錄下來。老實說,她應該準備好多年了。

    該次簡報,克莉絲汀實至名歸榮獲冠軍。合照之後,我與人資協理、黃協理、管顧留下來跟洪董開會。洪董讚揚克莉絲汀的簡報,並認為這是該公司近十年來最佳的公司簡報。

    一個月之後,克莉絲汀調任業務部經管組副理;隔年集團年度大會,她用視訊,在全公司與總裁面前,簡報公司年度營運狀況,獲得超級好評。半年後,她接下當初鄭經理留下的空缺,調往大陸,負責華南市場。

    我一直覺得克莉絲汀的故事,未必是「醜小鴨變天鵝」,但我得到兩個啟發:簡報,是職場最不公平的競賽,對的時間、講對的事、給對的人聽,你隨時有機會翻身,反之亦然。做好準備,永遠不要說自己別無選擇,只要你是千里馬,就有可能遇到伯樂,除非你不是。

    福哥講評

    我在企業講授的簡報課程中,也曾遇到董事長臨時加入「旁聽」的情況,當天簡報表現極優異的那位學員,眾望所歸獲得演練比賽的冠軍。他是一位在公司服務超過十五年的經理,一直沒有再往上一階,而這場課程結束後,他就高升協理了!

    你從來不會知道,當你簡報時,誰會坐在下面。只有每一次都做好準備,才能掌握住稍縱即逝的機會!

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    ◎更多精彩內容,請見:《千萬講師的50堂說話課

    圖片來源:pixabay

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