• GTD ─ 用大腦來思考,而不是記事

    15 9 月 2020 寶鼎出版

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    GTD ─ 用大腦來思考,而不是記事

    為了不因遺忘而焦慮,可以給大腦外接一個行動硬碟,把重要的事情從不可靠的大腦裡挪過去。

    GTD─用大腦來思考,而不是記事

    很多人都有這樣的經歷:好像有什麼重要的事情沒做,但就是想不起來;到了第二天晨會上,老闆一問起,頓時感覺五雷轟頂,突然想起來了。早上上班,坐在計程車上,突然想到一個絕妙的主意,可是到了辦公室卻什麼也不記得了。
    遺忘讓時間管理失去了意義:連做什麼都忘了,還管什麼時間!是因為年紀大了,不中用了嗎?當然不是。

    瑞士巴塞爾大學的研究發現,遺忘是大腦的一種自我保護機制。大腦透過遺忘刪除一些不必要的訊息,從而騰出空間讓神經系統正常運轉。破壞這個過程可能會導致嚴重的精神疾病。

    這聽上去似乎令人感到安慰:原來「過目不忘」才是病啊!可是,有些事情明明很重要,卻也被刪除了,比如老闆交代的任務、突如其來的靈感、專案的關鍵節點等,這些都不能忘。

    那該怎麼辦呢?著名的時間管理人大衛.艾倫(David Allen)認為:可以給大腦外接一個「行動硬碟」,把重要的事情從不可靠的大腦裡「挪過去」。他在《搞定》(Getting Things Done)叢書中提出了一套「行動硬碟」式的時間管理方法—GTD(getting things done)。

    真有這麼神奇嗎?我自己用GTD管理時間已經有十幾年了,這套方法對我的幫助確實非常大。要想擺脫因遺忘而產生的焦慮,有一個最重要的祕訣:把所有的待處理事項全部從大腦中清除出去,讓大腦用來思考,而不是記事。這套方法有三個核心:收集、處理和回顧。

    第一,收集。

    我們需要一個「收集籃」,用來安放那些從大腦裡清除出來的事項。十幾年前,很多人會用小本子做收集,但小本子不方便檢索。如今已經是手機時代了,我們可以把所有事情收集到一些電子收集籃裡,比如Evernote。

    作為電子收集籃,Evernote做得很不錯:用戶收到電子信件,可以轉發給Evernote;讀到好的微信文章,可以分享到Evernote;看到一條有啟發的新浪微博,也可以發到Evernote ;在瀏覽器上看到一篇新聞,可以點擊Evernote 按鈕收集;在「得到」App裡聽了一本書,可以打開文稿同步到Evernote ;多看閱讀裡有很多讀書筆記,可以自動建立Evernote;突然迸發一個靈感,可以用手機端Evernote 的快捷鍵收集;收到一張名片,可以拍張照自動辨識到Evernote……

    清空大腦,把所有事情放入收集籃,這是GTD的第一步。

    第二,處理。

    清空大腦之後,就要處理收集籃了。在電梯裡、計程車上、等飛機時,一切零碎的時間都可以用來處理收集籃。

    在處理收集籃中的事情時,有以下六種做法。

    一、刪除。一時衝動放入收集籃,但事後看來無價值的事情,立刻刪除。

    二、放入「歸檔」目錄。有價值的資料,比如網路文章、「多看」筆記等,移到「歸檔」目錄中。

    三、放入「將來/可能」目錄。有些事情需要在某個時間去做,但不是馬上要做,比如寫一篇文章、讀一本書等,移到「將來/可能」目錄中。

    四、放入「等待」目錄。有些事情需要指派其他人完成,那就立刻指派,比如讓祕書訂機票等,然後移到「等待」目錄中,再增加一個到時提醒。

    五、放入「下一步行動」目錄。有些事情需要你親自完成,比如給老闆發送會議紀要、打電話給客戶做回訪等,移到「下一步行動」目錄。但是,如果是幾分鐘就能做完的事情,比如回覆一封信件,那就立刻回覆,不用再移動。

    六、建立「項目」目錄。有的事情,如果下一步行動會有很多步驟,這個行動就已經是一個項目了。所以,為項目建立一個專門的目錄,定期回顧處理。

    請記住這六種處理方式。一旦移出收集籃的事情就再也不要放回來。在大多數情況下,收集籃應該是空的。

    第三,回顧。

    收集是把事情從大腦中清空,處理是把事情繼續從收集籃裡清空,然後就是回顧了。比如,早上開始一天的工作之前,先想一想:今天要幹什麼?打開「下一步行動」目錄,一件一件做就好了。

    如果「下一步行動」目錄是空的呢? 恭喜你。這時可以看看「項目」目錄裡的事情有沒有新進展;﹁將來/可能﹂目錄裡有沒有值得做的事情;「等待」目錄裡的事情,別人是否已經完成。如果這些都完成了,太好了!但也可能是因為你太過空閒,找點事情放入收集籃吧,然後,隨時回顧、每天回顧、每週回顧。

    GTD 這是一套「把大腦用來思考,而不是記事」的時間管理方法,透過借助外部工具(例如Evernote)第一步清空大腦,把所有事情放入收集籃;第二步處理收集籃,把事情按照刪除、歸檔、將來/可能、等待、下一步行動、項目的方法歸類;第三步隨時回顧、每天回顧、每週回顧,從分類中提取需要完成的事情,然後行動。GTD可以消除焦慮,讓我們專注於思考和解決問題。

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