為了不因遺忘而焦慮，可以給大腦外接一個行動硬碟，把重要的事情從不可靠的大腦裡挪過去。
GTD─用大腦來思考，而不是記事
很多人都有這樣的經歷：好像有什麼重要的事情沒做，但就是想不起來；到了第二天晨會上，老闆一問起，頓時感覺五雷轟頂，突然想起來了。早上上班，坐在計程車上，突然想到一個絕妙的主意，可是到了辦公室卻什麼也不記得了。
遺忘讓時間管理失去了意義：連做什麼都忘了，還管什麼時間！是因為年紀大了，不中用了嗎？當然不是。
瑞士巴塞爾大學的研究發現，遺忘是大腦的一種自我保護機制。大腦透過遺忘刪除一些不必要的訊息，從而騰出空間讓神經系統正常運轉。破壞這個過程可能會導致嚴重的精神疾病。
這聽上去似乎令人感到安慰：原來「過目不忘」才是病啊！可是，有些事情明明很重要，卻也被刪除了，比如老闆交代的任務、突如其來的靈感、專案的關鍵節點等，這些都不能忘。
那該怎麼辦呢？著名的時間管理人大衛．艾倫（David Allen）認為：可以給大腦外接一個「行動硬碟」，把重要的事情從不可靠的大腦裡「挪過去」。他在《搞定》（Getting Things Done）叢書中提出了一套「行動硬碟」式的時間管理方法—GTD（getting things done）。
真有這麼神奇嗎？我自己用GTD管理時間已經有十幾年了，這套方法對我的幫助確實非常大。要想擺脫因遺忘而產生的焦慮，有一個最重要的祕訣：把所有的待處理事項全部從大腦中清除出去，讓大腦用來思考，而不是記事。這套方法有三個核心：收集、處理和回顧。
第一，收集。
我們需要一個「收集籃」，用來安放那些從大腦裡清除出來的事項。十幾年前，很多人會用小本子做收集，但小本子不方便檢索。如今已經是手機時代了，我們可以把所有事情收集到一些電子收集籃裡，比如Evernote。
作為電子收集籃，Evernote做得很不錯：用戶收到電子信件，可以轉發給Evernote；讀到好的微信文章，可以分享到Evernote；看到一條有啟發的新浪微博，也可以發到Evernote ；在瀏覽器上看到一篇新聞，可以點擊Evernote 按鈕收集；在「得到」App裡聽了一本書，可以打開文稿同步到Evernote ；多看閱讀裡有很多讀書筆記，可以自動建立Evernote；突然迸發一個靈感，可以用手機端Evernote 的快捷鍵收集；收到一張名片，可以拍張照自動辨識到Evernote……
清空大腦，把所有事情放入收集籃，這是GTD的第一步。
第二，處理。
清空大腦之後，就要處理收集籃了。在電梯裡、計程車上、等飛機時，一切零碎的時間都可以用來處理收集籃。
在處理收集籃中的事情時，有以下六種做法。
一、刪除。一時衝動放入收集籃，但事後看來無價值的事情，立刻刪除。
二、放入「歸檔」目錄。有價值的資料，比如網路文章、「多看」筆記等，移到「歸檔」目錄中。
三、放入「將來／可能」目錄。有些事情需要在某個時間去做，但不是馬上要做，比如寫一篇文章、讀一本書等，移到「將來／可能」目錄中。
四、放入「等待」目錄。有些事情需要指派其他人完成，那就立刻指派，比如讓祕書訂機票等，然後移到「等待」目錄中，再增加一個到時提醒。
五、放入「下一步行動」目錄。有些事情需要你親自完成，比如給老闆發送會議紀要、打電話給客戶做回訪等，移到「下一步行動」目錄。但是，如果是幾分鐘就能做完的事情，比如回覆一封信件，那就立刻回覆，不用再移動。
六、建立「項目」目錄。有的事情，如果下一步行動會有很多步驟，這個行動就已經是一個項目了。所以，為項目建立一個專門的目錄，定期回顧處理。
請記住這六種處理方式。一旦移出收集籃的事情就再也不要放回來。在大多數情況下，收集籃應該是空的。
第三，回顧。
收集是把事情從大腦中清空，處理是把事情繼續從收集籃裡清空，然後就是回顧了。比如，早上開始一天的工作之前，先想一想：今天要幹什麼？打開「下一步行動」目錄，一件一件做就好了。
如果「下一步行動」目錄是空的呢？ 恭喜你。這時可以看看「項目」目錄裡的事情有沒有新進展；﹁將來／可能﹂目錄裡有沒有值得做的事情；「等待」目錄裡的事情，別人是否已經完成。如果這些都完成了，太好了！但也可能是因為你太過空閒，找點事情放入收集籃吧，然後，隨時回顧、每天回顧、每週回顧。
GTD 這是一套「把大腦用來思考，而不是記事」的時間管理方法，透過借助外部工具（例如Evernote）第一步清空大腦，把所有事情放入收集籃；第二步處理收集籃，把事情按照刪除、歸檔、將來／可能、等待、下一步行動、項目的方法歸類；第三步隨時回顧、每天回顧、每週回顧，從分類中提取需要完成的事情，然後行動。GTD可以消除焦慮，讓我們專注於思考和解決問題。