• 沒排行程,不等於閒閒沒事幹

    13 3 月 2019 采實文化

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    圖片來源/pixabay

    如果你認為有必要讓自己看起來很忙,以充實的行程表向世界證明你很重要,那麼就會一直想把行程塞滿,覺得什麼事可能有趣就列到行程表上,有空檔就答應別人提的事項。人們希望自己能被列進副本轉發名單,沒受邀開會就不爽,並非真心希望行程表有空白,一旦出現了空白時間,便立刻拿起手機查看信件和訊息。

    伊迪絲.華頓對人性有一針見血的觀察。2她在一九二七年的小說《暮光之眠》中挖苦對空白的恐懼,故事裡忙碌的女主角寶琳.曼福德(Pauline Manford)永遠有開不完的會,要是與幫傭見面和參加慈善委員會之間有十五分鐘空檔,就趕忙塞進新迷上的靈性追求活動,任何一小時的空白「彷彿世界匆匆前進把她拋下」。光是想到世界沒有自己也會運轉,她「就感到頭腦發昏」。

    傑夫並不是這樣想,「就算我的行程表很空,也不表示我閒閒沒事幹。」

    依賴會議的管理文化有其機會成本。當大家整天都安排開會,就會等到開會時才做決定,而那時間可能離現在還很久,畢竟其他人也有一堆會議要安排。傑夫寧可授權給一起共事的金頭腦,讓他們依照具體目標自行做決定(這恰巧也是《全新一分鐘經理》的建議),而且大家必須留出空檔以便找得到人。他沒有成天開會,其他人知道有事可以打電話或直接過去找他,而他已在飛機上做了需要完整時間專心處理的工作,所以歡迎別人臨時過來談談。

    傑夫沒有成天開會,所以有餘裕處理員工臨時提出的問題,即使是重大問題也沒關係,來者不拒。從本質來看,開會其實額外浪費了很多時間。無論一場會議需要處理多少事,通常會安排三十至六十分鐘,而且開會前後的時間容易被浪費,比如某人上午十點要開會,大概從九點四十五分開始就不會做需要費神處理的事,而開完會後又會進行例行公事:查看信箱,順便瞄一下喜歡的應用程式,因此一小時會議很容易占掉九十分鐘。如果下一小時又有另一場會議,兩場會議之間大概只有不到三十分鐘可用。

    這本身形成惡性循環。別人認為你沒開會就不會工作,所以靠排定會議逼你完成工作。他們把事情留在會議上講,原因是認為你不會讀信,而不讀信的原因在於你要開很多會,多數信件都是在排定會議。

    為了打破惡性循環,你必須有意識地不把行程排太緊。傑夫說:「這跟水一樣,有空隙就會流過去。你必須很勤勞地說:『今天不行。』」他會向人表示彼此不必會面;如果認為別人能把事情處理好,則婉拒開會的提議;別人不必預約就能直接打電話給他;如果是在走廊上碰到時談個五分鐘即可解決的事,就不要約兩天後一起開三十分鐘的會來處理。

    這些做法也許有些冒險,但傑夫發覺看似不太忙還不錯,並且有意外的好處,例如:別人會向他提新專案。事實上,當初母公司之所以把全球業務分派給傑夫,正是因為他看起來好像有餘裕應對。

    每個人都能把時間塞滿,但有些高手選擇不要塞滿─無論在工作或家中都一樣。傑夫說:「重要的不只是說『好』,還有說『不』。」

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    ◎更多精彩內容,請見:《要忙,就忙得有意義

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