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  • 5W2H法 ──集齊七個問題,讓思維更縝密


    31 1 月 2019 寶鼎出版


    圖片來源/pixabay

    5W2H法是很有效的思考工具,能夠步驟化、流程化的進行思考,從而更縝密的找到問題,變革創新,分配任務。

    老闆交給某員工一個任務:推進公司不慍不火的「前員工俱樂部」的營運。該員工接到任務後,把「前員工俱樂部」六個字寫在心智圖的中央,然後腦海中就一片空白,不知如何開始。他把下屬小李叫來:「你先幫我調查前員工俱樂部的現狀吧。」小李領命走了。三天之後,老闆問起來,他去催小李。小李說:「啊,這麼著急?我現在就去!」他這才意識到,居然沒交代小李何時反饋。

    為什麼會這樣?平時思維似乎很縝密的員工,怎麼會「一片空白,瞻前不顧後」了呢?

    思維縝密,是個很難界定的概念。事情都做完了嗎?差不多了。什麼叫「差不多了」?因為很難界定,所以容易犯錯,容易疏漏。清單上有17件事,完成了15件,這才是縝密。想讓思維更縝密,需要一個步驟化、流程化的思考工具──5W2H。

    5W2H是最常見的七個問題:Why(為什麼),What(是什麼),Where(在何處),When(在何時),Who(由誰做),How(怎麼做),How Much(要多少)。把這七個問題放在一起問,確實能彌補思考問題的疏漏。

    舉個例子,「小張,把這份報告複印一下」。複印幾份?什麼時候要?複印完交到哪裡?

    用5W2H法重新整理一下。

    Who:小張。
    What:做什麼?複印報告。
    How:怎麼做?用高品質複印。
    When:何時交?下班前。
    Where:交到哪兒?總經理辦公室。
    How Much:複印多少?兩份。
    Why:為什麼這麼做?給客戶做參考。

    重新整理之後,可以這麼說:「小張,請你將這份報告複印兩份,於下班前送到總經理辦公室交給總經理。請留意複印的質量,總經理要帶給客戶做參考。」這是不是縝密多了呢?

    5W2H法,又叫「七何分析法」,它的步驟化、流程化,就像醫生拿著檢查板,面對患者,一項項打勾:血壓,達標;心律,達標;血糖,達標。最後收起檢查板,微笑著對患者說:「你恢復得很好,很快就可以出院了。」

    回到最初的案例。具體應該在哪些場景,如何利用5W2H的檢查板,讓思維更縝密呢?可以試試下面三種用法。

    第一,用5W2H法找到問題。

    下屬反映:前員工俱樂部最近不慍不火。要搞明白這個問題,可以拿起5W2H檢查板一一檢查。

    What:前員工俱樂部的互動愈來愈少。
    Where:微信群裡的發言數量減少。
    When:最近三週,尤其是最近一週。
    Who:都不怎麼發言了,尤其是以前最活躍的幾個人。
    How Much:五百人的群組,過去每天有一千條以上的發言,現在降到了每天幾十條。
    Why:這可能是因為群組成員各方面水準高低不一,話題價值不同,愈來愈多的人感覺疲累。

    這樣,就把「前員工俱樂部最近不慍不火」這個問題具體化了。

    第二,用5W2H法變革創新。

    站在心智圖前,面對中央的「前員工俱樂部」六個字,開始用5W2H法,圍繞七個問題層層展開。甚至可以試著就這七個問題中的每一個問題,繼續深入四個層次,尋找創新機會。

    比如Why:建立「前員工俱樂部」的原因是什麼?

    第一層深入:因為要和前員工保持聯繫。
    第二層深入:為什麼要和前員工保持聯繫?因為希望前員工幫助推廣產品、推薦員工、給新產品提意見等。
    第三層深入:有更合適的實現這些目標的方法嗎?有。比如,邀請其中一些真正有影響力、有能力的前員工做「榮譽顧問」。
    第四層深入:為什麼這麼做更合適?因為避免了很多無效溝通。

    所以,該員工在「前員工俱樂部」的基礎上,設計了更有效的「榮譽顧問」計畫。

    第三,用5W2H法分配任務。

    「小李,幫我調查一下前員工俱樂部的現狀,明天向我匯報。」這是3W。

    如果想更縝密一些呢?

    「小李,老闆希望改善前員工俱樂部的營運,你先幫我調查一下現狀,列出十條優點、十條缺點。明天下午四點到我辦公室匯報。你可以找小張幫你一下。」這就是5W2H。

    【KEYPOINT】5W2H法
    5W2H是常見的七個問題:Why、What、Where、When、Who、How和How Much。5W2H法並不複雜,卻是步驟化、清單化管理思維的典型代表,能夠使我們更縝密的找到問題,變革創新,分配任務。

    以上內容由寶鼎出版授權刊登,未經允許請勿轉載。
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