孫正義一次OK的社內簡報術:3分鐘一舉過關!

圖表在「左」, 文字在「右」

圖表與文字不宜「縱向」排列

圖表與文字要如何擺放呢?


【圖16-1】

這也是做出簡單易懂投影片的重要關鍵之一。一般常見的擺放方式是【圖16-1】那樣,將圖表與內容縱向排列。我想這樣排列的用意是為了讓圖表看起來大一點,事實上這種排列方式並沒有考慮到看圖的人。

人腦的功能分為右腦管視覺影像,左腦負責理解文字資訊等邏輯,也就是說,影像與文字資訊採取「左右」=「橫向」排列的話,腦在處理這兩種資訊時,會比「上下」=「縱向」排列更流暢。

那麼,圖表與關鍵訊息該分別擺在左右的哪邊最好呢?


【圖16-2】

答案是「圖表=左」、「關鍵訊息=右」。因為進入左眼的資訊是交給右腦、進入右眼的資訊是交給左腦處理【圖16-2】,圖表擺在左邊的話,就能夠送到擅長處理視覺影像的右腦,關鍵訊息擺在右邊的話,就能夠送到擅長處理文字資訊的左腦,這樣子腦就可以瞬間掌握雙方內容。


【圖16-3】

實際比較這種排版方式之後,你將有更深刻的體會。【圖16-3】的兩張投影片,哪一張能夠更快速地進入腦袋呢?應該是圖表在「左」、關鍵訊息在「右」的配置方式吧。

利用「倒L」引導視線

另外還有一個讓投影片更容易看懂的重點。在此希望各位記住「倒L法則」。

人類看東西時為了掌握全貌,眼睛會Z字形移動視線。事實上還有一個比Z字法則更快速掌握全貌的方式,就是「倒L法則」。

因此,【圖16-3】左邊的投影片繼續進化,得到的就是【圖16-4】。改變的是關鍵訊息。將「因為來客數減少所以有待因應」的內容分解成「來客數減少」與「有待因應」兩個句子,並以倒三角形符號顯示兩者之間的因果關係。


【圖16-4】

首先,將關鍵訊息分割成兩個,可以減少字數,也更容易一眼看懂;再者「圖表」→「關鍵訊息①」→「關鍵訊息②」可利用「倒L法則」引導視線移動,變得更容易看懂。這張投影片最想表達的就是「有待因應」這則訊息。而訊息已經以「倒L」的最短路徑輸入決策者的腦子裡了。

另外還有一點需要各位注意。
就是連接關鍵訊息的符號請勿使用箭號(↓)。因為使用「箭號(↓)」
看起來像是在表示「增減」,往往容易造成誤會【圖16-5】。


【圖16-5】

這種時候一定要使用倒三角形符號(▽)。使用這個符號,既不會被誤解為「增減」的意思,也能夠明確顯示「也就是說」、「要說原因的話」、「所以」等邏輯上的因果關係。

此外,請把倒三角形符號設定為灰色,不要使用繽紛的顏色。如果使用紅色或藍色,就會給人正面或負面的印象,恐怕會將決策者導向錯誤的方向。

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