如何寫？關鍵在溝通，而非賣弄
網路的發達，改變了商業環境，其中最大的變化就是交易無國界，也無資源的差異。每個人都可以隨時上網找想賣的東西，也可以販賣別人想要的東西。因此，越來越多人都有這樣的疑惑：「我在美國網頁上看到一個好炫的產品想引進台灣賣，但我英文不好、不會寫信怎麼辦？」
其實，商用英文不是真正的英文，而是一種溝通工具。寫作時不該賣弄英文能力，而是得用對方最容易理解的用字和語彙，在最短的篇幅內傳達想要表達的事。
例如，寫信時，就必須考量對方和你的關係、文化背景、對方公司的專業職務等，來思考信件中使用的文體，也要盡量避免使用過時的片語，注意遣詞用字等等。到底，寫一封英文信應該注意哪些步驟與環節呢？
成功的商用書信寫作
第一，落筆前先想，寫這封信要達成什麼目標？
與對方聯絡、洽談商務時，要先擬定一個清楚的目標（例如是為了報價、詢價或申訴等），釐清寫這封英文信的目的。 接著，要規劃一下要花多久時間寫這封信，並想想看要寫什麼樣的內容，以及要寫多少字，最後把想到的寫進信裡。
第二，這封信你要寫給誰，該用什麼樣的語氣？
當我們寫信向廠商詢問報價或聯絡廠商時，要先了解閱讀信件的人可能會是誰，信中只能寫相關的資訊。
當然，用語也要保持客氣和禮貌。同時也要注意，信中的用語要使用對方適應的風格和筆調（要思考一下對方與你的關係為何），同時最重要的是，先了解對方或對方公司的專業職務，也就是了解對方公司內部、外部的階層。
接著，必須考量對方對信中主題有多麼熟悉（例如想想對方的文化背景、年齡、性別，也要避免信中的用詞帶有性別歧視的意涵）。
第三，選擇正確的語言
聯絡的內容要言簡意賅，不要過度冗長。信中每一句約15 到20 個字，每段約7行到8行，甚至只有3到5行也無妨。
建議使用簡單的日常英語，避免使用專業行話、縮寫和複雜的短語。同時要注意不要重複使用單字和片語。使用片語的時候，也須注意使用正確的片語開頭和結尾。此外，文法、拼字與標點符號的使用，更得多加留意。
最後，評估、修訂和寄出
當內容準備就緒之後，記得留點時間重新檢視信件格式、語言是否有誤？內文的風格是否恰當？最好可以把信件大聲唸出來，確認一下文字的流暢度。最後確認一下文法、標點符號和拼字有沒有錯誤。
寫作文體分三類，根據對象決定
英文書信共有三種主要的寫作形式，即正式、標準、非正式。
大部分的商用書信使用的是標準形式，然後再根據你的聯絡對象，加入其他兩種形式的元素。
至於哪一種書信寫作的風格最好？其實還是要根據你的聯絡對象來決定。要注意的是，內容可別寫得太正式，也不能寫得太過隨便，必須拿捏恰當，保持你的專業程度。
正式商業書信寫作文體
正式的商業書信寫作文體種類很多，例如法律上的契約必須使用正式的語言，也要避免使用過時的片語。信件內容必須用詳細且縝密的說明，利用客觀且間接委婉的語調，非常有條理的闡述內容。在文法與標點符號的運用上，也必須完美無缺。
標準商業書信
在標準的商業書信中會使用專業用語，其中再搭配較淺顯易懂的短語，也要注意不可以使用太多的正式語彙。書寫風格上，可以採用稍微個人和直接的風格，內容要有條理，當然在文法與標點符號的運用上也不可以有錯。
非正式電子郵件
至於非正式的電子郵件，可以採用非正式的語言，不妨透過會話的形式來表達，內容也可以搭配一些日常用語。在信件的風格上，不妨添加一些個人風格，或許可以比較貼近讀者，詞彙用語的使用上可以不那麼拘謹。基本上，信件內容可以稍微接受不是那麼完美的文法與標點符號運用。
簡短格式書信
若是格式比較簡短的書信，須注意信件內容要前後一致，而且這種簡短格式千萬不可以用在正式的書信。想要寫好一封簡短格式的商用英文書信，必須清楚表達你想要傳遞給對方的訊息，並且在主題上，找出能和對方協調的寫作方式和筆調。
本文授權刊登自大是文化/ 林奇臻《商用英語立可貼：上網開店、網拍、揪團購、甚至開公司，報價、詢價、殺價、訂約收錢，就算菜英文，複製貼上就搞定 》
圖片來源：FirmBee