愛請假的部屬，「數字勸告」會有效
【案例】
總務課的細川課長在早會中，對公司全體員工呼籲：「現在流行性感冒非常嚴重。請大家務必各自做好健康管理。」但是員工都沒有認真聽，或許是因為一大早的緣故，甚至還有人打呵欠。
如果是你，為了讓全體員工認真做好健康管理，會怎麼說呢？
深澤：在上一節我們舉了業務主管的例子，這次則是準備人事總務主管的勝負關鍵來當問題。不過看樣子，員工似乎都沒認真聽細川課長說話。究竟要怎麼做，才能把
自己想說的話傳達出去呢？
【清水先生這樣想……】
必須向員工傳達會令人感到意外的訊息。我認為身為總務課主管，細川課長說的話非常重要，但這些話卻沒有傳達到員工耳裡。
理由就是因為，這些都是不用說、大家都知道的事情。
清水：老師，我的回答如何？
深澤：你的意見非常好。的確，做好健康管理是理所當然的事。身為總務課主管，對員工傳達重要的訊息時，就是他的關鍵時刻。所以你的意見是，在這時候，不能光說那些大家都知道的事，對吧？那麼你所謂「會讓人感到意外的訊息」，具體來說是什麼呢？
清水：老實說，我還真無法明確說出是什麼。
【深澤老師這樣想……】
其實，完全不需要想什麼讓人感到意外的訊息，反而要加入讓人感到這件事對自己來說很重要的事。以這次的案例來說，就是用數字傳達，如果一個人請假一天，會對公司整體業績造成什麼樣的影響。
比方說：「最近流行性感冒大為肆虐，請大家務必各自注意健康管理。以我們公司來說，如果一天有一個人請假，理論上將造成 10 萬日圓的損失，因此，請假的人就必須在別的地方做出補償。如果請假 3 天的話，就是 30 萬。也就是說，可能是好幾個人的薪水。
我們總務課預計，將以數字掌握員工請病假的狀況，並反映給人事課。不過，畢竟大家都是人，也有不得已的時候。如果身體不舒服請病假，就會造成這種狀況，所以請大家把這件事放在心上，每天注意自己的健康管理。」
清水：這樣的傳達方式的確比較好。我想連讀者都能非常了解。但是，在這個案例中的概算 10 萬日圓，這個數字是怎麼來的呢？
深澤：請先思考以下問題。有一種玩具，一個月可以賣 324,000 個。請以具體且具真實性的數字來表達，並讓小學生能把這件事當作是自己的事來思考。
清水：用數字讓小學生把這件事當作自己的事⋯⋯？所以意思是要盡量使用具體，且讓當事者有感覺的數字嗎？
1 個月 可以賣 324,000 個
1 天 可以賣 324,000÷30＝10,800 個
深澤：沒錯，就是這麼一回事。就算是同一件事，但只要用除法，就會給人完全不一樣的感覺。不過，對小學生來說，可以賣10,800 個，這個數字還是太大、太難想像。對他們來說，10,800 個這個概念，缺乏真實性，也就是說，比較難把這件事當作自己的事來思考。
1 天 可以賣 324,000÷30＝10,800 個
1 個小時 可以賣 10,800÷24＝450 個
1 分鐘 可以賣 450÷60＝7.5 個
1 秒鐘 可以賣 7.5÷60＝0.125 個
清水：這麼說的話，只要如此計算就可以得到具真實性的數字。也就是說，1 秒鐘可以賣 0.125 個。
深澤：如果滿分是 100 分，你頂多可以拿 50 分吧。逐步把數字縮小的做法很好，可是 0.125 這個數字，對小學生來說，容易理解嗎？所以，我們不妨再稍微花點功夫。
1 秒鐘 可以賣 7.5÷60＝0.125 個
8 秒鐘 可以賣 0.125×8＝1 個
如果是 8 秒鐘這個數字，小學生比較容易懂，也能夠想像；而且，賣出 1個的數量，也一樣好理解。這種表現方式，也能讓小學生把這件事當成自己的事。
清水：經老師這麼一說，的確有很多表現方法都是這樣。以前就曾經有一個信用卡的電視廣告，使用過類似的數字來表達。
深澤：你說的是「樂天卡」吧。沒錯，他們的廣告台詞就是像這樣，用「每 8 秒鐘就有 1 個人申請」，來向觀眾廣告、宣傳。對一般大眾來說，就算聽到：「1 個月有好幾十萬件的信用卡申辦」，印象大概也模模糊糊，沒有具體概念。所以，樂天卡便以完全相同的思考方式，把數字轉換成一般大眾能將這件事，當作自己事來思考的數字，並且用在電視廣告的勝負關鍵裡。
接下來，我們就用這個概念，回頭看本節的問題。會造成 10 萬元的損失是怎麼計算出來的？事實上，這個思考方法在本書已經出現很多次。如果光看 1 個人向公司請假 1 天，無法找到問題的關鍵。所以我們要把現實中可能發生的事⋯⋯
清水：以極端的方式來思考！
深澤：沒錯。比方說，這個公司的所有員工都感冒，明天都會請病假。這麼一來，公司便無法運作，必須停工一天。請思考，如果真的發生這種狀況，公司將產生多少損失。
清水：真有趣！這麼一來，會損失一天的營業額，但如果是帶薪假的話，就跟全公司員工都要上班時是一樣的開銷。換句話說，就是和平常一樣，會產生人事費用的支出。
深澤：畢竟這不是發表決算報告，也沒有什麼正確答案，所以只要大致上概算一下就行。例如損失是1,000 萬日圓，全公司總共有 100 位員工的話，那麼，一個人平均就會產生 1,000 萬日圓÷100位＝10 萬日圓的損失。接著，把這數字以「休息 3 天＝好幾個人的薪水」來表現，讓員工能切身了解數字的涵義。
清水：我突然在通勤電車上，經常可以看到某高額彩金獎券的廣告，廣告把頭獎金額的 6 億日圓，換成以下數字呈現：年收入 2,000 萬日圓×30 年
深澤：這確實是很厲害的廣告手法。畢竟 6 億日圓實在太大，沒什麼真實感，但如果以年收入 2,000 萬日圓來計算，就是持續領 30 年的金額。用這種方式表達，感覺更有吸引力。這也是一個在勝負關鍵，妥善利用數字力量的最佳案例。
本文授權刊登自大是文化/ 深澤真太郎《下指令用數字，凸槌部屬變到位：部屬常跟你說做不完、辦不到？把工作量化管理，再混的人都能精準到位》
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