不是因為倒楣！ 八成以上是因為沒先協調
我在殼牌石油公司上班時，一個星期五的傍晚，一位和我交情不錯的代理商告訴我，我負責的一家代理商倒閉了。而這家倒閉的客戶才剛向我們下訂不少汽油和輕原油，而且交貨日期就是訂在隔週一。能夠在出貨之前先得知這個消息，真是不幸中的大幸。但是，這麼一來我們就會有大量的庫存，而且出貨的車輛都早已經安排好了。
雖然出貨日就是隔週一的下午，但我認為要利用星期六和星期日，為這些汽油、輕原油找到新主人並不難。我的方法就是，聯絡現有的客戶，找到願意承接這批貨的公司，這樣我們還能無庫存，也不必取消已調度好的車輛。
因為星期五的傍晚主管外出，不會再回到公司，我就想「與其去煩主管，不如我先善後，星期一再向主管報告即可」，所以就逕自採取行動。到了星期一時，我認為自己救球救得很漂亮，所以得意洋洋的向主管報告整件事的經過及處理方式。
沒想到，主管立刻質疑我：「你為什麼不向我報告？星期五的晚上、星期六、星期日，只要你想跟我聯絡，應該都可以聯絡到我。」他一臉鐵青的說：「你不說，會讓人懷疑你是不是隱瞞了什麼更嚴重的問題。如果有人懷疑你用了什麼不正當的手法處理這件事，我也很難為你作擔保。」
原本以為替公司解決了一個大問題，至少會得到主管的肯定。雖然我早已覺悟會被唸幾句，卻沒想到略過一個事前告知，有可能造成極大的失誤。如果是用高夫球比喻的話，就是救球不成，反而讓球掉進了沙坑裡。幸好，主管最後還是放我一馬。
█ 事態越緊急，越需要先協調
但當時的我還自我安慰的想：「一定是因為星期一，主管心情不好，我才倒楣掃到了颱風尾」。直到自己有了下屬之後，才明白那時主管並不是心情不好，才數落我的不是。在有角色分工、階層之分的組織工作，未經主管許可就私自行動，是違反規定的。
那個時候主管之所以會責備我，是因為我違反了身為專業工作者的基本原則─「事態惡化時，更應該要按部就班的與各相關人士協調，當然這也包括主管」。
遇到突發狀況時，多數人的想法多半與我當時一樣，認為事態緊急就必須立即處理，根本顧不了其他；尤其認為，通報或事先溝通，肯定會耗費許多時間。但是，公司其實都有處理緊急狀況的快速應變流程。而且，正因為在組織裡，所有工作都要互相配合，更得在第一時間通知相關人員，才能發揮組織最大效率。
回過頭來看，事發當下我其實還有另一個更聰明的解決方法：向主管報告倒閉訊息，提供我的處理方式給主管參考，等待他的指示。
換言之，即便自己有解決問題的好點子，也該先尋求主管的同意，再採取行動。這是職場上的原則，也等於是一種協調。
我這麼說絕非官僚或高唱形式主義，而是因為，在組織中擁有支配資源的最大權限一定是管理者，而善於利用所有資源解決問題，正是一流工作者的做事原則。
我知道有些人對自己的工作表現有自信，也很有想法，這種人工作時多半也很積極，這些都是優點。但若太過強勢，就很容易和周圍的人產生摩擦，讓人反感。
協調就是在事前，多一道設法達成共識的手續，讓衝突、摩擦減少至零的系統。換句話說，要在盡量不得罪人的情形下，實現自己的創意或嶄新的點子。
不過也想鼓勵大家，真正傑出的人才，不該因為擔心得罪人，就不敢挑戰別人沒有做過的事情。我認識許多前輩，就是因為甘冒這樣的危險，不畏懼衝突和摩擦一路走過來，才能成為這麼優秀的企業家。
世界標準的協調技術─十大須知
1.「協調」不是必要之惡，而是讓組織動起來的正當必要技術。
不論是日本或歐美國家，在經貿、國際政治的舞台，許多重大的事項都是經由協調決定的。有人誤把協調視同在公司內搞政治或賄賂而加以否定，但想成為世界一流的精英，更要學會「世界標準的協調技術」。
2. 用人情喬事情，但無法處理跨國商務。
工作上，大家追求的就是好結果。拓展人脈雖然也是追求的結果之一，但是日本的企業家、商人，卻因為太過看重人際關係和人情義理，而疏於學習世界標準的協調技術。有別於此，世界標準的協調技術則是善用人脈，幫助工作更順利進行，而非被人情綑綁。
3. 有正當理由的人，才能在協調過程中獲勝。
邏輯勝於利益，而大義勝過邏輯，是協調的基本原則。說成白話就是：不要各自追逐對立的利益，要透過邏輯說明，為雙方創造雙贏的結果。
4. 協調的順序為何？
協調的順序，全世界都一樣：
● 第一階段：鞏固贊成派。
● 第二階段：支持關鍵人物，並拉攏中間派。
● 第三階段：最後攻陷反對派。
注意，勝敗的關鍵在第二階段。
5. 和討厭的人協調，要格外謹慎。
對討厭或棘手的人物交涉時，要用利益和道理把他們拉攏過來，成為你的王牌。所以，有時就必須不厭其煩的扮演中介者的角色。
6. 別搞錯！ 協調不是說服，是「積極傾聽」。
協調的第一階段，應該是以收集資料為主。因為，想得到對方的正面回覆，就要從知道對方的想法做起，找出可以讓計畫通過的切入點，就是所謂的「知己知彼，百戰百勝」，並非翻出自己所有的底牌，這也是最不上道的交涉方法。
7. 協調不是掌握過半數的票源，就一定贏。
一流的協調是能得到超過七五％的票數。若以表決通過，的確是過半數就贏了，但不要忘了競爭對手也會透過協調拉攏其他人。所以，有可能到了最後關頭會發生倒戈的情形。因此，不只要獲得多數人支持，還要得到關鍵人物的支持。
8. 一次成功的協調，並不代表已經達陣。
一流的協調必須具備三T：信賴（Trust）、說話（Talk）、時機（Timing），意即要得到對方的信賴，必須在適當的時間點，傳達事情的經過。
另外，持續向已經交涉過的對手報告後續狀況，除了建立信任感，更能打好關係，這是進行協調的基本態度。
最後提醒，不要做出任何會損及彼此信賴關係的行為。
9. 不可以用電子郵件進行協調。
進行協調時，最重要的關鍵就是面對面。用電子郵件進行協調的人，會被視為無知。而且，用電子郵件協調，隱藏著很多風險。
10. 不論是世界標準式協調還是日本式協調，最後的王牌都是「人間力」（見第五章）。
不是只有日本，世上任何一個國家都會「看人」說再做決定。無關關係、交情，而是看一個人說話的態度，從一個人的言談舉止，認定一個人的能力，並願意與之並肩作戰。
在協調中經常聽到這句話：「如果是那個人說的話，我願意……」，意思就是不是因為人情，而是被那個人的才能，也就是個人魅力所打動。因此，你說話的態度、你的主張，才是協調成功的關鍵。
本文摘自大是文化/ 新將命《精英不會寫在報告裡的協調技術：想讓事情照你的方式進行，你得在看不到的地方造成影響力》
|
