在日本，幾乎所有在企業工作的上班族，一到每年十二月就要進行年終報稅調整（the year‐end tax adjustment）。
年終報稅前，必須先找出人壽保險繳費證明、房貸的餘額證明等等，單據和文件相當多，必須填寫和確認的細項也不少，沒有比這更麻煩的事了。
每年都要填寫一次，所以就算一拿到就立刻填寫，但直到提交為止仍然要花上好幾天的時間。
不但一年一次的年終報稅調整是這樣，有時連每周都要進行一至二次的例行工作，也常發生無法好好掌握要領的狀況。
我想，連經常做的事都無法充分掌握要領的理由，是不是因為工作的程序每次都不一樣呢？
就拿年終報稅來說，有時是從整理繳納證明或餘額證明等資料之後，才正式開始填寫；有時則是開始填寫後才尋找繳納證明或餘額證明，每次都不一樣。
雖然進行到最後，完成的規格是一樣的，但順序並不一樣。
想到什麼就做什麼，這就是造成每次工作程序不一的原因。因此，先決條件是將要進行的工作全部抽取出來，建立正確的流程。
首先，寫出所有在該工作中所能想到的必要項目，並弄清楚每個項目的目的。
舉例來說，在「擬定研討會的企畫」工作中，有「決定顧客群」、「檢討主題」、「決定課程」、「尋找場所」等項目，而光是「決定顧客群」就要先弄清楚目的，才能確定研討會的內容、集客方法的範圍。
而在彙集各個項目的目的時，必須同時確認是否能達成原本工作的目的，或者是否有疏漏、重複的地方。
由於在「擬定研討會的企畫」工作中，「由誰執行？」、「何時執行？」等要素不夠，所以要追加這些內容。其次，要弄清楚各項作業的Input（投入內容）與Output（交付標的）。
在「決定顧客群」項目中，研討會的目的就是Input（投入內容），而顧客的對象範圍（年齡、性別、職業、職位等）就成了Output（交付標的）。
此外，在「決定主題」項目中，研討會的目的與顧客群的範圍、流行資訊等等屬於Input，而研討會的主題就成為Output。如果將這些Input與Output結合起來，就能建立作業的流程。
然後，從建立好的工作流程中建置業務流程。基本上，這些都要寫在一張紙上。而建檔方式是放在既定的場所，以便這些工作發生時，無論何時都能找得到 。
如果能這樣整理工作的流程，就能以同樣的程序來進行經常性和重複性的工作，並很快地學會和掌握。
(本文授權自「春光出版」，出處：春光出版/石谷慎吾《不健忘的靈活工作術：溝通、開會、企劃不再轉身就忘的10種工作技巧》)
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