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  • 寄Email之前,注意這9個細節


    9 一月 2018 知識家編輯


    圖片來源:geralt

    編輯/陳佩祺

    Email是個神奇的東西,比起訊息,它顯得較正式,因此成為許多人職場上愛用的工具之一,你可能想要與某公司合作或是有事需要公司裡別的部門來協助;以學生來說,寫信給教授或是寫求職信也是一門學問;又或者你只是單純想寫信給好久不見的朋友、同學,要怎麼寫email才不會讓你的心血埋沒在一堆未讀信件當中呢?以下為9個你可以注意的細節。

    1. 關心收件者的近況

    雖然一封email應該要很明確讓對方知道你的重點,但如果對方最近有什麼好事,例如得獎、結婚、升遷等等,先恭喜對方吧,不要吝於讚美,不管誰看到讚美都會開心的。

    2. 分享自己的近況

    想一下自己最近有什麼事是對方會有興趣的,比如說你前幾天在書店看到一本書,剛好是收件者很有興趣的主題等等,當然也不是要你寫流水帳,而是可以分享一些有趣的事情,因為當對方越了解你、記住你,當有新的機會來臨時,他也較容易想到你喔。

    3. 注意最近的節日、新聞

    如果最近剛好是聖誕節,別忘了在信中祝福對方;如果對方的國家有發生什麼事,也可以關心一下,雖然只是簡單的一兩句話,但這會讓對方覺得你有在關心他,他也會更樂意回信。

    4. 清楚標明人、事、時、地、物

    大家都很忙的,所以對方會希望你能一次將該交代的細節交代清楚,這樣對方可以好好思考,也省去還要再通信好幾次的麻煩。

    5. 不要用「我」開頭

    Loews Hotels的CEO建議大家不要用「我」開頭來寫句子,因為那樣會顯得你比較重要,當然如果你只是跟朋友連絡的話可以忽略這個,但如果是寫信給職位或輩分高的人,可以注意一下,要讓對方覺得你把重心都放在他身上。

    6. 確認附加檔案

    如果你是要寄檔案給對方,記得一定要檢查你的附加檔案,不要寄出後才發現漏了東西,這樣還要花時間寫第二封email。

    7. 誠實

    你不應該在信中誇大或編造任何事,所有事情都應該要以事實呈現,不要讓收件者對你,或甚至是整個公司失去信心。

    8. 注意語調

    文字訊息最麻煩的地方就是不知道說話者的語氣,所以當你打完email,從頭唸一次吧,看有沒有哪裡的語調、用字可能會讓人誤會,沒必要因為一點小誤會壞了雙方感情。

    9. 注意錯字

    人難免都會打錯字,所以要寄出之前,記得檢查錯字,有些人可能不會注意到,但有些人可能會很在意,所以不要讓收件者覺得你對這封email不用心。另外,也不要在最後說「請忽略錯字」,這樣是多此一舉,只會讓對方覺得你不願意花時間檢查。

    要記得,你寫的email就代表你自己,如果對方收到一封錯誤百出又沒有誠意的信,他應該也不會想花時間回信了,所以下次寄email之前,注意這9點吧!

    資料來源:Forbes

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