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  • 一張紙+一個象限圖讓問題變簡單:快速整理、簡化流程、做好時間管理,搞定工作大小事


    25 九月 2016 寶鼎出版

    一張紙和象限圖幫你「撥雲見日」

    一切從「寫出來」開始

    現代上班族正面臨各種煩惱。

    尤其是對工作資歷尚淺的菜鳥而言,面對尚未習慣的業務,每天被工作追著跑,就連好好整理心情的時間都沒有,自然容易誤闖死胡同,職場路上愈走愈沒盼望。縱使是職場老鳥也不例外,隨著工作經驗增加,肩上的責任加重,被交辦得處理的事務也愈來愈多,因此,要如何迅速做決斷便成了當務之急。

    想改善這些狀況嗎?不想再做出錯誤判斷嗎?那就從「整理思緒」做起!

    而想整理思緒,不能光用「想」的,而該用「寫」的。若只是在腦中思考「該做什麼?」、「問題出在哪裡?」這樣只會在原地兜圈子毫無進展,用筆寫在紙上才是正確的做法。

    事實上,「寫出來」正是一種「藉由文字將問題明朗化」的舉動,也是引發新行動的催化劑。簡而言之,「思考行動」是解決一切的關鍵。

    靠雙軸找出「現狀」、「目標」、「解決」的線索!

    寫出「課題」與「難處理的事項」,只是整理思緒的第一步,問題並非就此解決。也就是說,羅列「今日待辦清單」並不等於訂好「今日計畫」,還必須依事情輕重緩急決定順序後,按部就班進行處理。

    此外,在安排重點工作時,光是「想到什麼,寫什麼」是沒幫助的,應依工作的難易、成效高低加以排定優先順序。

    這時,就是「象限圖」派上用場的時機了。

    「象限圖思考整理術」是種利用橫、縱雙軸整理思緒的方法。不同於一般「象限圖」,它有兩個切線(軸),可顧及多方考量。而這個方法不費工、不耗時,卻能完成整理思緒缺一不可的三大步驟:「把握現狀」、「設定目標」、「解決問題」,而且效果奇佳,令人驚艷!

    只要使用象限圖,包準讓你三大步驟一氣呵成:「現在我的工作是?」(把握現狀)→「今後該進行哪項工作?」(設定目標)→「要如何進行新工作?」(解決問題)。

    不過,有一點請各位務必注意,那就是「軸的定義」。比方說,當目的是「提高工作效率」時,縱軸和橫軸分別該如何定義?你是否也為此感到疑惑呢?

    別擔心!本書為你設想了各種不同狀況,提供各式象限圖供你參考。相信其中一定有與你狀況相符的象限圖。

    建議大家,剛開始可先使用其中一到兩個中意的象限圖,慢慢地,你會發現自己的想法愈來愈多元,邏輯也愈來愈清晰。

    另外,還要提醒各位一件事。

    那就是「思考行動」──光整理思緒是不夠的,別忘了還要付諸行動。本書介紹的「象限圖思考整理術」,不只能幫你「了解」問題,更進一步幫你「解決」問題。本書的五章內容皆基於此理念寫成,教授你處理「工作煩惱」的各樣祕訣。

    除了工作以外,象限圖同樣能運用在生活之中,成為人生旅途中的明燈。

    p13

    訂定計畫要「不留後路」

    象限圖──
    時間受制型工作模式.時間自由型工作模式 ╳ 預留時間.不預留時間

    配合工作內容設定需花費的時間

    「訂定計畫必須預留時間。」

    上司和資深同事是否也每天這麼叮嚀你呢?沒錯,若不想被期限逼得倉皇失措,這的確不失為一個方法。然而,時間是有限的,真的有這麼多時間能「預留」嗎?

    這裡提供大家一個將工作分為:「時間受制型工作模式」和「時間自由型工作模式」的象限圖。

    p17

    「時間自由型」指的是可自行掌控工作時間,也就是透過熬夜、增加員工等人海戰術,或是付「急件費用」便可解決的工作。

    相反地,「時間受制型」指的是無法自行掌控時間的工作。

    假設你今天請廠商估價,未經估價則無法進行下一步驟,那麼這份工作就是「時間受制型工作模式」。

    經過這樣分類後,再決定是否「預留時間」。

    訂定計畫時應將預留時間縮至最短

    看完這張象限圖,相信一定讓不少人感到一頭霧水:「為什麼自由型的工作模式,不需預留時間?」

    因為預留時間只是在浪費時間。

    請你回想以前念書時,寫暑假作業的情形。你是否也曾預計在八月中全數寫完,最後卻拖到八月底,才急得像熱鍋上的螞蟻呢?之所以發生這種狀況,是因為為自己預留退路,「反正九月一日前寫完就好」,自然不把設定八月中的期限當一回事。

    為了避免這樣的情形發生,我們必須嚴格控管時間,盡量不預留,又或是將預留時間縮至最短。按時完成工作,切忌得過且過。如此一來,計畫自然能環環相扣、確實進行。

    反之,時間受制型工作模式則應預留時間,以備應付最糟的狀況。

    p19

     

    本文授權刊登自寶鼎/ 吉山勇樹《一張紙+一個象限圖讓問題變簡單:快速整理、簡化流程、做好時間管理,搞定工作大小事

    sdds12121一張紙+一個象限圖讓問題變簡單:快速整理、簡化流程、做好時間管理,搞定工作大小事

    作者:吉山勇樹
    出版社:寶鼎

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