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  • 精英不會寫在報告裡的協調技術:想讓事情照你的方式進行,你得在看不到的地方造成影響力


    9 十二月 2015 大是文化

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    不是因為倒楣! 八成以上是因為沒先協調

    我在殼牌石油公司上班時,一個星期五的傍晚,一位和我交情不錯的代理商告訴我,我負責的一家代理商倒閉了。而這家倒閉的客戶才剛向我們下訂不少汽油和輕原油,而且交貨日期就是訂在隔週一。能夠在出貨之前先得知這個消息,真是不幸中的大幸。但是,這麼一來我們就會有大量的庫存,而且出貨的車輛都早已經安排好了。

    雖然出貨日就是隔週一的下午,但我認為要利用星期六和星期日,為這些汽油、輕原油找到新主人並不難。我的方法就是,聯絡現有的客戶,找到願意承接這批貨的公司,這樣我們還能無庫存,也不必取消已調度好的車輛。

    因為星期五的傍晚主管外出,不會再回到公司,我就想「與其去煩主管,不如我先善後,星期一再向主管報告即可」,所以就逕自採取行動。到了星期一時,我認為自己救球救得很漂亮,所以得意洋洋的向主管報告整件事的經過及處理方式。

    沒想到,主管立刻質疑我:「你為什麼不向我報告?星期五的晚上、星期六、星期日,只要你想跟我聯絡,應該都可以聯絡到我。」他一臉鐵青的說:「你不說,會讓人懷疑你是不是隱瞞了什麼更嚴重的問題。如果有人懷疑你用了什麼不正當的手法處理這件事,我也很難為你作擔保。」

    原本以為替公司解決了一個大問題,至少會得到主管的肯定。雖然我早已覺悟會被唸幾句,卻沒想到略過一個事前告知,有可能造成極大的失誤。如果是用高夫球比喻的話,就是救球不成,反而讓球掉進了沙坑裡。幸好,主管最後還是放我一馬。

    █ 事態越緊急,越需要先協調

    但當時的我還自我安慰的想:「一定是因為星期一,主管心情不好,我才倒楣掃到了颱風尾」。直到自己有了下屬之後,才明白那時主管並不是心情不好,才數落我的不是。在有角色分工、階層之分的組織工作,未經主管許可就私自行動,是違反規定的。

    那個時候主管之所以會責備我,是因為我違反了身為專業工作者的基本原則─「事態惡化時,更應該要按部就班的與各相關人士協調,當然這也包括主管」。

    遇到突發狀況時,多數人的想法多半與我當時一樣,認為事態緊急就必須立即處理,根本顧不了其他;尤其認為,通報或事先溝通,肯定會耗費許多時間。但是,公司其實都有處理緊急狀況的快速應變流程。而且,正因為在組織裡,所有工作都要互相配合,更得在第一時間通知相關人員,才能發揮組織最大效率。

    回過頭來看,事發當下我其實還有另一個更聰明的解決方法:向主管報告倒閉訊息,提供我的處理方式給主管參考,等待他的指示。

    換言之,即便自己有解決問題的好點子,也該先尋求主管的同意,再採取行動。這是職場上的原則,也等於是一種協調。

    我這麼說絕非官僚或高唱形式主義,而是因為,在組織中擁有支配資源的最大權限一定是管理者,而善於利用所有資源解決問題,正是一流工作者的做事原則。

    我知道有些人對自己的工作表現有自信,也很有想法,這種人工作時多半也很積極,這些都是優點。但若太過強勢,就很容易和周圍的人產生摩擦,讓人反感。

    協調就是在事前,多一道設法達成共識的手續,讓衝突、摩擦減少至零的系統。換句話說,要在盡量不得罪人的情形下,實現自己的創意或嶄新的點子。

    不過也想鼓勵大家,真正傑出的人才,不該因為擔心得罪人,就不敢挑戰別人沒有做過的事情。我認識許多前輩,就是因為甘冒這樣的危險,不畏懼衝突和摩擦一路走過來,才能成為這麼優秀的企業家。

    世界標準的協調技術─十大須知

    1.「協調」不是必要之惡,而是讓組織動起來的正當必要技術。

    不論是日本或歐美國家,在經貿、國際政治的舞台,許多重大的事項都是經由協調決定的。有人誤把協調視同在公司內搞政治或賄賂而加以否定,但想成為世界一流的精英,更要學會「世界標準的協調技術」。

    2. 用人情喬事情,但無法處理跨國商務。

    工作上,大家追求的就是好結果。拓展人脈雖然也是追求的結果之一,但是日本的企業家、商人,卻因為太過看重人際關係和人情義理,而疏於學習世界標準的協調技術。有別於此,世界標準的協調技術則是善用人脈,幫助工作更順利進行,而非被人情綑綁。

    3. 有正當理由的人,才能在協調過程中獲勝。

    邏輯勝於利益,而大義勝過邏輯,是協調的基本原則。說成白話就是:不要各自追逐對立的利益,要透過邏輯說明,為雙方創造雙贏的結果。

    4. 協調的順序為何?

    協調的順序,全世界都一樣:
    ● 第一階段:鞏固贊成派。
    ● 第二階段:支持關鍵人物,並拉攏中間派。
    ● 第三階段:最後攻陷反對派。
    注意,勝敗的關鍵在第二階段。

    5. 和討厭的人協調,要格外謹慎。

    對討厭或棘手的人物交涉時,要用利益和道理把他們拉攏過來,成為你的王牌。所以,有時就必須不厭其煩的扮演中介者的角色。

    6. 別搞錯! 協調不是說服,是「積極傾聽」。

    協調的第一階段,應該是以收集資料為主。因為,想得到對方的正面回覆,就要從知道對方的想法做起,找出可以讓計畫通過的切入點,就是所謂的「知己知彼,百戰百勝」,並非翻出自己所有的底牌,這也是最不上道的交涉方法。

    7. 協調不是掌握過半數的票源,就一定贏。

    一流的協調是能得到超過七五%的票數。若以表決通過,的確是過半數就贏了,但不要忘了競爭對手也會透過協調拉攏其他人。所以,有可能到了最後關頭會發生倒戈的情形。因此,不只要獲得多數人支持,還要得到關鍵人物的支持。

    8. 一次成功的協調,並不代表已經達陣。

    一流的協調必須具備三T:信賴(Trust)、說話(Talk)、時機(Timing),意即要得到對方的信賴,必須在適當的時間點,傳達事情的經過。
    另外,持續向已經交涉過的對手報告後續狀況,除了建立信任感,更能打好關係,這是進行協調的基本態度。

    最後提醒,不要做出任何會損及彼此信賴關係的行為。

    9. 不可以用電子郵件進行協調。

    進行協調時,最重要的關鍵就是面對面。用電子郵件進行協調的人,會被視為無知。而且,用電子郵件協調,隱藏著很多風險。

    10. 不論是世界標準式協調還是日本式協調,最後的王牌都是「人間力」(見第五章)。

    不是只有日本,世上任何一個國家都會「看人」說再做決定。無關關係、交情,而是看一個人說話的態度,從一個人的言談舉止,認定一個人的能力,並願意與之並肩作戰。

    在協調中經常聽到這句話:「如果是那個人說的話,我願意……」,意思就是不是因為人情,而是被那個人的才能,也就是個人魅力所打動。因此,你說話的態度、你的主張,才是協調成功的關鍵。

     

    本文摘自大是文化/ 新將命《精英不會寫在報告裡的協調技術:想讓事情照你的方式進行,你得在看不到的地方造成影響力

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    作者:新將命
    出版社:大是文化

     

    圖片來源:unwomen

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