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  • 不健忘的靈活工作術:寫出工作的流程並進行整理


    6 六月 2015 春光出版

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    在日本,幾乎所有在企業工作的上班族,一到每年十二月就要進行年終報稅調整(the year‐end tax adjustment)。

    年終報稅前,必須先找出人壽保險繳費證明、房貸的餘額證明等等,單據和文件相當多,必須填寫和確認的細項也不少,沒有比這更麻煩的事了。

    每年都要填寫一次,所以就算一拿到就立刻填寫,但直到提交為止仍然要花上好幾天的時間。

    不但一年一次的年終報稅調整是這樣,有時連每周都要進行一至二次的例行工作,也常發生無法好好掌握要領的狀況。

    我想,連經常做的事都無法充分掌握要領的理由,是不是因為工作的程序每次都不一樣呢?

    就拿年終報稅來說,有時是從整理繳納證明或餘額證明等資料之後,才正式開始填寫;有時則是開始填寫後才尋找繳納證明或餘額證明,每次都不一樣。

    雖然進行到最後,完成的規格是一樣的,但順序並不一樣。

    想到什麼就做什麼,這就是造成每次工作程序不一的原因。因此,先決條件是將要進行的工作全部抽取出來,建立正確的流程。

    首先,寫出所有在該工作中所能想到的必要項目,並弄清楚每個項目的目的。

    舉例來說,在「擬定研討會的企畫」工作中,有「決定顧客群」、「檢討主題」、「決定課程」、「尋找場所」等項目,而光是「決定顧客群」就要先弄清楚目的,才能確定研討會的內容、集客方法的範圍。

    而在彙集各個項目的目的時,必須同時確認是否能達成原本工作的目的,或者是否有疏漏、重複的地方。

    由於在「擬定研討會的企畫」工作中,「由誰執行?」、「何時執行?」等要素不夠,所以要追加這些內容。其次,要弄清楚各項作業的Input(投入內容)與Output(交付標的)。

    在「決定顧客群」項目中,研討會的目的就是Input(投入內容),而顧客的對象範圍(年齡、性別、職業、職位等)就成了Output(交付標的)。

    此外,在「決定主題」項目中,研討會的目的與顧客群的範圍、流行資訊等等屬於Input,而研討會的主題就成為Output。如果將這些Input與Output結合起來,就能建立作業的流程。

    然後,從建立好的工作流程中建置業務流程。基本上,這些都要寫在一張紙上。而建檔方式是放在既定的場所,以便這些工作發生時,無論何時都能找得到 。

    如果能這樣整理工作的流程,就能以同樣的程序來進行經常性和重複性的工作,並很快地學會和掌握。

     

    (本文授權自「春光出版」,出處:春光出版/石谷慎吾《不健忘的靈活工作術:溝通、開會、企劃不再轉身就忘的10種工作技巧》)

    adsfsdd8不健忘的靈活工作術:溝通、開會、企劃不再轉身就忘的10種工作技巧

    作者:石谷慎吾
    出版社:春光出版

     

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