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  • 暫時放下時間管理,你聽過活動管理嗎?


    2 六月 2015 沐風文化

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    暫時放下時間管理,你聽過活動管理嗎?

    你會不會覺得,自己已經讀遍所有關於時間管理或提升效率的書籍?你是不是一開始也覺得書中的建議不錯(也可能真的還不賴),卻不曾真正執行,或者只嘗試了一小段時間?

    或許,那是因為這些書把原本就複雜的時間,規劃得更複雜了!光是要記住書中所有的原則和技巧都不容易了,更何況要運用到生活中!許多我們熟知卻過時的時間管理策略都有一個通病,那就是它們已不適用於今日講求高效率、變化快速的高壓社會。

    現代人需要的是高效、變通、傻瓜都能學會的時間管理方式,如此才能將產值最大化。

    那麼,在紛亂的現代社會中,是不是真有更簡易的方法能解決時間管理問題呢?答案當然是肯定的!

    問題的根源在於時代變了!「時間」本身沒改變,是我們所處的「時代」已經不同了。問題並不在於「沒有足夠的時間」,因為不管是過去、現在或未來,我們擁有的時間都是一樣的。

    在等量的時間裡,現在多出了許多事件和活動必須安排,這主要是科技的進步、網路的發明所致。現代人習慣在更短的時間內完成更多的事,每天24小時、每週7天、一年365天,都被各式各樣的活動追著跑,連喘息的機會也沒有。從某方面來說,生活被壓縮了,固定的時間被塞進了過多活動,時間思維也因而改變。

    這裡所說的「時間思維」,是指人們思考時間的方式。在過去,人們將工作時間和私人時間分為兩個不同的區塊;然而,這對大多數現代人已經行不通了,對某些生活型態原本就複雜的人而言,更是從來就不曾起過作用。當我們將工作時間和私人時間一分為二,兩者處於對立狀態,反而會造成壓力上升;不管是將注意力放在哪一邊,都會因為疏忽了另一邊而產生罪惡感。

    新的時間思維將工作時間和私人時間合為一體,在一天24小時當中交錯融合。

    或許你會覺得,將工作時間和私人時間混在一起非常不恰當,甚至認為那是壓垮駱駝的最後一根稻草,會打破工作與私人生活的平衡。畢竟,所謂的平衡不就是在兩者之間分配相等的時間嗎?不,那已經是過氣的想法了!

    新的思考方式是:「平衡」其實是在眾多變數中維持穩定,真正需要的是「應變執行」(flexicute)的能力。好吧,我承認「應變執行」是自創的詞彙,但你不覺得聽起來很生動也很合理嗎?「應變執行」是指,計劃有變時,能夠調適自如且不被原計劃綁住,也就是在「執行」時能「應變」。就像巴拉德(James Ballard)所說的:「我們必須學會,在腳下地毯一直被拉走的情況下,還能從容起舞。」

    所以,傻瓜都能學會的時間管理第一步,就是學會「新舞步」。換句話說,你必須認識並接受新的時間思維,這當中有幾項簡單卻重大的不同之處。

    底下是新舊時間思維的比較,新思維調整過後的做法,能幫助你更輕鬆面對紛雜的活動。

    舊思維: 工作時間與私人時間的平衡,表示對兩者投入等量的時間。
    新思維: 工作時間與私人時間的平衡,表示在眾多變數中維持穩定。

    舊思維: 強調多工(同時進行多種活動)。
    新思維: 強調不同活動的切換,將工作事項與私人活動穿插安排,並且保證執行任何活動時都能全神貫注。

    舊思維: 工作是辛苦的長跑馬拉松,很難有足夠的時間恢復精力。
    新思維: 工作是一連串的短跑衝刺,中間有足夠的時間恢復精力;想要達到最好的表現,就必須專注在精力的分配。

    舊思維: 工作時間以外,能利用的時間有限。
    新思維: 隨著科技的進步,將全天時間納入規劃已經成為常態。

    舊思維: 每日的行程與計劃是固定的。
    新思維: 每日的行程與計劃是有彈性、可變通的。

    舊思維: 工作進度可以追趕,並且有結束的時候。
    新思維: 工作是持續進行的狀態,少有結束的時候。

    舊思維: 只要一種時間管理工具就能提供完整的系統。
    新思維: 多種時間管理工具搭配使用,才能創造出完整的系統。本書建議同時使用紙本和電子工具。

    舊思維: 計劃是根據時間來安排的。
    新思維: 計劃是根據活動的必要程度、實際程度、成效高低、效率高低以及可能的突發事件來安排。換句話說,要在最合理的時候進行活動,而非一昧地按照時間而定。

    舊思維: 用工作時數來判斷工作表現。
    新思維: 用生產效率來判斷工作表現。

    我要再次強調,人們擁有的時間並沒有變少,使用的月曆和時鐘也跟過去一樣,不同的只是多了許多需要安排的活動。時間依舊是由不同事件串起的,而所謂的「事件」,是指所有發生的事,包括「活動」。因此,「活動」就是規劃理想時間藍圖的最基本單位。

    任何事情都是一種活動

    在新的時間思維中,我們不跟著時鐘的指針走,而是要跟著活動走!想要輕鬆管理時間,就必須成為有效率的活動管理者。先來看看活動的本質:在《滴答滴!誰把鐘摔壞了?》中提到,「活動」是我們決定去做的任何事情,就連「睡覺」也算是一項活動。從出生開始到停止呼吸的那一刻,我們不間斷地進行各種活動。進一步分析,活動可以分成以下幾種類型:

    肉體上的活動
    精神上的活動
    潛意識的活動
    長時間的活動
    短時間的活動

    活動必定有好有壞

    有些長時間活動帶來的改變微乎其微,有些短時間活動帶來的影響卻十分巨大。最重要的是,活動必定有好有壞,結果不是提升就是降低生活品質。請看底下的進一步說明:

    符合自身價值觀的活動,帶來的成就感更大。若能刻意安排一系列相關活動,透過累積就能達到理想的結果與目標。負面活動若是不斷重複,就會影響個人的福祉。正面活動若是不斷重複,就能使我們更茁壯,增進個人福祉。

    不斷重複的活動會形成「習慣」。習慣可以是我們最好的僕人,也可能是最糟的主子。當我們決定進行某項活動時,就意味著否決了其他活動,這就是所謂的「選擇」。改變選擇的活動,就能改變生活品質。

    專心一致,才能完全發掘一項活動的潛力。我們選擇或拒絕的活動,決定了一天的工作績效。成也活動,敗也活動,一切都是自己的選擇。

    瞭解「活動」的本質之後,希望你覺得自己又成長了一些。想在自己的理想領域中出類拔萃,並且在今日社會中成為高效份子,只要好好選擇想要進行的活動就可以了!就是這麼簡單!選擇錯誤的人,爭取升職或其他機會時,將會淪為輸家。所以,「傑出的自我管理」等於「傑出的活動管理」。

    人生不可多得的三樣大禮

    讓我們先從最基本的說起。首先,你必須瞭解,每一天我們都會收到三樣神奇的禮物:

    第一樣禮物是「時間」,沒了時間,我們什麼也不能做。
    第二樣禮物是「精力」,沒了精力,我們什麼也做不了。
    第三樣禮物是「選擇」,選擇我們要做什麼。

    為了將這三樣禮物的效用發揮到極致,我們必須採取底下幾項活動管理技巧:

    1 選擇活動。
    2 追蹤活動進度。
    3 安排活動行程。
    4 應變執行活動。
    5 專注在一個活動上。

    這五項活動管理技巧,就是連傻瓜都能學會的時間管理技術!把過時的準則和規定通通忘掉吧,只要專心成為優秀的活動管理者就夠了!這幾項技巧能幫助你減少壓力、排除干擾,讓你不再喘不過氣,得以好好享受生活。現在就讓我們一起做出最「出色」的選擇吧!

     

    (本文授權自「沐風文化」,出處:沐風文化/馬克‧伍玆, 崔普‧伍玆《其實,你不是沒有時間:掌握5項活動管理技巧、101個簡單策略,從此擺脫瞎忙鳥日子!》)

    adfad49其實,你不是沒有時間:掌握5項活動管理技巧、101個簡單策略,從此擺脫瞎忙鳥日子!

    作者:馬克‧伍玆, 崔普‧伍玆
    出版社:沐風文化

     

    (photo via jdlasica )

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