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如何走在世界前端？――別再寫電子郵件了！
◎你的「拖延」是在浪費大家的時間
來到日本後，有件事情讓我非常驚訝，那就是日本人非常喜歡「拖」。他們經常把「回去再弄」或「之後再說」掛在嘴邊，拖延一次可以處理好的事情。還記得有一次，我到區公所繳交資料，因漏填了一個欄位，被櫃檯人員要求之後補交。
我當下立刻拿出電腦，開啟之前的存檔，將資料補填好後上傳雲端，然後用雲端列印服務將文件列印出來，蓋好印章，在便利商店買了一把釘書機，把資料釘好，前後不到十五分鐘，又回到了區公所。
櫃檯人員看到我時嚇了一跳。
「您怎麼那麼快？大多人都會把資料帶回去，過幾天再來補交。」聽到他這麼說，這次換我驚訝了。
「過幾天？資料可以當場修改不是嗎？再跑一趟很麻煩耶。」櫃檯人員告訴我，這是他第一次碰到這種情況。
雖說這只是我的個人經驗，但我認為，就是因為這樣「愛拖」的個性，不把事情一次完成，工作才會永遠做不完。如果上一件事還沒處理完，自然沒辦法專心做下一件事，浪費時間之餘，還會降低效率。
也許你會覺得上述只是生活瑣事，但其實，這樣的「浪費」在職場上處處可見。在這科技萬能的社會，大部分事情都可以隨時隨地完成。一點小事也要「帶回去處理」，只是在浪費自己的時間。
切記，辦公室並不在公司，你人在哪裡，辦公室就在哪裡！請務必時時提醒自己當下把事情做完，只要有心，整個城市都是你完成任務的工具。那麼，具體而言，要怎麼一次把事情做完呢？讓我們繼續看下去。
◎不把問題帶回公司
假設今天你跟客戶談生意，遇到無權決定的問題，你會怎麼處理呢？很多人都會把問題帶回公司，詢問過負責人後再回覆客戶。
但其實，這樣的做法很容易拖延整體工作的進度，如果回到公司才發現負責人不在，自己又還有下一個工作，在事情都沒有處理完的情況下，很容易讓人產生壓力。
Google在碰到類似狀況時，都是請客戶用通訊軟體和負責人聯絡，由負責人直接回覆。這麼一來，不但談判可順利進入下一階段，還能省下回公司傳電子郵件給負責人這道手續，其效率之高、速度之快，絕對讓你嘖嘖稱奇。
「必要時立刻連絡」
「需要當下做決定的事絕不拖延」
只要做到這兩點，包你上班不「卡關」。
想要盡量將事情當下做完，可將工作檔案上傳到「Google文件」（Google Docs）這類可共享的雲端硬碟中，隨時隨地都能上線使用。
你有沒有去拜訪客戶時，突然需要某份資料的經驗呢？如果你事先將檔案存在「Google文件」裡，就可以馬上下載交給對方。這麼一來，回到公司就可以專心處理下一個工作，不用再費心費神傳電子郵件。
◎結論拖不得
說到「拖」，下結論、做決定更是拖不得。開了會就一定要有結果，否則將大幅影響之後的進度。開會被問到無法馬上回答的問題時，很多人都會選擇「之後」再回答對方。其實不用什麼都留到之後，有些事是可以當下處理的。
比方說，你可以將事情分成「已了解」和「待了解」，先向對方說明已了解的部分，解決可以拿定主意的事項，待了解的項目則於下週確認後答覆對方。
要儘速解決工作，一定要訂出「做出結論」的最後期限。
需要明天立刻答覆嗎？還是下禮拜前做出決定就好？最晚要什麼時候拿定主意？訂出期限後，才能專心解決問題。
相反的，若不訂出期限，很容易淪為一拖再拖。這樣的方式有助於激發責任感、提升「當下處理」所需要的專注力。有了主意後，才能進行下一個動作。要做什麼、不做什麼、要做A計畫還是B計畫，當機立斷，雷厲風行。
之所以沒有進度，是因為你太優柔寡斷了！這個好像很好，那個好像也不錯，猶豫不決導致停滯不前。有些人則是過於害怕失敗，因擔心風險而遲遲不敢付諸實行，這種人看似當場決定「不做」，卻只是不知道自己到底要不要做。
當然，有些問題我們可以留給時間解決，在面對人生重大選擇時，有時也必須退一步俯瞰問題，謹慎思考，切忌輕率行動。但商場就不同了，商場上的結論是拖不得的！一定要當機立斷。
◎學會「交棒」
相信你在談生意時一定有過這樣的經驗──因無法立即回答對方某些問題，只能將談判暫時告一段落。
但你有想過嗎？這些「不清楚」或「無法自行判斷」的事情，大多可以靠人際關係解決。
關鍵在於「交棒給下一個人」。
比方說，今天客戶對你提出一個要求，但你無權決定又或是無法處理，這時該怎麼辦呢？其實，到這裡你的任務就算結束了，只要交棒給下一個人即可。如果「下一棒」能夠立刻給出答覆，你大可在客戶面前當場打電話給他問個清楚。
之後如果需要「下一棒」的幫忙，可先徵求他本人的同意，再向上司報告原委，請上司直接連絡對方的主管，藉此提升處理速度。
總歸一句話，「工作」就是「解決問題」。有些問題可以靠自力處理，但遇到自己無法解決的大問題時，若不肯求助他人，可就前功盡棄了。
遇到無法處理的事情，我們不應立刻放棄，而是蒐集解決問題所需要的資源。就這層意義而言，告知對方自己需要哪些資源，其實也是「當場解決」的一種方法。像這樣有能力解決大問題的人，將來終必成功。
◎想要出人頭地嗎？先學會擺平「不知如何處理」的事情
如果客戶每開出一個條件，你就要帶回公司詢問一次，要什麼時候才能把事情處理完呢？溝通而不決，就只是在浪費時間。即便遇到自己無法解決的狀況，也應設法前進，而非站在原地躊躇不前。人遇到自己能力範圍以外的問題時很容易亂了陣腳，唯有知道如何解決難題的人，才得以邁向成功之路。
具體而言該怎麼解決難題呢？在這裡提供各位三個方法。
1、釐清「已了解」和「待了解」事項
立刻區分出「已了解」和「待了解」兩個範圍，並從「已了解」的項目著手。解決部分問題後，有可能會產生骨牌效應，進一部發現處理其他問題的辦法。
如果腦袋一片混亂無法思考，那就動動手吧！遇到不懂的問題時，我都會列出「已了解」和「待了解」清單，然後先處理前者。
和客戶談生意或開會也是一樣，遇到不清楚的事項時，建議你可跟對方這麼說：「A部分我們可以這麼做，B部分我目前無法給您回覆，待我問過敝公司的專員後，再向您提出新方案。」
2、提問
那麼，要怎麼劃分出「待了解」的問題呢？答案是「提問」。
不知道原因結果時，可適當發問來釐清問題本質、哪個環節出了差錯，能處理多少是多少。圖1-1中列舉了我常問的幾個問題，還請大家參考。
3、休息是為了走更長的路
事情完全無法進展時，轉換心情也是一個方法。這時可以小歇片刻，又或是去外面走一走。
遇到任何狀況都要設法解決，當場能處理多少是多少。把問題帶回公司只是在浪費時間、拖延進度罷了。倘若遇到無法當場處理的事項，回到公司一定要訂出下一步，並持續完成進度。
◎不用電子郵件，可節省九成時間？
一般公司開完會後，都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。
假設今天是由A負責打報告書，他必須先回到自己的座位上，打好紀錄後傳給B確認，B看過後再傳給C，一個傳過一個，而A就只能苦苦地等檔案傳回他手上，完成之日遙遙無期⋯⋯
Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。Google的會議室裡設有大螢幕。他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責，而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上，當場由所有成員合力編輯製作。
如果所有人都盯著自己的電腦看，就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形，他們將所有人的文件一次投影在螢幕上，讓大家看著螢幕集思廣益。這麼一來，就可省去電子郵件一來一往的麻煩，當場完成文件的基礎架構。
這個方法除了開會時可以用，也很適合用來討論企劃案。一般在籌備企劃案的過程中，大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員，看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時，必須修改檔名才能存檔，像是在後面加上「第一版」、「第二版」，又或是「日期」、「審查人員的名字」，否則很容易搞混。
說實在話，你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎？一不小心還會出錯，既浪費時間又費心勞神。
Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google文件」裡，然後傳一封信給相關人員說：「資料已上傳，連結如下，請有需要的人於○月○日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充，逾時不候。這麼一來，即便來不及在會議上編完文件，組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通，又或是開視訊會議進行討論，一起在線上完成編輯。
這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本，擺脫「弄錯版本」的惡夢。
傳統「編輯↓傳送↓編輯」的過程其實很浪費時間。所以Google員工才會放棄使用電子郵件，採取當場合力編輯的方式。最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案，雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。
在雲端的輔助下，組員就無須同時到場開會，只要有空時再到雲端上確認檔案即可。如果沒什麼特別的問題就不用報告，有問題再另行討論。這樣不是很簡單嗎？
怕大家誤會我在幫Google打廣告，在此特別補充，微軟（Microsoft）的Office 365、蘋果（Apple）的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。
◎切勿用電子郵件「喬時間」
在規劃行程時，很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間，但他們不知道的是，這麼做只是在為自己找麻煩。
假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空，只要成員中有一個人無法配合，你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言，更別提不是每個成員都會立刻回信。
還記得有次我跟某家公司討論開會日期，對方跟我說：「我希望其他部門的人也能一起開會，我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排，就花了兩天。
只是安排日程，有必要花到整整兩天嗎？
工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。只要使用雲端功能安排行程，即可避免這些情形。最近不少公司都推出行程管理系統，但員工頂多只能在上面預約會議室，實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」（Google Calendar）。
比方說，你可以跟指定對象共同編輯行事曆，請他輸入會議等預定行程。這麼一來，你的行事曆中就會自動出現會議行程，點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊，甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下，開會當天就可省去不必要的開場白，直接進入主題，提升討論品質。
下屬有事找你時，也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google日曆」中查詢你的行程，直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事，只要修改行事曆，對方就能查詢到。有了雲端日曆，就不用一天到晚檢查電子信箱了。不過，平常還是要對下屬做心理建設：「我如果臨時更改行程，不是故意放你們鴿子喔，是真的忙不過來。」
很多時候只差上司點頭就可以開始執行了，卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空，導致企劃遲遲未能開始。因此，我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程，在雲端上與下屬共享行事曆，下屬想要找上司，只要配合行事曆上的空檔即可。
如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空？」、「今天可以去找您嗎？」，其實也是變相在剝奪主管的時間，使用雲端日曆可節省彼此的時間，提升整體的工作速度。
我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開，同時與多位客戶共享行事曆，管理行程既方便又快速。「Google日曆」可設定共享範圍，若有需要，也可以與特定使用者共享私人行程。
公私行事曆分開管理其實挺麻煩的，有時改了東就忘了西。「Google日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程，只要將共享對象分為幾個群組，就不用擔心發生遺漏的問題。
有些夫妻會在雲端上共用行事曆，每天晚上更新彼此的行程，藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。這個方式比傳訊溝通更有效率，老婆只要查查行事曆，就能知道老公哪天要加班，當天就不用特別煮了。
善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩，讓溝通更順利。「喬時間」是標準浪費時間的行為，想要分秒必爭，可先從這方面下手。
◎直接見面，事半功倍
用電子郵件較難把事情說明清楚，有時反而會拖到工作進度。
相信各位一定有這樣的經驗，來來回回傳了幾封郵件後，還是在雞同鴨講，搞不懂對方的用意。遇到這種情形，建議你可以改用電話溝通，又或是約對方當面談。
再方便的溝通工具，都沒有「當面談」來得有效率。與其打字打得要死要活，倒不如一句「我們當面談」，開啟Google hangout視訊功能直接討論。直接看到表情更能了解對方的想法，其溝通效果是文字、聲音所比不上的。
當面談還有一個好處，那就是可以當場解決問題不拖延。富士達（Fujitec）的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通，藉此提升作業效率。很多人以為像Google這種資訊科技公司，肯定是利用電子郵件溝通工作。說了你可能會嚇一跳，Google員工其實常常舉行小型會議。
Google公司裡到處都設有談話區，公共區域自是不必說，許多地方都設有桌椅、咖啡廳，供員工溝通交流。Google開會的方式非常有效率。
他們發現問題後，會先評估需要哪些人來解決這個問題，隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場，盡快開完會議。
很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空，事實上卻是恰恰相反。大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程，既費時又費力。開會的目的並非「集合」，而是「決議」，因此，只需召集幾名關鍵人員就夠了。
制度是死的，人是活的，即便是定期會議，也無須強迫全員到齊。建議大家可因應需求變通，像是根據開會內容安排參加人員；重要成員因出差而無法到場時，可將會議延期；如果當天感覺討論不出什麼結果，也可直接取消會議。
◎寫信是「延遲」，交談是「即時」
看到這裡，你是不是也覺得電子郵件比想像中的更「棘手」呢？
關於這一點，用「寫信」和「交談」的差異來說明，應該就很好懂了。
使用電子郵件溝通，你必須先寫信給對方，待對方回信後溝通才算成立。這樣的通信過程快則一天，慢則得等上好幾天。有些無法一次解決的問題，從第一封信到討論出結果可能得花費一週以上。
仔細想想，這種工作方式效率低的離譜。A花幾天做好自己的部分後傳給B，B又花幾天做好傳給C。重點是，A傳給B後，B不一定馬上有空做，導致過程中產生許多「空白」。
這還不是最糟的。假設B做得很差，被上司要求重做，就會耽誤到後面的流程。用這種方式工作，速度哪快得起來呢？但線上交談就不同了。只要將成員拉進群組，就可直接在線上商議，當場做出結論。先給成員幾天時間各自作業，再約個時間開會討論，不用花多少時間就能結案。線上群組非常方便，成員無須到場，隨時隨地都可以上線討論。屏除時差問題，無論你在日本、美國還是印度，都可以合作執行企劃案。
目前我有個顧問合夥人在紐約，事業夥伴也遍佈全球，包括矽谷、巴西、烏拉圭，他們經常在線上向日本成員回報工作狀況。有趣的是，因為我們實在太常視訊了，根本感受不到距離，有時都忘了對方是在日本、紐約，還是倫敦，唯一顧忌的只有對方現在是不是睡覺時間。據說知名拉麵店一風堂的總經理清宮俊之，就是透過「Google Hangout」和國外聯絡。
除了「Google Hangout」，市面上也有很多免費的視訊通話軟體，像是LINE、Facebook Messenger、蘋果的Face Time普及率都相當高，一般上班族都可使用。
就拿我顧問公司的合夥人石原明先生來說吧，他是一名經營顧問，也幫忙許多創業新手調度資金。他在和顧客交流的過程中，常用LINE向客戶說明自己的想法，又或是在線上與投資家交涉。聽他說，最近他在處理某個案子時，分別用LINE和電子郵件和兩批人馬交涉，結果前者比後者更快完成了投資。
寫信是一種延遲行為，收到信後得深思熟慮一番才回信；交談則是一種即時溝通，當場解決，一次到位，兩者的速度差異皆反映在工作的成果上。善用雲端功能可幫助你從根本改善工作模式。想做出十倍成果嗎？想要只花十分之一的時間就完成工作嗎？請務必記住八字訣：「全體集合，一次解決」。
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