對主管來說，每個部屬都像一個空杯子，最重要的課題，就是把這些杯子裝入相同容量的水，不讓它滿出來，當然更不能讓這些水，流回自己的杯子裡。畢竟你們的杯子都一樣大，不會因為你是主管，就有更多時間。
—— 鳥原隆志，《懂交辦，80%的工作不用自己來：20個狀況模擬，只要照著做， 保證部屬樂意接、準時完成不擺爛。》
「常常覺得團隊很沒有效率？」
團隊領導者的工作之一，就是讓團隊的成員能夠順利的協作，確保每個人都溝通無虞，並減少各部門與成員間的落差。
讓團隊運作更順暢的六個秘訣！
方法一、減少使用email溝通
使用email的缺點是，雖然感覺上溝通有進度，但只要仔細觀察就會發現來往耗時，而且進度通常很緩慢，使用email雖然讓你感覺回覆了以後，取得了某種進度上的前進，但卻往往浪費很多不必要的溝通成本。
減少使用email溝通，可以以即時通訊軟體或團隊溝通工具來取代，會更有效率。
方法二、使用團隊溝通工具
好用的團隊即時溝通工具有像是Hipchat這樣的工具，它可以讓一個團隊很方便的即時通訊，還可以建立不同性質的聊天室，讓不同部門的人建立自己的部門聊天室，同時，還可以讓公司每個人都加入各個聊天室，可以得知其他部門平時的工作方式，減少資訊上的落差，還可以促進公司的成員學習。
方法三、使用專案管理系統
比較常見好用的專案管理系統，例如Redmine，是很方便又好用的。好的專案管理系統應該具備Ticket，用來開任務用，並且同時應該具有負責人、需要工時、監察人、估計工時、母票可以打散為幾個子票等等功能。
專案管理系統可以彌補團隊溝通工具的不足，把更詳細的細節寫在ticket裡面，也方便專案經理追蹤進度以及查詢目前負責某工作任務的人是誰，大大提升團隊工作效率。
方法四、善用即時通訊軟體
例如Line或是WhatsApp等等，都是方便即時通訊的溝通軟體，讓團隊成員可以24小時內都接收到訊息，如果有重大緊急事件，對方又不在公司，就可以透過即時通訊軟體做溝通，大大提升效率。
方法五、減少不必要的會議
開會一定要知道開會的目的，以及得出想討論的結果，大部份公司都會開很多會議，但很多卻是耗時又常常沒有結果，重新檢討內部會議，改善會議效率，可以減少不必要的時間浪費。
方法六、減少資訊上的落差
無論是部門與部門之間，還是成員與成員之間，只要中間存在資訊上的落差，就可能產生額外的溝通成本。使用團隊溝通工具以及即時通訊軟體，為的就是能夠彌補資訊上的落差。
團隊的領導者應該讓團隊的每個成員都能順利協作，確保每個人的認知都相同，在同一條路上前進。
參考書籍：
懂交辦，80%的工作不用自己來：20個狀況模擬，只要照著做， 保證部屬樂意接、準時完成不擺爛。
(photo via j_benson )
