每個人每天都在不斷的抉擇，甚至明天就要思考下禮拜要作哪些事，然而事情有輕重緩急之分，可以依照『重要性』與『急迫性』的大小來做區別並畫出如上圖的時間管理矩陣。
上述橫軸為：急迫性，綜軸為：重要性
如圖的第四區塊：不重要性與不急迫當然是排最後做，而第一區塊是最重要與最急迫，當然就先做，這兩個區外的做事先後順序是毋庸置疑的，但重點就在第二區塊與第三區塊。
重要性與急迫性你比較重視？
第二區塊為：重要但不急迫，第三區塊為：急迫但不重要。這兩個可能每個人的答案有所不同。人們每天都會遇上很多的選擇，正因為每個人抉擇的不同，造成了人與人之間的差距。
重要性是長期，急迫性是短期
老闆明天就要的報告一定很重要也很急迫，這種事只能先做。但是像Email或手機來電這很可能就是急迫性高但不重要的事。人們在抉擇時常常看到短期而忽略了長期。培養自己廣泛地閱讀能力、訓練自己外語能力等等都是很重要的事情，但大部分人往往選擇了先把急迫性的事情做完，等到有空再來做這些很重要的事情，但最後可能也因為太忙而忽略了這些長期很重要的事情。
重要性優於急迫性
如果不是非得一定要先處理掉的事情，就先做重要性的事情吧！一個月至少閱讀三本書，每天抽一小時訓練自己外語能力等等，這些看似急迫性非常低但卻很重要的事情必須先做，重要性是長期性的，而急迫性卻是短期性的。
也就是時間管理矩陣應該要依照4->2->3->1的順序來做選擇。不妨就從今天開始將那些不重要但稍微急迫的事情暫緩著做吧，強迫自己每天花固定的時間去做那些長期來講真正重要的事情！時間久了你會發現過去花在那些事情身上的投資是值得的！
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（image through michaelhyatt）
