書評,好書推薦,書籍推薦,好書導讀,書籍導讀導讀 | 每天替你導讀好書 | 知識家

  • Google神速工作術:如何在人工智慧時代保住你的飯碗?


    14 三月 2018 平安文化


    (圖片來源:pixabay)

     

    如何走在世界前端?――別再寫電子郵件了!

    ◎你的「拖延」是在浪費大家的時間

    來到日本後,有件事情讓我非常驚訝,那就是日本人非常喜歡「拖」。他們經常把「回去再弄」或「之後再說」掛在嘴邊,拖延一次可以處理好的事情。還記得有一次,我到區公所繳交資料,因漏填了一個欄位,被櫃檯人員要求之後補交。

    我當下立刻拿出電腦,開啟之前的存檔,將資料補填好後上傳雲端,然後用雲端列印服務將文件列印出來,蓋好印章,在便利商店買了一把釘書機,把資料釘好,前後不到十五分鐘,又回到了區公所。

    櫃檯人員看到我時嚇了一跳。

    「您怎麼那麼快?大多人都會把資料帶回去,過幾天再來補交。」聽到他這麼說,這次換我驚訝了。
    「過幾天?資料可以當場修改不是嗎?再跑一趟很麻煩耶。」櫃檯人員告訴我,這是他第一次碰到這種情況。

    雖說這只是我的個人經驗,但我認為,就是因為這樣「愛拖」的個性,不把事情一次完成,工作才會永遠做不完。如果上一件事還沒處理完,自然沒辦法專心做下一件事,浪費時間之餘,還會降低效率。

    也許你會覺得上述只是生活瑣事,但其實,這樣的「浪費」在職場上處處可見。在這科技萬能的社會,大部分事情都可以隨時隨地完成。一點小事也要「帶回去處理」,只是在浪費自己的時間。

    切記,辦公室並不在公司,你人在哪裡,辦公室就在哪裡!請務必時時提醒自己當下把事情做完,只要有心,整個城市都是你完成任務的工具。那麼,具體而言,要怎麼一次把事情做完呢?讓我們繼續看下去。

    ◎不把問題帶回公司

    假設今天你跟客戶談生意,遇到無權決定的問題,你會怎麼處理呢?很多人都會把問題帶回公司,詢問過負責人後再回覆客戶。

    但其實,這樣的做法很容易拖延整體工作的進度,如果回到公司才發現負責人不在,自己又還有下一個工作,在事情都沒有處理完的情況下,很容易讓人產生壓力。

    Google在碰到類似狀況時,都是請客戶用通訊軟體和負責人聯絡,由負責人直接回覆。這麼一來,不但談判可順利進入下一階段,還能省下回公司傳電子郵件給負責人這道手續,其效率之高、速度之快,絕對讓你嘖嘖稱奇。

    「必要時立刻連絡」
    「需要當下做決定的事絕不拖延」
    只要做到這兩點,包你上班不「卡關」。

    想要盡量將事情當下做完,可將工作檔案上傳到「Google文件」(Google Docs)這類可共享的雲端硬碟中,隨時隨地都能上線使用。

    你有沒有去拜訪客戶時,突然需要某份資料的經驗呢?如果你事先將檔案存在「Google文件」裡,就可以馬上下載交給對方。這麼一來,回到公司就可以專心處理下一個工作,不用再費心費神傳電子郵件。

    ◎結論拖不得

    說到「拖」,下結論、做決定更是拖不得。開了會就一定要有結果,否則將大幅影響之後的進度。開會被問到無法馬上回答的問題時,很多人都會選擇「之後」再回答對方。其實不用什麼都留到之後,有些事是可以當下處理的。

    比方說,你可以將事情分成「已了解」和「待了解」,先向對方說明已了解的部分,解決可以拿定主意的事項,待了解的項目則於下週確認後答覆對方。
    要儘速解決工作,一定要訂出「做出結論」的最後期限。

    需要明天立刻答覆嗎?還是下禮拜前做出決定就好?最晚要什麼時候拿定主意?訂出期限後,才能專心解決問題。

    相反的,若不訂出期限,很容易淪為一拖再拖。這樣的方式有助於激發責任感、提升「當下處理」所需要的專注力。有了主意後,才能進行下一個動作。要做什麼、不做什麼、要做A計畫還是B計畫,當機立斷,雷厲風行。

    之所以沒有進度,是因為你太優柔寡斷了!這個好像很好,那個好像也不錯,猶豫不決導致停滯不前。有些人則是過於害怕失敗,因擔心風險而遲遲不敢付諸實行,這種人看似當場決定「不做」,卻只是不知道自己到底要不要做。

    當然,有些問題我們可以留給時間解決,在面對人生重大選擇時,有時也必須退一步俯瞰問題,謹慎思考,切忌輕率行動。但商場就不同了,商場上的結論是拖不得的!一定要當機立斷。

    ◎學會「交棒」

    相信你在談生意時一定有過這樣的經驗──因無法立即回答對方某些問題,只能將談判暫時告一段落。

    但你有想過嗎?這些「不清楚」或「無法自行判斷」的事情,大多可以靠人際關係解決。

    關鍵在於「交棒給下一個人」。

    比方說,今天客戶對你提出一個要求,但你無權決定又或是無法處理,這時該怎麼辦呢?其實,到這裡你的任務就算結束了,只要交棒給下一個人即可。如果「下一棒」能夠立刻給出答覆,你大可在客戶面前當場打電話給他問個清楚。

    之後如果需要「下一棒」的幫忙,可先徵求他本人的同意,再向上司報告原委,請上司直接連絡對方的主管,藉此提升處理速度。

    總歸一句話,「工作」就是「解決問題」。有些問題可以靠自力處理,但遇到自己無法解決的大問題時,若不肯求助他人,可就前功盡棄了。

    遇到無法處理的事情,我們不應立刻放棄,而是蒐集解決問題所需要的資源。就這層意義而言,告知對方自己需要哪些資源,其實也是「當場解決」的一種方法。像這樣有能力解決大問題的人,將來終必成功。

    ◎想要出人頭地嗎?先學會擺平「不知如何處理」的事情

    如果客戶每開出一個條件,你就要帶回公司詢問一次,要什麼時候才能把事情處理完呢?溝通而不決,就只是在浪費時間。即便遇到自己無法解決的狀況,也應設法前進,而非站在原地躊躇不前。人遇到自己能力範圍以外的問題時很容易亂了陣腳,唯有知道如何解決難題的人,才得以邁向成功之路。

    具體而言該怎麼解決難題呢?在這裡提供各位三個方法。

    1、釐清「已了解」和「待了解」事項

    立刻區分出「已了解」和「待了解」兩個範圍,並從「已了解」的項目著手。解決部分問題後,有可能會產生骨牌效應,進一部發現處理其他問題的辦法。

    如果腦袋一片混亂無法思考,那就動動手吧!遇到不懂的問題時,我都會列出「已了解」和「待了解」清單,然後先處理前者。

    和客戶談生意或開會也是一樣,遇到不清楚的事項時,建議你可跟對方這麼說:「A部分我們可以這麼做,B部分我目前無法給您回覆,待我問過敝公司的專員後,再向您提出新方案。」

    2、提問

    那麼,要怎麼劃分出「待了解」的問題呢?答案是「提問」。

    不知道原因結果時,可適當發問來釐清問題本質、哪個環節出了差錯,能處理多少是多少。圖1-1中列舉了我常問的幾個問題,還請大家參考。

    3、休息是為了走更長的路

    事情完全無法進展時,轉換心情也是一個方法。這時可以小歇片刻,又或是去外面走一走。

    遇到任何狀況都要設法解決,當場能處理多少是多少。把問題帶回公司只是在浪費時間、拖延進度罷了。倘若遇到無法當場處理的事項,回到公司一定要訂出下一步,並持續完成進度。

    ◎不用電子郵件,可節省九成時間?

    一般公司開完會後,都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。

    假設今天是由A負責打報告書,他必須先回到自己的座位上,打好紀錄後傳給B確認,B看過後再傳給C,一個傳過一個,而A就只能苦苦地等檔案傳回他手上,完成之日遙遙無期⋯⋯

    Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。Google的會議室裡設有大螢幕。他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責,而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上,當場由所有成員合力編輯製作。

    如果所有人都盯著自己的電腦看,就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形,他們將所有人的文件一次投影在螢幕上,讓大家看著螢幕集思廣益。這麼一來,就可省去電子郵件一來一往的麻煩,當場完成文件的基礎架構。

    這個方法除了開會時可以用,也很適合用來討論企劃案。一般在籌備企劃案的過程中,大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員,看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時,必須修改檔名才能存檔,像是在後面加上「第一版」、「第二版」,又或是「日期」、「審查人員的名字」,否則很容易搞混。

    說實在話,你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎?一不小心還會出錯,既浪費時間又費心勞神。

    Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google文件」裡,然後傳一封信給相關人員說:「資料已上傳,連結如下,請有需要的人於○月○日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充,逾時不候。這麼一來,即便來不及在會議上編完文件,組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通,又或是開視訊會議進行討論,一起在線上完成編輯。

    這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本,擺脫「弄錯版本」的惡夢。

    傳統「編輯↓傳送↓編輯」的過程其實很浪費時間。所以Google員工才會放棄使用電子郵件,採取當場合力編輯的方式。最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案,雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。

    在雲端的輔助下,組員就無須同時到場開會,只要有空時再到雲端上確認檔案即可。如果沒什麼特別的問題就不用報告,有問題再另行討論。這樣不是很簡單嗎?

    怕大家誤會我在幫Google打廣告,在此特別補充,微軟(Microsoft)的Office 365、蘋果(Apple)的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。

    ◎切勿用電子郵件「喬時間」

    在規劃行程時,很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間,但他們不知道的是,這麼做只是在為自己找麻煩。

    假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空,只要成員中有一個人無法配合,你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言,更別提不是每個成員都會立刻回信。

    還記得有次我跟某家公司討論開會日期,對方跟我說:「我希望其他部門的人也能一起開會,我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排,就花了兩天。
    只是安排日程,有必要花到整整兩天嗎?

    工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。只要使用雲端功能安排行程,即可避免這些情形。最近不少公司都推出行程管理系統,但員工頂多只能在上面預約會議室,實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」(Google Calendar)。

    比方說,你可以跟指定對象共同編輯行事曆,請他輸入會議等預定行程。這麼一來,你的行事曆中就會自動出現會議行程,點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊,甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下,開會當天就可省去不必要的開場白,直接進入主題,提升討論品質。

    下屬有事找你時,也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google日曆」中查詢你的行程,直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事,只要修改行事曆,對方就能查詢到。有了雲端日曆,就不用一天到晚檢查電子信箱了。不過,平常還是要對下屬做心理建設:「我如果臨時更改行程,不是故意放你們鴿子喔,是真的忙不過來。」

    很多時候只差上司點頭就可以開始執行了,卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空,導致企劃遲遲未能開始。因此,我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程,在雲端上與下屬共享行事曆,下屬想要找上司,只要配合行事曆上的空檔即可。

    如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空?」、「今天可以去找您嗎?」,其實也是變相在剝奪主管的時間,使用雲端日曆可節省彼此的時間,提升整體的工作速度。

    我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開,同時與多位客戶共享行事曆,管理行程既方便又快速。「Google日曆」可設定共享範圍,若有需要,也可以與特定使用者共享私人行程。

    公私行事曆分開管理其實挺麻煩的,有時改了東就忘了西。「Google日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程,只要將共享對象分為幾個群組,就不用擔心發生遺漏的問題。

    有些夫妻會在雲端上共用行事曆,每天晚上更新彼此的行程,藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。這個方式比傳訊溝通更有效率,老婆只要查查行事曆,就能知道老公哪天要加班,當天就不用特別煮了。

    善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩,讓溝通更順利。「喬時間」是標準浪費時間的行為,想要分秒必爭,可先從這方面下手。

    ◎直接見面,事半功倍

    用電子郵件較難把事情說明清楚,有時反而會拖到工作進度。

    相信各位一定有這樣的經驗,來來回回傳了幾封郵件後,還是在雞同鴨講,搞不懂對方的用意。遇到這種情形,建議你可以改用電話溝通,又或是約對方當面談。

    再方便的溝通工具,都沒有「當面談」來得有效率。與其打字打得要死要活,倒不如一句「我們當面談」,開啟Google hangout視訊功能直接討論。直接看到表情更能了解對方的想法,其溝通效果是文字、聲音所比不上的。

    當面談還有一個好處,那就是可以當場解決問題不拖延。富士達(Fujitec)的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通,藉此提升作業效率。很多人以為像Google這種資訊科技公司,肯定是利用電子郵件溝通工作。說了你可能會嚇一跳,Google員工其實常常舉行小型會議。

    Google公司裡到處都設有談話區,公共區域自是不必說,許多地方都設有桌椅、咖啡廳,供員工溝通交流。Google開會的方式非常有效率。

    他們發現問題後,會先評估需要哪些人來解決這個問題,隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場,盡快開完會議。

    很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空,事實上卻是恰恰相反。大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程,既費時又費力。開會的目的並非「集合」,而是「決議」,因此,只需召集幾名關鍵人員就夠了。

    制度是死的,人是活的,即便是定期會議,也無須強迫全員到齊。建議大家可因應需求變通,像是根據開會內容安排參加人員;重要成員因出差而無法到場時,可將會議延期;如果當天感覺討論不出什麼結果,也可直接取消會議。

    ◎寫信是「延遲」,交談是「即時」

    看到這裡,你是不是也覺得電子郵件比想像中的更「棘手」呢?

    關於這一點,用「寫信」和「交談」的差異來說明,應該就很好懂了。

    使用電子郵件溝通,你必須先寫信給對方,待對方回信後溝通才算成立。這樣的通信過程快則一天,慢則得等上好幾天。有些無法一次解決的問題,從第一封信到討論出結果可能得花費一週以上。

    仔細想想,這種工作方式效率低的離譜。A花幾天做好自己的部分後傳給B,B又花幾天做好傳給C。重點是,A傳給B後,B不一定馬上有空做,導致過程中產生許多「空白」。

    這還不是最糟的。假設B做得很差,被上司要求重做,就會耽誤到後面的流程。用這種方式工作,速度哪快得起來呢?但線上交談就不同了。只要將成員拉進群組,就可直接在線上商議,當場做出結論。先給成員幾天時間各自作業,再約個時間開會討論,不用花多少時間就能結案。線上群組非常方便,成員無須到場,隨時隨地都可以上線討論。屏除時差問題,無論你在日本、美國還是印度,都可以合作執行企劃案。

    目前我有個顧問合夥人在紐約,事業夥伴也遍佈全球,包括矽谷、巴西、烏拉圭,他們經常在線上向日本成員回報工作狀況。有趣的是,因為我們實在太常視訊了,根本感受不到距離,有時都忘了對方是在日本、紐約,還是倫敦,唯一顧忌的只有對方現在是不是睡覺時間。據說知名拉麵店一風堂的總經理清宮俊之,就是透過「Google Hangout」和國外聯絡。

    除了「Google Hangout」,市面上也有很多免費的視訊通話軟體,像是LINE、Facebook Messenger、蘋果的Face Time普及率都相當高,一般上班族都可使用。

    就拿我顧問公司的合夥人石原明先生來說吧,他是一名經營顧問,也幫忙許多創業新手調度資金。他在和顧客交流的過程中,常用LINE向客戶說明自己的想法,又或是在線上與投資家交涉。聽他說,最近他在處理某個案子時,分別用LINE和電子郵件和兩批人馬交涉,結果前者比後者更快完成了投資。

    寫信是一種延遲行為,收到信後得深思熟慮一番才回信;交談則是一種即時溝通,當場解決,一次到位,兩者的速度差異皆反映在工作的成果上。善用雲端功能可幫助你從根本改善工作模式。想做出十倍成果嗎?想要只花十分之一的時間就完成工作嗎?請務必記住八字訣:「全體集合,一次解決」。

    以上內容由平安文化授權刊登,未經允許請勿轉載。
    ◎更多精彩內容,請見:《Google神速工作術:如何在人工智慧時代保住你的飯碗?

    知 識 家
    INSTAGRAM

    知 識 家

    <-- hide ad code-->