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  • 英文簡報前,你該做的準備3件事


    4 七月 2017 眾文圖書

    (圖片來源:TED Conference)

    1. 了解聽眾

    在你接到做簡報的任務或邀約時,首要之務便是了解你的聽眾,因為你的簡報內容、方式、語言等,都可能隨著聽眾屬性的不同而有所改變,因此事前了解聽眾的背景十分重要。了解聽眾的面向包含了解聽眾的專業、教育、語言、性別、教育程度、年紀等;此外,事先知道聽眾對你簡報的期望也很重要,例如,他們最想聽到什麼內容?最想學到什麼東西?還有,他們期望你是直接告知 (inform) 資訊,還是需要你說服 (convince),甚至挑戰 (challenge) 他們?

    因此在你一知道要做簡報時,便可開始對簡報對象的產業或公司進行研究。你可在簡報前幾天透過電子郵件或電話,了解聽眾的背景。若這些方式不可行,那你可以先大約設定聽眾的背景,並據此演練講稿,然後在簡報當天提早抵達會場,把握機會先從主辦單位的人員那裡得到相關資訊。若這個方式也不可行,你還可以在簡報一開始時直接詢問聽眾,了解他們的需求以及期望,據此快速調整簡報內容,並在簡報中途不時向聽眾確認他們的需求及期望。若你想要更謹慎些,還可以在簡報後請聽眾做一份意見調查表,以確實知道自己是否圓滿完成任務,並作為改進下次簡報的參考。

    2. 確定簡報形式

    在現今多元且高度發展的地球村時代,幾乎任何行業及場合都可能有簡報需求。簡報需求雖多,但通常可歸納為「資訊型」(informative) 與「說服型」(persuasive) 兩種類型。

    【資訊型簡報】

    顧名思義,這類簡報的目的是傳達資訊,常見的主題形式包括在(國際)會議上發表研究成果、在公司向上司報告業績、在產品發表會上說明產品資訊,以及各類計畫/政策/流程的說明、公司介紹及員工訓練、各類議題說明等,內容包羅萬象,算是最常見的簡報類型。

    【說服型簡報】

    顧名思義,這類簡報的目的是說服聽眾,因此講者會將自身意見充分傳達給聽眾,並希望獲得聽眾認同、改變原有想法,甚至有所行動;而所謂的「行動」可以是下訂單、上街頭抗議、寫信給議員、開始做資源回收等。這類簡報常見的主題形式包括政策或政令宣導、闡述具爭議性議題 (controversial issue)、商品推銷及行銷計畫發表會、集資大會、營運方針改變說明等。

    當然,資訊型及說服型簡報的類型並非涇渭分明,有些簡報甚至會結合上述兩種類型,例如有些國際會議的學術報告屬於資訊型,但也稍微帶有說服型的性質。

    3. 建立簡報目標

    你在準備簡報時,除了必須了解聽眾、確定簡報形式,還必須建立明確的簡報目標 (goal)。何謂簡報目標?簡單來說,就是你對自己的期許, 以及對聽眾的期望。例如你會希望聽眾「可以理解我的簡報內容」、「可以記住我所說的重點」,甚至「聽完我的簡報後可以積極採取行動」等,這些都可能是簡報目標。

    由此可知,講者基於對自己的期許,以及對聽眾的期望,必須替自己的簡報建立一個最主要的目標。如果你不知道該如何設定此目標,可以試著完成下面這個句型(畫底線處為簡報目標)。

    The purpose of my presentation is to let the audience understand… 我簡報的目標是讓聽眾了解⋯⋯

    例句:
    The purpose of my presentation is to let the audience understand the importance of energy conservation.
    我簡報的目標是讓聽眾了解節約能源的重要性。

    上面句型及例句中understand(了解)的後面接的就是你想要達到的簡報目標。有了這個句子,你便可以在製作簡報檔案時常常據此檢視, 確保簡報真的符合你所設定的目標,沒有離題。要特別注意的是,上面的句子多為針對資訊型的簡報。

    My presentation is successful if the audience… 如果聽眾⋯⋯,那我的簡報便成功。
    例句:
    My presentation is successful if the audience agrees to use the results of my study to develop a new curriculum plan.如果聽眾同意用我的研究結果來發展新的課程計畫,那我的簡報便成功。

    內容摘錄自眾文圖書《英語簡報演說技巧》一書。

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