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  • 善用25%規則,TOYOTA精實到位時間管理術


    8 六月 2017 商周出版

    (圖片來源:pixabay)

    Toyota的「捨棄文件技術」

    到目前為止,我以Toyota的思想為中心,說明要落實時間運用時不可或缺的技巧。接下來我會具體告訴大家,應該如何把這些秘訣都運用在你的工作上。首先,就讓我告訴你一個你會很有興趣的數據。

    我們每年平均花費「一百五十個小時」在做某件事情。你知道這個數字代表什麼嗎?

    其實這是商業人士在一年中,找東西時所花的平均時間。假設我們一個月工作二十天,一天做八小時,總共一百六十個小時。也就是說,一個正常的商業人士在一年之中,幾乎花了一整個月的工作時間來「尋找東西」。

    順帶一提,這裡所說的「東西」,是包含文具等等物理上的「東西」,以及電腦中的資料夾和信件等無形的「東西」。

    無論是哪一種,這些用在「找東西的時間」,都不能說是「為了得到成果所付出的時間」。

    Toyota從很久以前就有這麼一句話:「不要找東西,要拿東西」。這並不是「減少」你拿東西的時間,而是將其變為零,讓你得以「在一瞬間拿到你所需要的物品」。

    要整理周遭的物品,並達到剛才所說的那種狀態,首先你要做的事情是環顧你工作範圍的半徑一公尺。各位覺得如何呢?你的桌上是否堆滿了和山一樣高的資料?至於抽屜裡面的東西各放在哪裡,你有辦法立即回答出來嗎?

    桌上資料堆積如山的人,以及不曉得東西放在哪裡的人,你們的當務之急是要把東西「丟掉」。

    尤其重要的是丟掉不需要的文件。一般而言,一個企業家桌上所擺放的文件,有一半以上都是直接丟掉也不影響的東西。換句話說,你的桌上根本堆滿了一堆不必要的物品。

    「就算你這麼講,還是有很多丟不掉的啊……」我想可能會有人這麼想吧。而對於這種類型的人,我認為最好的方式是先制定一個自己的規則。

    「無法丟掉東西」的人在很多情況下,只是缺乏一個判斷東西能不能丟的標準而已,因此會一直抱持著「也許哪天還會用到」的不安感,最後就不敢丟東西。

    說到這裡,究竟要決定怎樣的標準才好呢?當然決定的方法會根據行業類別和職稱等工作內容而有所不同,我就給大家一個提示。在Toyota自然不必說了,其他製造業的工作現場也常常會用到一個方法,就是「依照身分決定場所,設定自己的目標」,接下來就讓我詳細介紹。

    雖然這終究也只是一個案例而已,不過首先我們可以在桌角和腳邊放一些小小的紙箱,當作東西的「臨時保管所」。

    若你發現了很難判斷要不要丟掉的文件,就先把它放到臨時保管所裡面。接著在自己所規定的時間、星期或日期內重新整理一下,把從來沒有用過的文件丟掉。

    舉例來說,你可以定一個像這樣子的目標:每週一早上檢查一下臨時保管所,把一次都沒有用過的東西丟掉。

    我想有些人一開始一定會覺得不安,想說「這樣丟掉真的好嗎……」,不過我還是請你下定決心把它丟掉吧!只要你試著想想看就會明白,這個世界上幾乎沒有「如果我沒丟掉就好了」的東西。假設真的有,也一定有辦法可以解決問題。

    只要你能注意到這個事實,你的疑慮就會減少,放進「臨時保管所」的文件也會漸漸變少,到最後你就能縮短檢查臨時保管所的時間。

    話雖如此,若你正在工作中,一定會出現「無論如何都判斷不出要不要丟」的文件。這種情況下你可以試著把檔案電子化,這樣就能丟掉紙本資料了。將檔案轉成PDF檔,在磁碟或雲端內建立資料夾並保存起來,就能夠很輕鬆進行管理。

    總而言之,你在桌面上堆滿文件都是很NG的行為。首先你的目標,就是把桌面整理成沒有不必要文件的狀態吧。

    當然,在那個臨時保管所中,你也可以放入文件以外的東西,例如「只有黑色沒水的三色筆」、「從抽屜中找到的好幾個橡皮擦」、「買飲料送的公仔」等等,如果你桌上有一些雖然沒有用到卻丟不掉的東西,就下定決心把它們裝進去吧。

    除此之外,這個方法也可以適用於清理電腦中的文件。

    很多人常常把桌面塞滿資料夾和無關緊要的圖片,這樣會導致你很難找到需要的軟體或資料,當你要用的時候也無法立即打開。

    因此我們可以像處理紙本資料一樣,在電腦內建立一個「臨時保管資料夾」,將一些不曉得要不要刪掉的東西暫時保管在裡面,等一段時間過後再把沒有用的東西給刪掉。

    只要你能養成這個習慣,你的桌上和電腦中不必要的東西就會急速減少。一個小箱子根本不需要花多少心力,也不用什麼技巧,因此桌上亂糟糟的人,請務必從今天開始進行整理。

    必要的東西要「簡單明瞭」地收納

    若你能夠落實到目前為止我所教你的方法,你桌上應該就不會再有不需要的東西才對,這樣你也可以進入「不要找東西,而是拿東西」的狀態。

    所謂整理東西,就是要把物品簡單明瞭地收納起來。在這邊我所說的「簡單明瞭」的狀態,指的是你可以馬上知道你的東西放哪裡,並立刻把它拿出來。換句話說,即為「不要找東西,而是拿東西」。

    首先我希望大家思考的是「假設你沒有整理身旁的物品,會發生什麼問題呢?」

    你日常的工作中,若花在找東西的時間上太長,你本來能夠做的事情自然就沒時間做了。因此,你不得不丟掉一些東西,或是整理你身旁的物品。

    所謂的時間,在價值上來說並不相同。其實我也告訴過各位非常多次,只有跟成果有關連的時間價值才會高,若非如此,你的時間根本沒有價值。

    就如同以上所說,我們要增加「可以使用的時間」,即為「可運用時間」,並盡可能思考要如何利用才能得出成果。為此,我們必須要進行一些物品整理以及情報整合等等。

    若你忘了這件重要的事,最終只有整理周遭物品的話,就無法善用你好不容易新創造出來的時間了。

    ●文件

    即使是現在你需要的文件,也有可能隨著時間而變得不再需要。這時候若你沒有簡單明瞭地收納,就會變得沒辦法丟,最後全部殘留在桌上。

    其實要簡單收納文件的秘訣非常簡單,即為「立起來保管」。實際上,Toyota工作現場所使用的文件,幾乎都是立起來保管的。

    如果你把它平放,就算你知道放在哪裡也很難拿出來,甚至常常會導致物品崩塌。再加上你會一直把新的文件往上疊,最後你就越來越不曉得堆在下方的文件是什麼了。

    為了避免這個情形發生,Toyota都會準備可以收納的資料夾,並在書背上寫名稱以方便管理。習慣將文件堆在桌子角落的人,請務必善用資料夾之類的工具,學習收納的方式吧。

    ●名片

    即使是「遞名片」這個行為,也有可能浪費不必要的時間。

    在我以前上班的公司,有一種職位的人是負責在必要時,可以從如相簿般厚的名片夾中迅速拿出名片並進行管理的工作。而在我的印象中,那個人工作時一直都在找名片。

    我對於他所做的事感到不可思議,而當我仔細觀察後發現,他常常在找的時候注意一些毫不相干的事情,譬如「咦?這個人現在是做什麼去了」,或是「我記得這個人已經辭職了啊……」,結果到最後他已經搞不清楚要找誰的名片了。我真的很懷疑,工作中他到底都在做些什麼。

    當你做這種事情的時候,你根本不會有任何的生產性可言。

    為了落實「不要找東西,而是拿東西」的想法,並將名片進行簡單明瞭地收納,最好的方法是透過數位化管理。這樣一來,你只要打出公司和姓名等等的關鍵字,就不會有所疑惑或者繞遠路,能夠用最短時間找到你所需要的名片。

    你可以在路上看到很多能進行數位管理的工具,請你試著尋找出適合你的並積極去使用它吧。雖然一開始你必須先進行「掃描」之類的動作,然而只要你將其數據化之後,接下來的工作都會瞬間變輕鬆。

    另外,在管理名片的方法當中,你也可以把資訊上傳到雲端,再透過手機去搜尋。根據公司狀況不同,也許有些人會因為情報管理的觀點而無法使用這些工具,但如果你沒有這樣的限制,我真心建議你可以試著使用看看。

    只要你這麼做,就不會發生「非得回到辦公室才能知道連絡資訊」的情況,當你外出會面的客戶職位和部門有所變更時,你也可以在忘記之前趕快進行更新,管理上也會更有效率。

    ●電腦內的資料夾

    我們可以將文件和名片之類的東西並排整理以減少尋找的時間,那電腦中的文件又如何呢?

    「我不記得把東西放在哪裡了」、「忘記檔案名稱害我無法搜尋」、「桌面全被軟體給塞滿了,我都不知道什麼東西在哪裡」……我想很多人每天都會出現這樣的煩惱。

    為了避免浪費這種不必要的時間,最有效的方式就是設置一個規則來「統一管理資料夾」。

    我也曾任職過IT企業,至今為止看過很多人的電腦,但有不少電腦裡面都沒有一個資料夾管理的規則。

    把在檔案名稱上有標註日期的和沒標註的放在一起、有些東西放在資料夾裡有些卻沒有……這種狀況下,不管怎麼樣都必須花時間去尋找資料。

    像文件和文具這種有形體的東西,我們很容易去定位它們的「物體位置」,但只能用鍵盤尋找的電子數據,當然會容易忘記。無論怎麼找,如果你已經忘記檔案名稱或者沒有標註日期的話,你想找到需要的文件就會花非常多時間。

    關於這點,根據工作種類的不同,每個人在管理資料的方法上都會有所出入,因此我就不特別去詳細解說了,但我希望大家務必設定一個檔案名稱和保存位置統一的規則,讓你的電腦內可以看起來更清爽。

    為了要提升尋找資料的時間,我會善用Gmail。只要我認為這個文件「是必要的」,我不會只將它存在電腦的資料夾內,還會透過Gmail再寄給自己一次。Gmail的檢索精準度很高,在移動的時候也很容易可以找到你想要的資料。

    先前我曾闡述過,整理的目的就是要創造出「可運用的時間」,並想辦法做出成果,而這件事其實還有一個好處。

    那就是,你可以藉由整理周遭物品達到減少「疑惑」的目的,你的腦袋也能夠跟著整理一番。只要你的思緒重新整理過,判斷的速度也會提升,整體的工作流程自然會更加順暢,這是一個極為良好的循環。

    在達到「不要找東西,而是拿東西」的境界之前,請大家一定要付諸行動,一起著手整理你周遭的環境吧。

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    ◎更多精彩內容,請見:《善用25%規則,TOYOTA精實到位時間管理術

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