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  • 每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作


    18 八月 2015 大塊文化

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    不論我們喜愛或討厭我們的工作,多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。每天展開工作時,我們擔心如何才能完成今天所有的工作、可能會令誰失望,或是得「再次」犧牲哪些重要的工作,才能夠繼續熬過這一日。

    一邊喝著當日的第一杯咖啡時,我們手上忙著使用各種裝置查看電子郵件信箱,看看是否有人在我們的待辦清單上新增一件事項。看完了一封又一封的電子郵件之後,壓力也不斷上升。每封信都內含了一項無法立刻處理好的要求,所以我們便把這些信標示為「未讀」,留在信箱「稍後」處理。我們把這些信加到前一晚的「未完成工作」堆裡,而前一晚也是工作到很晚才離開辦公室。除此之外,還有更多信必須回覆、更多電話要回撥、更多文件要處理好,這一切,事事都需要我們立即的注意力。

    事實上,在我們處理真正重要的事務之前,就有太多事務占據我們的注意力,而真正重要的事務太多了。結果,我們經常「工作」一整天,在辦公室、在家中,上班、照顧家人、整理打掃、支付帳單……有時只有到上床睡覺後才停止。要做的事太多了,時間根本就不夠用。

    如果你覺得這些聽起來很熟悉,別沮喪,不是只有你這樣。在我從事教授、老師、主管教練、作家、訓練師等工作中,我發現,不論是專業人士或非專業人士、不論什麼層級,這些都是太普遍的日常感受。更糟的是,我看到各行各業的人,從企業主管、醫師、學生、創業家,到政府機關工作者,全都傾向使用注定無效的解方,想幫助自己從這種工作量過多的情況中解脫,但只是讓問題更加惡化。

    比別人更賣力,可能不是最好的辦法

    我一再目睹聰明、認真、努力的人落入「效率陷阱」中,總是嘗試盡可能投入更多時間在工作上,設法抓住並利用一天之中的任何空檔時間。而且,若是我們有部屬,也會試圖讓他們這麼做,盡可能每天擠出更多小時用在工作上。談時間管理的書籍、專家,甚至整間顧問公司都接下這個挑戰,幫助我們「花更少時間做更多事」。誠如我那個任職於《財富》一千大(Fortune 1000)企業主管的哥哥所言:「我們全都有一大堆屎要處理。這些都是好屎,但是一天終了時,努力把十磅屎塞進五磅容量的袋子裡,我們還是被一大堆沒有處理好的屎給淹沒。」

    也有時間管理專家建議我們先處理最重要的事,因為稍後未必有足夠時間做這些事。沒錯,把真正重要的事和急迫但較不重要的事區別開來,確實是有助益的做法,但這個建議仍有令人沮喪之處:縱使我們這麼做,待辦清單上還是有一堆不是最重要、但仍然得做的事必須處理。有些是要緊事,因為它們會影響到我們的關係;有些事則是長期拖延不做的話,會害我們被炒魷魚;另外,還有一些事是我們已經同意在截止期限前完成,不能因為其他重要事項就逃避、耽擱,不去完成。

    雖然這些事不是最重要的,但如果在下班回家前還沒有做好,我們有可能會感到焦慮不安。當然,如果不理會某些問題,它們最後有可能會自動消失,所以放手不理反而比較好。可惜的是,很多事情和工作,我們都無法免除責任,終究必須完成。

    如果真正的問題只是缺乏效率,那麼我們多數人,包括我那些很有成就的客戶在內,現在應該都已經解決問題了。因為只要選擇適當的方法和工具,協助管理時間、安排待辦事項的先後順序,就可以抒解日常工作的壓力。但重要因素並非只有數量與能力,即使用最有效率的方法工作,我們可能還是會覺得不滿意,結果在一天結束時,許多人感受到的不是成就感,而是窒息感。

    幸好,我們想要的並非達不到。我認識的成功人士,多數都想要達到兩個境界:

    其一,他們想擺脫失控感;

    其二,他們想在工作上有優異表現,成為所屬領域中的真正高手。為了追求並設法達到這兩種境界,一般常見但錯誤的做法,就是不斷地工作,在已經工作滿載的每一天中擠入更多工作。這種方法有什麼不對?可以如何改善?

    看看富蘭克林是怎麼做的

    說到勤勉,恐怕沒有人比班傑明.富蘭克林(Benjamin Franklin)更出名了。舉世皆認同,他是效能與生產力的模範。他的能幹令人望塵莫及,他的成就令人不可思議,舉凡作家、發明家、科學家、印刷商、哲學家、政治家、郵政局長、外交官等身分,一個人怎麼能夠在一生中達到這麼多的成就?快速了解一下他以印刷商暨出版商起步的歷史(這是他的初始職業),就能洞見他的工作方式,並在過程中映照出我們做對了什麼、做錯了什麼。

    1724年,18歲的富蘭克林已經在波士頓一家印刷廠當過學徒,也獨自在費城一家印刷廠工作過,並且發表過幾篇被廣為閱讀的文章。他在那年前往英國,向印刷業中最優秀的人學習——知名的印刷商薩繆爾.帕爾默(Samuel Palmer)。對一個家裡有16個兄弟姊妹、出身貧窮的小孩來說,這種發展堪稱難能可貴了。

    在帕爾默的工廠裡工作時,富蘭克林的工作倫理和聰明伶俐,很快就給身旁的人留下深刻印象,但同時也引來同事們的不爽與側目。他的同事們從早到晚喝啤酒,富蘭克林只喝水,所以能夠保持良好的體力,不僅表現得比他們出色,也因此能夠存點錢下來。你或許會說,在那個年代,擁有競爭優勢比較容易,但富蘭克林也以善於看出機會、敢於冒險和堅定的意志力聞名。最後,他獲得升遷,並轉往另一家更好的工廠工作。

    幾年後,富蘭克林回到費城,盡一切所能辛苦打拚。在一家印刷廠工作了幾年之後,他舉債創立自己的印刷事業。自己有一家印刷廠,但需要現金,這讓他看出另一個機會,那就是出版自己的刊物。當時,費城只有一份報紙,而富蘭克林認為這份報紙:「不入流,經營得很糟糕,而且毫無趣味可言。」

    他知道自己是該地區唯一有能力寫出好東西的印刷業者,所以便嘗試發行報紙,最後撰寫、出版了《窮理查年鑑》(Poor Richard’s Almanack)一書。年鑑中,除了值得注意的日子,還有很多空白可以填寫,富蘭克林便在空白處填入自己的箴言(如今,這些箴言當然已經變得很有名),使它變得更有趣味,當然也就賣得更好——《窮理查年鑑》很暢銷。

    為了使自己的印刷事業更成功,富蘭克林還去議會當辦事員,這讓他結識了很多可以左右或決定政府印刷品(如選票或鈔票)要交給哪家印刷廠印製的人。最後,他被任命為費城郵政局長,而這項職務對他的報紙發行量很有幫助。雖然這些職務提供的薪酬微薄,也讓他必須在自己的事業之外做其他工作,但有助於他的印刷事業起飛,幫助他成為費城有頭有臉的人。

    富蘭克林曾經是、現在仍是生產力與成就的楷模:努力做更多、不計較,願意承擔更多責任,成功就會隨之而來。今天,大家還是覺得必須這樣,才能獲得一些成就——必須再做更多一點,多到幾乎不可能負荷的地步。但事實上,富蘭克林並不像一般人以為的那樣,雖然他努力工作照料財務,但絕對不是只聚焦於工作的人。

    我們很少談論這另外一面的富蘭克林,他並非我們認為的那種「為工作而活」的典型。還好,我不需要耗費大把功夫,就能更深入了解他的真面貌,因為他的自傳中有記載。富蘭克林喜歡思考和創作,花費大量時間在嗜好,以及和朋友的聚會上,而他大可把那些時間投注於賺錢的印刷事業。事實上,使富蘭克林從他的主要職業抽身的那些興趣,最終讓他創造出許多因此而聞名於世的好東西,像是富蘭克林暖爐、避雷針等新穎發明。

    想了解富蘭克林的成功祕訣,我認為,我們應該好好檢視一下他如何使用自己的空檔時間,以及他到底有多少空檔時間。

    培養多元嗜好,能幫助你變得更成功

    年輕時的富蘭克林,主要嗜好之一是每週五和一群喜愛研讀書籍的人聚會,彼此談論思想、交換見解。這個團體在每次聚會時,都會訂定下次聚會要討論的主題,然後大夥各自先研讀和這個主題有關的書籍,為下次聚會的論辯做準備。但在當時的費城,書籍難得,許多書必須自英國訂購。該團體便認知到,如果能把大家擁有的書籍集中存放於一地,就能更方便查閱彼此的參考書籍。這個概念促使富蘭克林與友人合力創設費城第一家公共圖書館,名為「費城圖書館俱樂部」(Library Company of Philadelphia)。如今,這是一所歷史悠久、擁有珍貴典藏的圖書館。

    25歲的富蘭克林創立這間圖書館,並非意圖為自己的印刷事業賺錢,這也不是他在政府機構的職務工作項目之一,純粹只是因為他喜歡和他人討論思想,尤其是能夠改善自身及周遭人的思想。他喜愛文學與藝術,甚至曾經為太座創作了幾首樂曲。而且,他是出了名的無可救藥的浪漫調情者,在太太過世後,他花了不少時間在這方面。

    富蘭克林也是美國最早的自助自學迷,他曾經短暫吃素,因為他在一本書中讀到素食主義,而且吃素為他省下了不少錢。他挹注很多時間和心力發展、實踐一套「13項德行」,在這13項德行中,有一項看起來和那些想在一天中盡可能做更多工作的人有關,那就是「秩序」,亦即做事有組織、有條理。富蘭克林聲稱自己從來就不是很擅長這一項,他在自傳中寫道:「實際上,我發現自己在秩序方面的惡習難改。現在,我年紀大了、記憶衰退了,深感秩序的重要性。」

    富蘭克林以熱愛許多消遣娛樂聞名,從學習、社交、調情到創作,多到目不暇給,也令人感到不可思議。他是如何能在從事這麼多專業工作的情況下,還能享受這麼多的嗜好、閒暇與社交時間呢?他到底是如何辦到的?

    每天,他都讓自己的心理與生理,處於能夠產生高效能的狀態,在這些高效能時段,他完成了許多事務。他並未把印刷事業相關事務擠入可用的每一個小時裡,在他為自己所做的時間規劃中,包含了2小時的休息時間吃午餐及做其他事,傍晚也有聽音樂、從事其他消遣或談話的時間,而且夜晚有充足的睡眠。或許,就是因為他把消遣、學習、創作、娛樂、保健、家庭及社交都規劃在日常行程上,才能夠在賺錢的事業上如此成功吧!

    如果他把所有時間投入於印刷事業,不分出時間從事其他興趣,應該會是最有效率的時間運用方式。但假設他這麼做的話,從未保留心思與精力給那許多的發明和慈善行動,他能夠如此聞名於後世嗎?說不定,連他的印刷事業也不會那麼成功。

    讀至此處,請問問自己:你想成為哪一個富蘭克林?撥出時間給嗜好、社交、從一個興趣跳到另一個興趣的富蘭克林,抑或是超越其他競爭者,成為高生產力、出名且富有的企業家?如今,我們似乎沒有足夠時間可以兼顧這兩者,所以好像只能選擇一種:享受生活,或是事業成功。好消息是,這樣的選擇方式是錯誤的。當我們誤以為愈充足的時間等於效率時,便會感受到必須作出選擇的壓力。

    人體不是電腦

    在幫助高階主管和專業人士變得更有效能時,我發現,不論我們在事業階梯上爬到多高,當工作多到難以招架時,我們通常會作出兩種反應。第一種反應是強迫自己持續工作、不中斷休息片刻,企圖讓每一天產生最大效率。第二種反應是工作更多小時,並且要求部屬也這麼做,企圖讓每一週產生最大效率。這兩種解方的基本觀念是,為了應付不斷湧進來的工作量,我們應該停止「浪費」時間,設法變得「更有效率」一點。這種觀念源自我們對大腦運作方式的根本誤解。

    持續工作、不中斷休息片刻,這種長時數的工作型態,對電腦或機器來說是好解方,因為它們不會感到疲累。它們每時每刻的工作品質都差不多,使用時間愈長,生產力和效率就愈高。但我們並不是電腦或機器,我們是生物。要求大腦持續執行某種工作,而且要展現出一致的效能水準,就如同要求一位跑者不論在什麼境況下都要保持相同速度,不論是短跑或馬拉松、是否禁食一天未眠、有沒有宿醉,或是才剛吃飽睡醒等。

    人類是生物,生理狀態對我們的思考方式具有影響作用,一些科學家稱此為「體現認知」(embodied cognition),「體現認知」包含身體影響思考的種種方式。大腦是控管身體其他部位機制的重要器官,我們必須了解身體與認知的關連性,才能正確了解認知(任何種類的思考)的運作。

    這是什麼意思呢?也就是說,你的身體動作,可能會大大影響你的思考。比方說,當你坐著,把雙手墊在頭後、雙腳高抬在桌上,這是很普遍的「高權力姿勢」(power pose)。這種姿勢可能提高你的睪固酮分泌量,並降低你的皮質醇分泌量,而這樣的荷爾蒙組合會使你感覺有權力,表現得像領導人。

    此外,你的肢體動作也可能會影響你的心情,進而影響你對他人想法或意圖的解讀。例如,研究顯示,如果你在評估某人時,做出具有敵意的姿勢或動作,例如比出中指等,你更可能會認為此人懷有敵意,因為這個動作提示、激起了敵意。

    或者,以學習為例,你在學習時得仰賴記憶,但你的大腦儲存記憶的方式,並不同於電腦安裝軟體或下載檔案的方式。你的記憶是在大腦內形成的東西,神經元得花時間產生結構變化,以使它們在未來更容易彼此活化,而這能夠解釋為何在考試前一晚死背的成效,遠不如用多天學習、吸收教材的成效,如果你想長期記得內容的話。

    不少研究結果發現,身為生物的我們,運作方式非常不同於電腦或機器,所以無法做到電腦或機器的效率水準。不過,我們每個人都擁有巨大未開發的潛能,這是電腦和機器不具有的,若是試圖無時無刻展現一致效率,將會阻礙我們發揮這些潛能。

    這麼想好了,如果目標是要做一萬個伏地挺身,要是中間不暫停休息一下的話,會很難達成目標。如果一次只做某個數量,分多次做,就能夠做到一萬次。從這個角度來看,大腦很像肌肉,在不當的狀態與條件下持續不停工作,能達成的將會很少;若是能夠創造正確、適當的狀態與條件,大概沒有什麼是我們做不到的。

    我從長年的神經科學與心理學研究,以及我與高效率且快樂的人共事的經驗中獲得的啟示是,想要真正擁有高生產力,最好拋開對效能的迷思,創造適當的狀態與條件,產生每天展現高效率的2小時,完成真正重要的事。

    關鍵2小時

    想要做事有效率,關鍵在於配合人體的生理系統,當生理系統處於最適運作狀態時,我們在理解、幹勁、情緒控制、解決問題、創意、決策等方面都能有優異表現;當生理系統並非處於最適運作狀態時,我們在這些方面的表現可能會很糟糕。從運動量、睡眠量,到吃下肚的食物,都能大大影響我們心智功能的短期運作,甚至是幾個小時內的運作。此外,我們在處理某項工作之前所從事的心智活動,也會影響到我們能否把工作做好。

    心理學與神經科學等領域的研究發現,對何時與如何安排高效能的心智功能運作提供了很多啟示,在這本書我會簡化成5種策略。我發現,這些策略最能幫助忙碌的人們,創造出每天至少2小時的高效率狀態。

    1、辨識每個決定點。

    一旦展開一項事務之後,你做事的方式大致會進入自動駕駛模式,這會讓你很難改變航道。你應該辨識並利用介於各項事務之間的那些時刻,也就是你可以選擇接下來要做什麼事的時刻,並決定優先處理最重要的事務。

    2、管理心智能量。

    需要大量自我控制或專注力的事情,通常都會相當消耗心力。而且,使你高度情緒化的事情,往往可能會影響到你的表現。所以,你應該根據每件事的處理需求及復原時間,安排在什麼時候做什麼事。

    3、停止對抗分心。

    學會引導自己的注意力,因為人類的注意力系統天生會自動分散、游移,不會無止境地持續專注。試圖對抗分心,猶如試圖對抗海洋潮汐。了解大腦如何運作,就能幫助你在分心時,快速、有效地恢復專注力。

    4、妥善利用身心關連性。

    活動身體,並且選擇適當的飲食,以幫助自己在短期間進入能成功執行並完成工作的狀態(你可以在空檔吃東西或活動身體。)

    5、打造對自己有益的工作環境。

    了解哪些環境因素最有助於你的工作效能,並據此調整你的工作環境。一旦你知道什麼會導致你分心,或暗示你的大腦進入創造或冒險的模式,便能據此調整工作環境,讓自己做起事來更有效率。

    這5項策略根據的是心理學和神經科學的研究成果,也許聽起來很簡單,你甚至會覺得像是常識,但是我們在日常工作時,卻鮮少有意識地採用它們。了解它們背後的科學道理,有助於我們知道什麼是值得採取的行動,以及如何在受限的條件下做到真正有益於自己的事。我們全都能學會有意識地規律運用這些策略,讓自己做事更有成效。

    至於「2小時」這個時間長度,其實沒什麼可大做文章的。我之所以建議2小時,是因為我發現這個時間長度既可以做到,也足夠處理一天當中最重要的事。確切時數並不重要,對這些策略獲得一些經驗後,你可以建立4小時或僅僅10分鐘的心智運作高峰狀態,視你當天的工作需求而定。

    不過,有一點要注意的是,我並不是建議你找出每天固定的2小時,例如早上9點到11點,作為每天的高效能時段。如果你和多數忙碌的專業人士一樣,你無法總是能夠掌控何時必須做什麼事。如果你是晨型人、早上活力最佳,但老闆要你在下午3、4點的幕僚會議中進行簡報說明,你最好在那個時間處於高效能的心智運作狀態。後續要介紹的這5個策略,能夠幫助你在平常工作天的任何時間,創造適當的狀態與條件,使你的心智運作產生高效能。

    我雖然相信在正確、適當的狀態與條件下,你能夠有優異的工作表現,但我不是說你能在高效能的2小時內完成所有工作。我要說的是,當你的心智能夠有效率地運作時,在此時完成當日最重要的事,不僅能夠增強你的信心,還能夠激發你成就更多事的渴望。至於其餘的時間,你可以用來處理那些不太需要策略性或創造性思考的事務,例如處理電子郵件、填寫表單、蒐集申請費用的單據、安排行程、支付帳單、規劃旅行、回覆電話等。當你的思緒變得更清明,就更能有效決定不去理會哪些事務。

    配合生理狀態安排工作,為自己規劃最有效率的工作方式,每天都能善用時間完成最重要的事,這不僅對長期的成功有益,也能適度幫助我們的生活恢復健全與平衡。

    從今天起,就這麼做吧!

    每個人都能學習變得像自己希望的那麼有效率,我在後續章節會教你如何做到。我會說明這5項策略如何運作、解釋它們背後的科學道理,並分享其他人如何運用它們的真實故事。針對每一項策略,我會提供一些實用的小技巧,使它們變得容易使用,幫助各位真正落實這些策略。我衷心希望,每當你翻閱這本書時,都能夠獲得新的洞察,並對自己的辛苦付出心生憐惜,持續運用這些策略提升人生不同階段的工作效率。

    在某種程度上,我們全都從經驗知道,當我們正確對待自己時,就能在短時間內展現高效率;反之,錯待自己會導致效率低落,甚至讓我們不禁懷疑自己的能力。我希望,在了解這5項高效率策略背後的科學道理後,你能夠相信自己,並根據你對自己的了解,開始思考如何與在什麼時候,讓自己進入一天當中2小時的絕佳狀態。

     

    本文摘自大塊文化/喬許.戴維斯《每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作

    adfasdsdsd4每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作

    作者:喬許.戴維斯
    出版社:大塊文化

     

    圖片來源:7944769@N03

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