人很容易因為清單太複雜而索性放棄，但我想說你可以列出終極版的「待辦事項」，這不困難，而且我可以用一張清單告訴你怎麼做。
1.寫下來再說。
眼不見為淨，人只要沒看到就很容易忘記，所以事情一想到就要趕緊寫下來。先不用擔心整不整齊，反正先寫下來再做打算。
2.把清單組織好。
知道有哪些事情要做以後，第二步就是組織。組織的意思就是分門別類：公務、家務、小孩、放鬆，諸如此類，基本上生活中的每一環都應該要有專屬的清單。不分好類別，你的清單就會滿到你連看都不想看。
基本上我會把不同的清單放在不同的地方，比方說公務清單就放在公司抽屜，家務清單就放在家裡書房抽屜。這樣我就不會忘記每張清單在哪裡，也不會搞錯上面寫了哪一類事情。表單各司其職，我的心思也就可以像硬碟一樣切成不同的C槽、D槽、E槽，這樣我只要一拿起表來就可以馬上著手處理事情，效率之高你試過一定會非常驚喜。
崔西，馬克斯博士說：「分門別類讓你能夠掌握全局，面對該做的事情不會見樹不見林，更不會因為被事情淹沒而心生放棄。」崔西還建議用同樣的原理把一天分成許多「時區」，把你容易沉迷進去的活動區隔開來，比方說收E-mail就很需要強制限時完成，否則很容易沒完沒了。恪遵這樣的設計可以幫助你集中注意力，讓你做起事來又快又好。
3.排優先順序。
清單分門別類完，各就各位之後，第三步是要掃一遍所有的項目，然後按照緊急程度或重要性來排定順序。這麼做可以確保你按部就班，重要的事情會先專心做完，不會手忙腳亂。有些事情固然不那麼難完成，但畢竟重要性不高，這時候你就要忍住別先被這些小事給分散了注意力，以免影響到大局。
4.重新寫一遍。
分門別類做好，也知道什麼重要什麼不重要後，再來就是要把表單給重寫一遍。把清單重新整理得乾乾淨淨，清爽宜人，一方面好讀，一方面是方便使用，你會比較好確認，容易劃掉條目。同一張清單我會重寫好多次。你可以去摸索自己習慣、順手的作法，我很討厭混亂，所以只要清單一亂，條目東一個西一個，我就會索性另起爐灶，重新來過。
每天重來一遍。為了讓事情完成，清單不用怕多，需要列就列。我每天都至少會先列一張清單，然後邊做邊把事情寫上去，今天沒完成，沒劃掉的事情，我會再加到隔天的清單裡，以此類推。
(節錄自《為什麼菁英都是清單控？：紓解焦慮，提升效率，輕鬆管理工作、家庭》/三采文化出版，非經同意請勿轉載。)
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