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  • 日本IBM的超強簡報術:日本IBM「培養專家的專家」,教你1秒鐘傳達想法,1分鐘打動人心!


    22 五月 2015 好優文化

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    力量是指「內心受到的衝擊」

    一如我在前言所述,在商業溝通的場合需要強大的力量。那麼,為了加強力量,必須先了解何謂「力量」(impact)。如果不明白力量的定義與產生機制(構造、機關等),很有可能淪為迎合而一味追求強烈的氛圍。

    首先,讓我們看看字典怎麼說。

    1. 物理或心理的衝擊,與其產生的影響與印象。
    2. 球類運動中球棒、球拍與球桿擊中球的動作,與其瞬間。

    相傳在高爾夫球的世界裡,有一句話是這麼說的: 「專家重視擊球,素人重視揮桿。」簡單說,雖然高爾夫球的結果取決於擊球的瞬間,但是素人不太容易掌握擊球的瞬間,往往會傾向於重視揮桿。

    在商業溝通的場合亦然,若是不顧使對方感受到的力量,卻著眼於各式各樣的溝通手法,包括資料製作、說話方式、肢體語言等,成效不彰。

    平時我也會在談論資料製作、簡報等主題的講座上擔任講師,我總是認為參與講座的聽眾若是想要提升這方面的能力,必須具備的不是傳達訊息的技巧,而是精煉訊息本質的技巧。如果訊息的本質不夠明確,光是加強製作資料、傳達訊息等表面技巧,即使形式、話術皆達一定水準,仍會陷入「雖然不差,但也稱不上好」的瓶頸而無法有所突破。

    然而,如果單憑直覺掌握擊球的瞬間,效率也不高。此時無法像打高爾夫球,可以先在高爾夫球練習場反覆摸索擊球的瞬間,所以我們必須了解力量的機制,並加以實踐、驗證,才能有效且快速提升使訊息具備力量的技巧。

    「犀利」與「有力」的差異

    提起與「有力」相近的詞彙,最近大家是否曾經耳聞「犀利的提案」、「犀利的談話」等說法?「犀利」(edge)有「鋒利」的意思,大多用於「刀刃」、「邊緣」等處。運用彈、切等技巧使樂器產生特殊音效時,也會用「犀利」來形容,意思是「迅速而不拖泥帶水」、「明確而銳利」。

    也有人說,這個詞彙源自於滑雪。滑降時雪屐一端斜切入雪,可以緊急停止左右旋轉──此時就可以說「巧妙地控制邊緣」。所以「犀利」也有「一語中的、動中窾要」的意思。

    儘管有力、犀利都是使人感受到衝擊強度的詞彙,而本書強調的有力,比犀利更接近「事物的本質」。

    首重「第一印象」的強度

    為了更進一步了解力量的元素,請試著回想使你覺得「有力」的人、商品、服務或企業等,具有什麼樣的特徵?

    ● 強烈的第一印象
    ● 使人無法忘記的存在感
    ● 不禁受到影響
    ● 為其強大的氣勢而折服
    ● 有出人意料之處
    ● 想要告訴其他人
    ● 具備與一般不同的驚奇
    ● 使人想要嘗試看看
    ● 使人無法不在意
    ● 感覺對方絕非常人
    ● 使人感受到能量、強壯與魄力
    ● 漣漪效應甚大
    ● 改變了自己的人生觀與價值觀

    我想大家的腦海一定浮現了各式各樣的特徵,讓我們從中歸納「力量的條件」。

    首先,我想大家都會同意這樣的第一印象具有強度。現代的商品與服務已然成熟、飽和,隨處可見的事物無法使人留下印象。以日常生活為例,在我們的認知裡,感覺「這個人經常出現在螢光幕前」的藝人大約有五十個,而名單會因激烈的競爭而持續改變。究竟有多少人想擠進這份名單中,我們無從得知,但我想無論是短時間就能使人留下印象的外表或是談話,必定有許多人為了加深觀眾的印象而持續努力。

    雖然我以藝人為例,但請大家不要誤會,不是只有人物、商品等有形的事物會使人產生第一印象,訊息、概念等無形的事物也會。有些訊息會使人留下強烈的印象,使人忍不住想告訴其他人;有些訊息給人的印象過於薄弱,以致於使人耳聞數次仍然記不起來。無論是人物、商品或是訊息,都有可能因為印象薄弱而被忽略。一旦被視為「隨處可見」、「了無新意」,就得花費相當的心力才能加以挽回。

    首先,我們必須先策略性地思考這麼做,會使對方留下什麼樣的印象。為此,我稱力量的第一項元素為「印象力」。

    再者為「足以採信」的強度

    接著,有些訊息是否會使你為其強大的氣勢而折服、覺得足以採信? 現在為吸引眾人注意而虛張、誇大的表現方式並不少見,但光是恫嚇稱不上力量。人們必須相信,才會感受到力量。犀利一詞有「一語中的」的感覺,有一定的強度能夠使人產生興趣;然而力量必須具備「說服力」。

    有人建議溝通就是要「反覆說明直到對方了解」,但是那真的有效嗎?

    每次開會有一被詢問就不斷重複相同答案的人,我都會感到焦慮。因為對方「不是因為不明白你說的話」而開口詢問,而是在傳達「那是真的嗎? 我不相信」的訊息。商業溝通不像傳布宗教,沒有時間反覆說明中心思想。具備說服力的訊息,一次就能說服對方。

    提到說服力,大家或許會覺得必須是有相當地位的人或專家等權威,才具有說服力。在和企業的經營團隊開會時,我的部下也會對我說: 「我的說服力不夠,能否請您代為說明?」但我總是盡可能拒絕。不是因為我壞心,而是因為我相信企劃缺乏說服力,表示企劃不夠精準。如果內容真的有力,根本不需要端出主管職稱等,與企劃或訊息無關的「權威」。

    最後是「並非事不關己」的強度

    最後一項是帶給對方的漣漪效應,取決於「影響力」的強度。力量,就方才提到的定義來說,有「心理的衝擊」之意。因此力量能夠打動人心,最終使人採取行動。事實上,即使你的訊息使人留下強烈的印象、使人覺得足以採信,對方仍然不一定會因此而採取行動。

    舉例來說,聯合國兒童基金會曾經發表下列資訊: 「體重過輕是營養不良的主要指標之一,全球目前有一億四六○○萬名未滿五歲的兒童體重過輕」。這是使人印象深刻也足以採信的悲慘事實,然而,絕大多數的人即使聽到這段話也不會採取行動,包括捐款、成為志工等。要使對方採取行動,必須再加把勁,使對方覺得「這是切身的問題,並非事不關己」。

    和說服力一樣,一般人往往認為只有權威才有影響力,事實上並非如此。受到影響而付諸行動的狀態,並不是「因為接收到什麼命令」,而是「覺得這是切身的問題,並非事不關己」,不一定需要權威。了解自己會以什麼樣的形式,受到哪些人事物的影響,有益於在傳達訊息時提升自己的影響力。只要了解影響力的機制並多加訓練,影響力也是能夠提升的技巧。

    有力=印象力× 說服力× 影響力

    透過上述說明,大家是否已經明白力量兼具印象力、說服力與影響力了呢? 如果用算式來呈現,將是相乘的算式。這表示只要有其中一項是零便前功盡棄,完全無法產生預期的效果。或許大家會因此而感到不安,但即使有些部份比較弱,只要其他部份比較強,相乘的效果仍然值得期待。比如說第一印象想必不強的訊息,如果內容能夠徹底滿足對方的需求,使對方覺得這是切身的問題,就能提升影響力,加強最後的結果。所有事物都是有優勢也有劣勢,請以這個算式來思考如何提升力量。

    有力會使人「興致勃勃」?「閃閃發光」?

    以個人為例,我在翻閱專案成員提出的企劃時,有時會說: 「這個企劃沒有辦法使客戶感到興致勃勃、閃閃發光。這樣子,客戶不會想要嘗試吧?」成員聽到這樣的評語會覺得疑惑: 「閃閃發光⋯⋯嗎?」當時我描述力量的方式的確相當含糊,只懂得用「興致勃勃」、「閃閃發光」這類樸拙的形容詞。不過,當時我要求成員製作的提案書必須滿足下列三項條件。

    ● 在為數眾多的提案中使人留下印象。
    ● 效果與進展具有「這應該行得通!」的說服力。
    ● 重點是使客戶覺得「想試試看,一定要試試看」。

    現在回想起來,我要求的就是力量(我為當時無法簡單明瞭地向成員說明一事深切反省)。了解力量的三項組成元素之後,是否比較能夠思考應該如何使自己的訊息具備力量,而自己的訊息又缺乏哪些元素呢?

     

    (本文授權自「好優文化」,出處:好優文化/清水久三子《日本IBM的超強簡報術:日本IBM「培養專家的專家」,教你1秒鐘傳達想法,1分鐘打動人心!》)

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    作者:清水久三子
    出版社:好優文化

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