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  • 固定排程讓你成為時間管理高手


    6 八月 2018 伊森的知識脫口秀


    (圖片來源:pixabay

    人與人之間會產生差距的原因,就在於時間使用的方式不一樣。也就是說,我們如何使用自己的時間,將決定我們跟其他人有多少差距。在使用時間上會有差距的原因在於,每個人使用時間的方式不同,換句話說,要讓自己的時間使用的更有效率,我們就必須改善自己管理時間的方式。

    即使很多人知道時間管理的重要性,但仍然會遭遇阻礙,例如許多人認為自已在晚上比較有生產力,因而拒絕早起;又或是平常工作已經忙碌不堪,即使下班回家後,仍然覺得很難抽出更多時間來充實自己。

    如果你也有時間管理上的問題,那麼是時候改變自己了。在所有的時間管理工具當中,最有效的工具之一,就是「固定排程」。

    固定排程很簡單,就是在固定的時段當中,做某一件你安排的事項。舉例來說,每天晚上10點到11點這段時間拿來閱讀,就是固定排程的運用。

    美國一項對企業經營者所做的問卷調查中,有90%的受訪者會在6點以前起床,像是百事可樂的CEO會在4點起床、7點進公司,迪士尼的CEO 4點半就起床閱讀…等等。

    其實早起也是一種固定排程,例如當你下定決心每天早上六點起床,並且安排早上6點到7點之間進行閱讀,你也是在運用固定排程。我們會發現,大多數的成功人士,都很常利用固定排程。

    好習慣讓時間使用更有效率

    假如你已經開始使用固定排程了,你會發現固定排程就是努力貫徹在某段時間去做某件事的一個過程。而研究顯示,一個人要養成一個習慣,大約需要21天以上的時間。

    換句話說,如果你堅持每天晚上11點到12點這段時間拿來閱讀,你將會發現,大約21天以後,你已經養成了這個習慣。而在人的行為裡面,最有效率的動作之一就是習慣了。

    當你養成了某種習慣之後,你會發現你在時間的使用上將變得更有效率,因為習慣能夠讓你不假思索的就去做某件事。而固定排程是養成習慣的好方式。

    當你堅持在某段時間內做某一件事,並且堅持21天以上,你已經自動的替自己建立起這個習慣了。好習慣建立的愈多,你對於時間的使用就越有效率。

    避免注意力殘留

    許多人在使用時間上,常常會碰到的問題之一,就在於注意力很難集中,因為我們處在一個很容易分心的時代。

    明尼蘇達大學商學教授李洛依(Sophie Leroy),2009年一篇令人好奇的以「為什麼我的工作這麼難做?」為題的論文當中指出:

    「從當我們從任務a轉換為任務b的時候,注意力很難立即跟著轉換,注意力仍然會殘留在原本的任務上。如果任務a是一項未完成的簡單任務,這種殘留狀況會特別嚴重。 即便已經完成任務a,注意力仍然會分散一會兒。」這個叫做「注意力殘留」。

    我們處在一個處處會讓我們分心的時代,例如社群網站、即時通訊、各種網路新聞…等等都在不斷的讓我們分心。

    而當我們使用「固定排程」的時候,這意味著我們在某一段時間內,只能做某一件事。

    例如,我們如果安排自己每天晚上10點到11點之間,只能拿來鍛鍊英文能力,同時這個固定排程已經替我們建立起了這個習慣,我們明白在這段時間內,我們不能拿來做其他的事,這能避免因為注意力殘留所造成的時間使用效率的降低。

    固定排程除了可以幫助我們建立習慣,還能夠減少注意力殘留的狀況。

    進入心流

    心流(Flow)的意思是,一種將個人精神力完全投注在某種活動上的感覺;心流產生時的同時會有高度的興奮感及充實感。要產生心流,我們就必須非常專注於眼前的工作,當一個人的注意力高度集中,並且全心投入於眼前的工作,就會更容易產生心流的狀態。

    而固定排程能夠創造專心工作的情境,這能夠幫助我們更容易進入心流狀態。

    暗時間的利用

    「暗時間」這個名詞是由《暗時間》這本書的作者劉未鵬所提出。什麼是暗時間呢?

    根據劉未鵬的定義:

    你走路、買菜、洗臉洗手、坐公車、逛街、吃飯、睡覺,所有這些時間都可以成為暗時間。

    簡單的說,暗時間就是那些我們可以拿來進行思考的時間。透過固定排程,我們更能善用這些無處不在的暗時間。例如安排自己每天通勤時間的30分鐘左右,聽一些有聲書課程…等等。

    走路、坐車…等這些暗時間看似微不足道,但累積起來是很可觀的。我們常說,為什麼有些人很早熟,心理年齡比生理年齡大得多,其實原因就在於早熟的人,處在暗時間的時候是經常思考的,一個人經常思考,心理年齡就會成熟得多。

    透過固定排程,我們可以在這些暗時間安排一些工作事項,增進我們使用時間的效率。能夠充分利用暗時間的人,將會比別人領先一大步。一個處在暗時間卻都不思考的人,比起一個經常思考的人,差距將會慢慢被拉開。

    結論

    大多數的成功人士,都很常利用固定排程,這也是為什麼他們使用時間這麼高效的原因。如果你想提升自己使用時間的效率,就開始建立起自己的固定排程,你越常使用這個方法,時間就能變得更有效率。

    當然,你不能三心二意,例如今天做、然後明天休息..,當你安排了自己的固定排程,你就必須全心全力貫徹。

    在建立起固定排程的過程中,最好一件一件事情慢慢來,別一下子就建立起很多固定排程。一次建立一個,你會更容易成功。當你成功的透過「固定排程」替自己建立起了某個習慣之後,你才去安排下一個固定排程。

    藉由習慣的慢慢建立,你的時間使用方式將會變得更有效率,而這正是人跟人之間的差距為什麼會慢慢拉開的主因之一。

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