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  • 每天善用5公分文件清理法 讓你工作不分心


    17 四月 2018 今周刊


    (圖片來源:pixabay

    以前我常去拜訪客戶時,總是聽到他們對我說:「我們辦公室好亂,真是抱歉啊!我應該在你來之前整理一下的。」但我不是那個可以隨便過問他人公司的人,他們也沒理由因為要與我見面,就對自己的工作環境感到不快。其實我擔心的是他們工作時會被這種雜亂無章的環境所影響,那些都不是會激勵或啟發他們的東西。

    我當然知道,紙張文件擺在隨手可得的地方很方便,可是鼓勵這樣的舒適很可能會讓文件到處都是。當我們在桌上疊起兩堆文件,第三堆也很快就會出現,然後不知不覺桌上就是一疊疊臨時放置的文件。

    這些文件紙張堆了越多,能夠工作的使用空間就越少,更重要的核心問題是在於安全和品質。你或許很清楚這堆文件都放那些資料,但萬一你生病請假,同事如何從這堆的文件中找到所需要的呢?

    而且在那一堆堆的文件間工作,最常見的狀況就是分心。在全心全意專注於當前任務時,抬頭就看到旁邊堆滿文件,上面還有一些隨手做的筆記,說不定會突然想起上周答應要打電話給誰,原本專注眼前任務的心神瞬間渙散,又得重新集中注意力。

    要是能夠保持周圍整潔,東西不亂擺,你的目光和思緒可以自由移動,不會看到、想到那些會讓你分散注意力的東西,或是只會看到激勵你完成任務的圖像或文字,如果是這樣的話會如何?

    你會發現用來存放文件紙張的地方越多,它們就越容易在辦公室裡堆得到處都是。要是有許多不同的空間可以選擇(例如:雜誌箱、收件箱……等),就更難需要時找得到你要的文件。

    存放地點的選項越多,你就越擔心以後找不到,結果不敢擺進應該放置的位置。你希望有安全感、覺得自己有控制權,於是將文件擺在眼睛看得到的地方,或在桌上隨便擺,最後它們就會一直堆疊上去。

    數位文件的存放也是個大問題。數位檔案管理不斷有新程式或系統發布,不管是提供大型組織或個人用戶使用都有。這些新程式每個都有它的優點,有的具備索引功能,有的可以使用標籤,有的提供雲端分享,讓你可以直接跟其他用戶共同使用數位檔案,甚至在全球各個不同地點同時處理相同的檔案。

    當你登入雲端系統後,不同地點、不同電子設備上的管理程式都能同步更新分類、檢查和選擇查看檔案。

    必要的數位檔案可以存在自己的筆記型電腦中,也可以放在文件共享的伺服器,專案管理程式的文件區,也可以把文件檔案上傳到雲端服務系統。

    有些人為了方便找到某些重要文件檔案,就直接放置在電腦桌面上,小圖示多到把桌布都覆蓋住。不過這些文件檔案就算已經數位化,要是分散在太多地方,也會讓自己工作起來變得更加困難,最好是把它們集中放置在少數幾個地方,管理起來也比較方便,更容易找到它們。

    每天丟三樣、清理5公分文件

    檢查自己儲放文件紙張的位置,之後要解決這個問題:

    • 先決定騰出哪些地點或位置。
    • 這些將清理的空間中所存放的東西,要先清掉三「件」。
    • 可以將清理存放空間歸類到你的任務中,並列在摘要總覽表裡。

    假設你選擇每天清理5公分高的文件。每到固定的時間,就用尺量好5公分高的文件,插入一張有顏色的紙做標記,這樣就會知道要做到哪。這會給你一個清晰明確的目標:就一直做,做到那張色紙出現為止。這5公分文件處理完畢後,再測量出另外5公分,那張色紙照樣插進去做標記。要是你處理得很順利,時間還很充裕,可以再繼續清理5公分的文件,不必等到明天或下次。

    不再因分心而浪費時間

    如果桌上那一堆文件山全清理掉了,需要專注工作時就不會因此分心。你如果是把數位檔案改存放在少數幾個地方,也不會因為到處找不著而浪費時間。要是每天能夠減少浪費十分之一的時間,一年下來可就是三天半的工作日。如果每天利用多出來的分鐘,你就可以多打通電話、休息,或是對當時進行的任務再多加一點點努力,讓你獲得更好的工作成果。

    摘自《把結構力變習慣

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