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  • 高密度工作者,從對方的需求著手


    12 三月 2018 采實文化


    (圖片來源:pixabay)

     

    某家電機製造商舉辦了簡報研修課程,研修學員是二十名主任,他們想培養「晉升課長所需的簡報能力」。

    我請他們事先製作十分鐘的簡報資料,看了這些資料後,我發現多數人的資料開頭不外乎是「所屬部門介紹」、「自我介紹(優點、缺點)」,而且結語幾乎都是「我的課題」、「半年期間的活動」、「對公司的建言」等。換句話說,就是晉升課長所需的簡報資料。

    為什麼他們的資料會呈現這些內容呢?

    那是因為他們多半抱著目的,一心想著「如何自我宣傳」與「該表達些什麼」,而製作出這份簡報。

    於是我問了他們以下問題:

    「出席會議、聆聽這個簡報的人,目的是什麼?」

    結果,所有人都陷入思考,有人回答:「為了判斷是否能讓報告人晉升課長,對吧?」是的,這就是正確答案。聆聽對象想聽的,是判斷報告人是否應該晉升課長的資訊及內容。

    如果從這個出發點來思考,必要的簡報內容應該是「達成目標的能力」、「解決問題的能力」和「管理部下的能力」等項目。理解對方的需求,重新思考後,全體研修學員的簡報頓時魅力大增。

    請先把自我堅持擱在一旁

    以前述例子來看,如果研修學員照著自己原本堅持的內容進行簡報,想必晉升課長的比率會大幅下降吧?

    問題就是,在許多案例中,人們因為受限於自我堅持,反而疏忽了重要的聆聽者需求。而且,一旦決定架構後,即使周遭的人提出建議,也堅持採用自己的腳本,不願意更動。

    正因如此,我才會認為先把自我堅持擱到一旁,從對方的需求開始思考的習慣相當重要。

    如果不是以對方的需求為起點,那麼,無論花多少時間或做了多少努力,都可能落得隔靴搔癢,無法發揮效果。反過來說,明確掌握需求的人,才能有效完成工作。

    完美主義者
    必須自我宣傳才行,拚命傳達自己的理念和熱情吧!因為重視自我堅持,以致和對方的需求脫節。

    高密度工作者
    這次簡報目的是決定晉升與否。那麼,就該突顯達成目標和解決問題的能力。因為考量對方需求來形成架構,所以能夠如預期般達到成果。

    掌握與關鍵人物的事前溝通

    過去我曾在大公司從事業務工作,深知要取得內部決議真的很辛苦。每一項決議,都必須與二十位左右的必要關係人洽談過。

    當時,身為完美主義者的我,剛被分派到業務部門時,要先和業務部主任、課長、部長談過,接著和技術部負責人、課長、部長,以及企劃部門等一一溝通。
    結果,一個提案光是要所有人達成協議,就讓我筋疲力盡,尤其遇到不好說服的對象,總是講到幾乎詞窮,重新製作資料後再度拜訪才行。這些作業往返,耗費了我大量的時間。

    觀察擅於達成協議的同事的做法,和我真是南轅北轍。如果歸結成一句話來說,就是「掌握住關鍵人物」。

    掌握關鍵人物,才能加快協調過程

    不論公司內外,只要和關鍵人物建立好關係,就能順利達成協議,讓工作順利進行。雖然說是關鍵人物,未必限定是組織中位高權重者。即使是一般人際關係裡,也會有與職務無關、「只要那個人說了就算」那般影響力強大的人。

    而且,有時候依據當事人個性的不同,有些人會希望決議前先與他洽談,有些人則為了迴避風險,希望最後再洽談即可。

    我觀察了高密度工作者「取得決議的方法」後,便加以改善,先思考要如何調整商談對象的順序,才能讓所有人都達成協議。事前在腦海中推敲一遍後,取得同意的速度便加快三倍以上。

    例如,如果最大的難關是技術部的課長,就先找該課長最信任的業務部長洽談,取得同意後,再與技術部課長洽談。

    對方會認為:「既然○○部長說沒問題的話,就這樣吧!」如此便能輕鬆達成協議。另外,若希望短時間獲得同意,則以召開會議的形式處理,只要事先疏通好,讓關鍵人物一開始先發言就行了。

    希望巧妙推動組織或團隊事務,就是和具影響力的關鍵人物先建立良好關係,重要的是:必須事先了解能讓對方同意的關鍵點,以及尊重所有人的立場,不要讓別人覺得自己「被越權」或「被無視」。

    實踐
    1 認清楚誰是關鍵人物。
    2 先和關鍵人物建立良好關係。

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    ◎更多精彩內容,請見:《聚焦20%高密度工作力

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