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某家電機製造商舉辦了簡報研修課程，研修學員是二十名主任，他們想培養「晉升課長所需的簡報能力」。
我請他們事先製作十分鐘的簡報資料，看了這些資料後，我發現多數人的資料開頭不外乎是「所屬部門介紹」、「自我介紹（優點、缺點）」，而且結語幾乎都是「我的課題」、「半年期間的活動」、「對公司的建言」等。換句話說，就是晉升課長所需的簡報資料。
為什麼他們的資料會呈現這些內容呢？
那是因為他們多半抱著目的，一心想著「如何自我宣傳」與「該表達些什麼」，而製作出這份簡報。
於是我問了他們以下問題：
「出席會議、聆聽這個簡報的人，目的是什麼？」
結果，所有人都陷入思考，有人回答：「為了判斷是否能讓報告人晉升課長，對吧？」是的，這就是正確答案。聆聽對象想聽的，是判斷報告人是否應該晉升課長的資訊及內容。
如果從這個出發點來思考，必要的簡報內容應該是「達成目標的能力」、「解決問題的能力」和「管理部下的能力」等項目。理解對方的需求，重新思考後，全體研修學員的簡報頓時魅力大增。
請先把自我堅持擱在一旁
以前述例子來看，如果研修學員照著自己原本堅持的內容進行簡報，想必晉升課長的比率會大幅下降吧？
問題就是，在許多案例中，人們因為受限於自我堅持，反而疏忽了重要的聆聽者需求。而且，一旦決定架構後，即使周遭的人提出建議，也堅持採用自己的腳本，不願意更動。
正因如此，我才會認為先把自我堅持擱到一旁，從對方的需求開始思考的習慣相當重要。
如果不是以對方的需求為起點，那麼，無論花多少時間或做了多少努力，都可能落得隔靴搔癢，無法發揮效果。反過來說，明確掌握需求的人，才能有效完成工作。
完美主義者
必須自我宣傳才行，拚命傳達自己的理念和熱情吧！因為重視自我堅持，以致和對方的需求脫節。
高密度工作者
這次簡報目的是決定晉升與否。那麼，就該突顯達成目標和解決問題的能力。因為考量對方需求來形成架構，所以能夠如預期般達到成果。
掌握與關鍵人物的事前溝通
過去我曾在大公司從事業務工作，深知要取得內部決議真的很辛苦。每一項決議，都必須與二十位左右的必要關係人洽談過。
當時，身為完美主義者的我，剛被分派到業務部門時，要先和業務部主任、課長、部長談過，接著和技術部負責人、課長、部長，以及企劃部門等一一溝通。
結果，一個提案光是要所有人達成協議，就讓我筋疲力盡，尤其遇到不好說服的對象，總是講到幾乎詞窮，重新製作資料後再度拜訪才行。這些作業往返，耗費了我大量的時間。
觀察擅於達成協議的同事的做法，和我真是南轅北轍。如果歸結成一句話來說，就是「掌握住關鍵人物」。
掌握關鍵人物，才能加快協調過程
不論公司內外，只要和關鍵人物建立好關係，就能順利達成協議，讓工作順利進行。雖然說是關鍵人物，未必限定是組織中位高權重者。即使是一般人際關係裡，也會有與職務無關、「只要那個人說了就算」那般影響力強大的人。
而且，有時候依據當事人個性的不同，有些人會希望決議前先與他洽談，有些人則為了迴避風險，希望最後再洽談即可。
我觀察了高密度工作者「取得決議的方法」後，便加以改善，先思考要如何調整商談對象的順序，才能讓所有人都達成協議。事前在腦海中推敲一遍後，取得同意的速度便加快三倍以上。
例如，如果最大的難關是技術部的課長，就先找該課長最信任的業務部長洽談，取得同意後，再與技術部課長洽談。
對方會認為：「既然○○部長說沒問題的話，就這樣吧！」如此便能輕鬆達成協議。另外，若希望短時間獲得同意，則以召開會議的形式處理，只要事先疏通好，讓關鍵人物一開始先發言就行了。
希望巧妙推動組織或團隊事務，就是和具影響力的關鍵人物先建立良好關係，重要的是：必須事先了解能讓對方同意的關鍵點，以及尊重所有人的立場，不要讓別人覺得自己「被越權」或「被無視」。
實踐
1 認清楚誰是關鍵人物。
2 先和關鍵人物建立良好關係。
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