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  • 時間管理這回事:我們管理的不是時間,而是人跟事


    24 一月 2018 伊森


    (圖片來源:pixabay)

    其實「時間管理」這四個字,本身就有點毛病,因為時間不能管理,我們要管理的是人跟事。

    無論我們想做什麼事,想改變什麼,我們要探究的是它的本質。我們如何運用自己的時間,這是結果,我們如何做事、如何處理跟人之間的關係,這才是根本。所以我說,時間管理,管理的不是時間,而是人跟事。

    跟大家分享幾點時間管理的觀念:

    一、追求效率

    什麼是效率極大化?就是花的時間越來越少,做的事卻越來越多。我發現很多人對「效率」一詞有一些誤解,認為效率是做的事情越來越多。

    因為很重要,所以我想特別強調:

    效率是:如何用更短的時間,去完成一件事。
    而不是:如何在相同的時間內,做更多的事。

    很多人會說,咦,這兩句話不是一樣嗎,只是換了個說法而已。其實只要仔細思考,你就能明白這兩件事有所區別。時間管理基本上就是「花越來越少的時間,做越來越多的事」的過程。

    前者,你的效率提升了;後者,你的效率不見得提升了。因為你可以在效率不提升的情況下,在相同的時間內做更多的事。但如果要用更短的時間去完成一件事,你就必須改變做事的方法,這才是效率提升的本質。

    二、找槓桿

    槓桿這兩字很容易理解,不多解釋。最常見的槓桿就是opt跟opm,意即別人的時間跟別人的金錢。找槓桿本身也是提升效率的過程。

    舉例來說,現在有些網路公司提供虛擬助理的服務,讓你每個月花一些錢,就能幫你處理一些瑣事。如果某些事需要花你十個小時,但你每個月花一千塊請一個虛擬助理,就能替你省掉這十個小時,這件事你幹不幹?是我,肯定幹。

    三、固定排程

    我們可以發現,很多事情我們做得最快最有效率的,就是那些我們不需要任何思考就能做出的行動。例如吃飯、睡覺、刷牙,你壓根不需要多想就知道怎麼做。

    固定排程的意思是,固定某個時間做某件事,並且讓它變成一種習慣。習慣有個好處,就是省掉你思考的步驟。固定排程能夠養成習慣,而這能夠讓你時間運用得更有效率。

    四、花錢買時間

    剛剛舉的虛擬助理就是一個例子。在情況允許的條件下,要盡可能的用錢買時間,當然,不一定每個人短時間都能這樣。但是以長期來說,你可以發現,當你越有錢,你越是會花錢買時間的。

    判斷該不該用錢買時間的方式就是:你每小時付出的錢,是否小於你個人所能換取的時薪。

    舉個最極端的例子,比爾蓋茲可能每秒的時間值幾萬元,你要他在路上去撿看到的一塊錢,那當然是不划算的。這是一個極端的例子,我要說明的是,如果你明白自己的收入換算成時薪是多少,你就可以判斷是否應該花錢去買你的時間。

    如果出遠門,你以前是不是搭火車,現在改搭高鐵呢?
    如果要去某間店,你以前可能搭公車,現在是不是直接叫計程車呢?

    你會發現,當你越有錢,你就越會花錢買時間,因為它值得。

    所以當你計算你的每月薪資換算成時薪之後,假設每小時是200元,當你能花150找人替你做掉原本要花你一小時的事,這就值了。

    五、善用時間表

    以前學生時,我自己設計了一張時間表,以每小時為單位,從禮拜一到禮拜天。我會在這張表格填滿我要做的事。而要做的事可以分成:

    固定排程時段:你在特定時間要做的事。
    休閒時段:你的休閒活動。
    自由分配時段:為防止意外狀況發生,你在固定排程時段沒完成的事,可以在這個時段補上,如果固定排程事項順利完成,你可以自由分配這個時段。

    當然,每個人適合的時間表可能不太相同。時間表最大的作用就是固定排程,簡單說,在固定時間做特定的事可以養成你做事的習慣。

    六、善用科技

    你是否有在使用下面這些產品或服務呢?

    使用Mac,而不是Windows。使用Evernote,而不是傳統筆記。使用雲端硬碟,而不是外接硬碟。使用feedly這種Rss reader,而不是書籤。

    僅僅只是改變自己使用的工具,就能增加你使用時間的效率。

    你不信?現在去pchome買一個Dell的電腦螢幕,當你用筆電工作的時候,多外接一個螢幕,我保證,不出三天,你就能感覺到工作效率提升了。

    總結來說,時間管理的過程,就是「花的時間越來越少,做的事卻越來越多」的過程,而這個過程體現在追求「效率極大化」這件事上。以上分享的六點,希望對你有幫助。

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      關於作者

      伊森

      出社會有了兩份工作經驗之後,現在自己創業,目前為「知識家」網站創辦人。期許我們在創業的路上都能堅持下去,追求自己的夢想永遠不要放棄。

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