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  • 常見的6種簡報錯誤,你也犯了嗎?


    16 一月 2018 知識家編輯

    (圖片來源:geralt)

    編輯/鍾宇筑

    每到使用PPT做簡報演說時,一站上台便雙腳發抖,腦筋空白,原本想偷瞄簡報看能不能稍微記起來自己要報告的內容,卻發現這麼做還是無法立刻想起,導致心情越來越緊張,腦筋也瞬間無法思考,站在台上就像個迷了路不知所措的孩子,真是糗翻天!

    會導致這樣的結果,除了過度緊張以外,很有可能是你的事前作業 – 簡報出了某些差錯,才會導致它不但無法輔助你的演說,還成為你的絆腳石。許多人製作PPT時,並未正確掌握製作眉角,才無法讓簡報替演說帶來正面效益。

    根據調查結果顯示,以下六項就是多數人最常在製作簡報時犯下的錯誤:

    1. 字體過小

    觀眾想要進入狀況,一定會邊看你身後的簡報,邊聽你講述。但如果字體過小,不僅觀眾無法透過簡報了解你的演說內容,當你想看著剪報回想自己準備的內容時,也容易因為看不清而亂了陣腳,當然容易毀了準備已久的演說囉!

    那麼簡報上的字體究竟該設定多少?這並沒有一個標準答案,一定要根據場地大小、觀眾人數來決定。字體大小一定要讓坐在最後排的人也能清楚看見,才是正確的字型大小。

    2. 簡報內容太多字

    簡報上的文字就是你演說內容的濃縮版,但許多人卻誤以為簡報可當作講稿使用,因此在製作時,就把所有想說的全打上去。但簡報僅是演說的輔助工具而已,並不能當作提詞機!

    專家建議,每張簡報中,每個概念若能濃縮成四個字闡述是最適合的長度,不僅排版乾淨,觀眾能夠一目瞭然,當你真的忘詞時,也能一看就抓到每個概念的重點,很快就能想起自己要說些什麼。

    3. 未預留時間讓觀眾閱讀簡報

    心理學家表示,每個人接收訊息的習慣有所不同,有些人習慣用「聽」的,有些人習慣用「看」的,也有許多人更習慣以觸覺來接收資訊,但如果要一個人同時又聽又看,卻是非常困難的事,也就是說,在「一心二用」的情況下,很難讓人完全吸收資訊。因此在簡報演說中,盡量跟著簡報內容進行,別總是不跟著簡報內容,這樣會讓觀眾不知道究竟要聽你講,還是看著簡報。除此之外,說到一個段落時,也別忘了預留一點時間,讓觀眾好好的、專注的閱讀你的PPT,確保他們能夠掌握你想表達的內容。

    4. 放了未經授權的圖片

    每張圖片都有其智慧財產權,若你的簡報製作完成後會公開發表,就得先取得照片的使用權,別以為隨便Google而來的圖片就能任意發表或使用,這可是會不小心觸法的行為哦!

    5. 多餘的簡報頁面

    許多人在製作簡報的時候會刻意加上一些頁面,在上面做些美編,讓簡報看起來較為精緻,但根據專家表示,多數人對於簡報會比較在意其中內容,若加入過多的美編頁面或是裝飾,不僅容易被忽略,還會顯得簡報又臭又長,很可能導致別人看到一半就不看了!

    簡報的長度應該以你的演說時間,以及演說主題去訂定。製作簡報之前,可先想想,這份簡報的作用為何?想呈現怎麼樣的感覺?做完以後檢查時,可根據每一頁去思考如果沒有這頁,觀眾對這場演說的了解是否會受影響?多方思考後再重新調整簡報較為適當。

    6. 未充分準備

    雖然簡報能夠及時提醒你該說些什麼,但千萬不可將它當作主要功用!簡報的主要作用是要讓觀眾閱讀,快速讀過簡報文字,更快掌握你在說什麼。因此,上台前,本來就該做好充分準備,不該過度仰賴簡報。

    當你做足了準備,上台以後,你就可以任意掌控你的演說,不僅不必擔心簡報成為絆腳石,反而它能帶給你更大的幫助呢!

    參考來源:Inc.

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