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  • 想提升工作效率?記得這5個撇步!


    23 十一月 2017 知識家編輯

    (圖片來源:kulinetto)

     

    編輯/鍾宇筑

    現在坊間有越來越多的暢銷書籍教人如何提高生產力,提升工作效率。而這些書籍與資訊其中總有提及幾個相似點,其中之一即「聰明工作,而非努力工作」。

    過去太多人總認為想提升自我競爭力,就得認命加班,才能學到更多以提升工作能力。然而,這麼做往往導致過勞,身體更加操勞而已。有專家及指出,想要提升自我競爭力,關鍵即在於「效率」。

    今天,就讓我們來看看以下5個能夠幫助你提升工作效率,增加生產力的好方法,或許能從中找出端倪,進而改善、執行,不用天天加班,也可以提升自我!

    1.每周上班前就做好工作計畫

    不論同事或上司,都不喜歡效率低、缺乏組織能力的人處於自己的團隊裡。尤其談生意時,每分每秒都是關鍵,倘若一個剎那沒準備好,很可能商業合作的機會就從指縫邊溜走,損失之大!因此,建議在每周上工前,就把一週工作計畫列出明確項目。

    事前將一週工作計畫擬定好,就像暖身操一樣,透過這個動作,可以再上工前就活絡腦筋,讓自己更清楚待辦事項有哪些,其中哪些必須優先解決,哪些不是那麼急迫,再更進一步進行完整規劃。而規劃出來以後,倘若遇上腦筋混沌時,瞥一眼工作計劃,跟著下一步走,心裡或許就能踏實許多,工作起來也就能增加效率了。

    2.規劃收發E-mail的時段

    E-mail的訊息通知,往往使我們容易分心,很多人在收到通知後,總忍不住點開回覆,而暫緩了手邊事務。等到發信完畢,回頭想重新投入既有工作時,還得再花上一點時間才能進入狀況,重拾專注力,大幅降低了工作效率,也難怪常常躲不掉加班的命運。

    因此,規定自己只能在某幾個特定時段,專心收發e-mail,其餘時間嚴格規定自己不能理會突如其來的信件,是提升專注力與工作效率的第一步。養成固定時間收發信件的習慣,也能讓大腦運作較為清晰,進而幫助我們活絡思緒。

    3.關掉手機通知

    不僅E-mail訊息,各種手機通知也是降低工作效率的元兇之一。相信許多人都有這樣的經驗,手邊事務處理到一半,手機螢幕突然亮了一下,通訊軟體的訊息通知映入眼簾,可能是三五好友的哈拉,或是某個網站商城最新的促銷通知,都會讓人忍不住分神,手癢點開訊息看看究竟發生什麼事。

    而有些自制力稍微好一點的人,會不斷克制自己點開APP通知,但一見螢幕一亮,就忍不住想:「是XXX傳來的訊息嗎?」、「是XXX的限時優惠通知嗎」、「會不會是客戶的緊急訊息?」各種繁亂思想瞬間佔據腦袋,又怎能夠集中精神,處理眼前的工作呢?

    因此,上工以後,就把手機通知關閉,將注意力回歸到手邊工作吧!如果擔心這麼做會錯失重要或緊急的事,就請事先告知客戶,或身邊朋友,若有急事,請以電話聯絡,就不用擔心錯過重要的事情了。

    4.別把行程塞得滿滿的

    儘管規劃在縝密,所謂「計劃總感不上變化」,難免會有突發狀況的產生。因此,排設每日行程時,切勿將每個時段的行程塞得滿滿的,不僅可能導致壓力過大,遇上難以避免的突發狀況時,也會面臨沒有時間處理,導致問題延宕解決的狀況。

    人是需要彈性時間的,長期處於時間緊繃的狀態,容易導致生理緊繃,久了便會出現「倦怠」的狀況,失去工作動力,又怎能提升工作效率呢?因此,替自己預留一些空白時間,反而能增加工作動力與效率。

    5.適度休息很重要

    「適度休息有助於提振精神,增加工作效率」這個觀念已是老生常談,雖是眾所皆知的道理,要實際做到卻是難上加難。

    若發現自己無法完全從工作中抽離,那先花個幾分鐘沉澱一下,問問自己:「我的初衷是什麼?每天忙得昏天暗地,真的得到了當初渴望的成效嗎?」好好跟自己對話一番,或許有助於說服自己放慢腳步,好好休息。

    參考來源:Inc.

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