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  • 每天準時下班也能不斷加薪的時間管理術


    21 十一月 2017 寶鼎出版

    (圖片來源:pixabay)

    為了增加工作效率與個人的時間,我們常常可以看到「提升工作速度」的方法,但還是會有速度再快,時間也不夠用的情形。

    這種情況就是因為「工作量太多」。在這種情形下,就算再怎麼提升工作處理速度,也無法徹底解決問題。

    使用時間管理術加快工作速度之前,以俯瞰整體的狀況來「掌握工作量」與「減少每項工作的作業量」,是不可或缺的準備。為了減少「不必要」工作,可以先從以下的事情著手。

    列出所有的工作

    首先,列出所有現在正在處理的事項、已累積的工作及預估時間,這樣我們就能正確掌握現在的整體工作量。

    接著,再判斷工作量是否過多。判斷「工作量過多」的標準為八小時。列出工作內容後,發現「再怎麼想都會超過八小時」,就可以判斷為工作量過多。

    要俯瞰整體情形,整理成Excel表格最方便。不僅容易增加與刪除,想要修改其中的項目也相當簡單。

    另外,無論是寫在紙上或是用Excel統整,都請盡量詳細地表列。例如不要只寫「製作A公司資料」,還要把一項工作分成「蒐集網路資訊」、「製作文字檔」、「製作PPT投影片」與「交給經理」等數個階段。

    除了工作,如果連個人行程(晚餐、洗澡、睡眠時間等)都一起列出來,更能提升整體的精確度。工作與個人生活會共享一天的二十四小時,如果連個人行程都表列出來,我們將更能正確評估整體的內容。

    瀏覽工作

    列出自己的工作項目之後,就必須客觀俯瞰工作量了。瀏覽這份工作清單,在認為「這項不需要」的欄位打勾。判斷「不需要」的基準為:

    .不想做、很麻煩。
    .沒人要求自己做的事。
    .相對於付出時間,獲得的成果不成比例。

    這時請不要管實際上是否能夠不要做,先打勾再說。要減少工作總會遇到許多難關,例如公司的情況、過往的習慣、主管的想法等,不過這個時候,我們先不要想這麼多。

    減少工作

    接下來要在實際生活中減少這些工作。減少工作有以下的方法:

    .放棄不要做。
    .交給其他人做。
    .提高效率。

    這些方法中最有效的就是「放棄不要做」。然而,這也是最困難的選擇。不過雖然「困難」,但如果做這些工作無法對公司產生好處,有時也必須視工作情形下定放棄不做的決心。

    這時,如果選擇放棄不做有困難,那就偷偷來吧。

    因為詢問主管:「這項工作真的有必要嗎?」對方大概只會回覆:「有必要啊!」相同的道理,如果詢問:「可以不要做這項工作嗎?」也只會得到「不行,以前都有做」的回覆。

    反正是沒有任何好處的工作,就算偷偷放棄,也不會有人抱怨。只要準備好能夠說明的理由,以備將來被問到時可以回答就好,而且如果能提出不做這項工作之後可以得到的成果,大概就沒問題了。

    決定期限

    不得不做的工作,分別確認好何時開始執行(需要花多少時間)。加上各自的期限、所需時間,透過Excel表格來規畫行程(重點是必須保留餘裕)。

    找主管與客戶商量

    如果有「不能不做,但無法在期限內完成的工作」,就應該與主管或客戶商量。請試著提出「希望延後交期」、「能不能把工作分配給其他人」等要求。雖然很難啟齒,但如果有確實的根據(工作清單與標明期限等證據),應該可以被接受。

    主管與客戶都希望有憑有據。尤其是主管,往往會不自覺地認為:「那傢伙是不是在偷懶?」你無法左右他的想法,所以就必須明示自己的現況。

    藉由減少不必要的工作,可以確保適度的工作量與個人時間。如果只是埋首於眼前的工作,那麼事情永遠做不完。因此,請先列出自己有多少工作。不知道自己究竟有多少工作量,那種不安感也會成為時間的敵人。

    point.
    先用「俯瞰法」掌握整體工作內容,打好時間管理術的基底。

    以上內容由寶鼎出版授權刊登,未經允許請勿轉載。
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